هناك أنشطة دنيوية في كل عمل. هذه مهام تستغرق وقتًا وطاقة ، لكن بصراحة يتم التعامل معها بشكل أفضل من قبل شخص آخر حتى يمكنك التركيز على الأعمال الأساسية لشركتك.
ولكن أين يمكنك العثور على شخص ما للتعامل مع هذه المهام؟ أدخل المساعد الافتراضي!
يشرح جيس أوستروف ، مدير إدارة الهدوء: "يمكن للمساعد الافتراضي أن يأخذ العناصر اليومية التي تسبب الإجهاد ، ولكنها ليست صعبة في الواقع ، ويتم إجراؤها من وراء الكواليس حتى تتمكن من مواصلة العمل على الأشياء الأكبر أهمية". في "دونك بانيك مانجمنت" ، وهي وكالة مساعدة افتراضية متخصصة في خدمات إدارة Facebook الشاملة للأنشطة التجارية.
$config[code] not foundوبالنظر إلى الدور المهم الذي تلعبه ، فمن الأهمية بمكان أن تختار بحكمة عند تعيين مساعد افتراضي. فيما يلي بعض الأسرار لتعيين المساعد الظاهري الصحيح.
عند تعيين مساعدي الظاهري ، تأكد من أنهم…
الحفاظ على اتصال واضح
الاختلاف الرئيسي بين تعيين موظف بدوام كامل ومساعد افتراضي هو الحضور الفعلي. على عكس الموظف العادي ، لا يستطيع المساعد الافتراضي الدخول إلى المقصورة للحصول على إجابات. وهذا يجعل الاتصال بالغ الأهمية. لذلك ، يجب عليك البحث عن مساعد افتراضي يحتفظ بالشفافية الكاملة في الاتصال في جميع الأوقات.
لديها خبرة الصناعة
لنفترض أنك تمتلك نشاطًا تجاريًا صغيرًا B2B وأن جمهورك المستهدف هو المجموعة الأكثر خطورة وتطوراً من الأشخاص وصانعي القرار. هل تستفيد من خلال توظيف مبتدئ بدون خبرة في المجال؟ على الاغلب لا. يجب عليك بدلاً من ذلك البحث عن شخص لديه معرفة كافية عن الصناعة التي تعمل فيها. سيكون الشخص الذي يتمتع بخبرة قوية في الصناعة قادرًا على فهم ما يريده الجمهور حقًا.
تأخذ ملكية لخطأ
لا يخشى المساعد الافتراضي المحترف من تحمل الأخطاء التي ارتكبت أثناء العمل. هذه هي الجودة التي تسهل عليك العمل معهم. وكما يقول أوستروف ، "إنهم يقدرون عملهم ومساهماتهم في نجاحك ، ويأخذون ملكية للأخطاء أو سوء التفاهم حتى يتمكنوا من تحسين أدائهم في المستقبل". كما أن تحمل المسؤولية عن الأخطاء يشير أيضًا إلى مساءلة الشخص ، وهو أمر ذو جودة عالية في مساعد افتراضي.
لديك مراجع يمكن التحقق منها
هناك طريقة بسيطة وفعالة لقياس مهارات وخصائص مساعد المحتملين الافتراضيين هي البحث عن المراجع والشهادات من أصحاب العمل السابقين. تأكد من أنك تولي اهتمامًا وثيقًا لما قد يقوله أصحاب العمل السابقون حول أعمالهم وشخصيتهم ومهاراتهم. استنادًا إلى الشهادات ، ستتمكن من العثور على الشخص المناسب لهذا المنصب.
فهم كيفية عمل Social Media
إذا كنت تقوم بتعيين شخص ما ، على سبيل المثال ، إدارة حساب Facebook الخاص بك ، فمن المهم بالنسبة لهم أن يفهموا بالكامل كيفية عمل الموقع. إلى جانب الفهم الشامل لوظائف فيس بوك ، من المهم أن تعرف بوضوح ما يمكن أن تفعله للشركات. سيكون سجل التتبع الجيد مفيدًا في مساعدتك على فحص إمكانات المحتملين الافتراضيين المحتملين في أداء المهمة المطلوبة.
مشاركة الاقتراحات
يمتلك المساعدون الافتراضيون المحترفون ثقة كافية في مهاراتهم وخبراتهم لمشاركة الاقتراحات التي يمكن أن تساعدهم في العمل وتستفيد من عملك. "يمكن أن يقدموا اقتراحات أيضًا عندما يتعلق الأمر بالعمليات والكفاءات استنادًا إلى تجاربهم الخاصة التي ستساعدكم في إدارة أعمالكم بسلاسة أكبر" ، على حد تعبير أوستروف. يمكن أن تساعدنا المدخلات والاقتراحات المفيدة في النهاية على تلبية أهداف عملك.
طرح الأسئلة حول الوظيفة والمسؤوليات
عندما يطرح أحد المساعدين المحتملين المحتملين أسئلة حول الدور والمسؤوليات الوظيفية ، فإنه يظهر اهتمامه / رغبتها في تلبية توقعاتك. الأسئلة المفيدة مفيدة أيضًا في مساعدتك على تحديد مسؤوليات وظيفية محددة بشكل جيد. "من المهم أن تنظر إلى نفسك في أعماقك وإلى نشاطك التجاري لمعرفة ما تحتاج إليه حقًا وما يمكن أن يفعله شخص آخر. بعد ذلك ، تحتاج إلى معرفة أي الأشياء التي يمكن للآخرين القيام بها في الواقع يجب أن يتم تفويضها إلى VA ، "يقول Ostroff.
أداء حسنا في التشغيل التجريبي
لست متأكدًا من كيفية ظهور علاقتك مع المساعد الافتراضي؟ جرّب مشروعًا تجريبيًا لاختبار المياه. يوضح أوستروف: "من المهم البدء بالمهام أو المشروعات الصغيرة والمحددة بحيث يمكنك البدء في بناء الثقة مع عدم المخاطرة بأي خطأ كبير إذا لم يكن المساعد مناسبًا". إذا كان المشروع الصغير يسير على ما يرام ، فيمكنك الوثوق بالمساعد بمهام أكبر.
إكسل في إدارة الوقت
إن الجودة الرئيسية لمساعد افتراضي جيد ، وفقاً لأوستروف ، هي قدرتهما على "أخذ العناصر اليومية التي تسبب الإجهاد ، ولكنها ليست في الواقع صعبة". وللقيام بذلك ، يجب أن يمتلك المساعد الافتراضي مهارات إدارة زمنية رائعة.. وبعبارة أخرى ، يجب أن يعرفوا كيفية تحديد أولويات الوظائف المختلفة والمهام المتعددة دون إغفال الموعد النهائي. يجب عليهم أيضًا تقدير وقتك والتأكد من وجود اتفاق حول الجداول الزمنية.
مش مع شخصيتك
وبالنظر إلى مدى قربك من العمل مع مساعدك الافتراضي ، فمن الأهمية بمكان العثور على شخص تتوافق شخصيته مع شخصيتك. على سبيل المثال ، هل تشعر بالراحة في العمل عن بُعد مع شخص لا يتحدث على الإطلاق؟ يجب أن يكون لديك فهم واضح للصفات الشخصية التي تبحث عنها في شخص لن تقابله وجهًا لوجه كل يوم.
فهم جمهورك المستهدف
عندما تحاول التواصل مع جمهورك من خلال وسائل التواصل الاجتماعي أو أي شكل آخر ، يجب أن تعتمد على شخص يعرف جمهورك ، أو على الأقل يرغب في تحسين معرفته. قل جمهورك المستهدف هو مراهق أمريكي متوسط يعيش في بلدة صغيرة. ستستفيد من الاستعانة بمساعد افتراضي يعرف مدى نبض هذا النوع من الجمهور.
تبقى قابلة للوصول
يعد التواصل المستمر أمرًا محوريًا عندما تعمل مع مساعد افتراضي. بفضل الإنترنت ، هناك طرق عديدة للتواصل مع الناس الذين يجلسون على بعد أميال. لكن من المهم أيضًا العثور على شخص مرتاح لساعات عملك. على سبيل المثال ، إذا كنت تجلس في الولايات المتحدة ، فهل سيساعد ذلك في تعيين مساعد افتراضي في ماليزيا عندما يلزمك الاتصال بصفة يومية؟
امتلاك مهارات محددة
وبصرف النظر عن امتلاك مهارات شخصية مرغوب فيها ، يجب على الشخص أيضا الحصول على صفات محددة لإنجاز المهمة. لدى أوستروف كلمة مشورة: "من المهم تحديد مجموعة مهاراتك الفريدة ، والتركيز على ذلك ، وتفويض الباقي". الفكرة هنا هي إيجاد التوازن الصحيح في توزيع الوظائف ، ولهذا السبب تحتاج إلى اختيار شخص لديه مجموعة المهارات المناسبة.
اهتم بفهم نشاطك التجاري
وفقًا لأوستروف ، "لا يجد معظم المساعدين الافتراضيين أسبابًا للاستثمار في نشاطك التجاري. تحصل على ما تدفعه مقابل. ”يصبح المساعد الافتراضي الصحيح أكثر انخراطًا. فهو يعرف أنه لمساعدتك في التواصل مع جمهورك ، يجب أن يفهم ما يدور حوله نشاطك التجاري. هذا هو الفهم الذي يساعدهم على التعرف على استراتيجيتك والمساهمة بأكثر الطرق فعالية.
إظهار نية التعلم
قد لا تحتاج دائمًا إلى الاستعانة بمساعد افتراضي يتمتع بعدة سنوات من الخبرة. يمكن لشخص أقل خبرة نسبيا القيام بعمل رائع طالما لديه / لديها التصميم على التعلم. قد تحتاج إلى تجهيز هذا الشخص أولاً ، ولكن المبالغ المدفوعة تكون أكبر عندما تفكر في التكلفة المنخفضة إلى حد كبير.
طلب الملاحظات
سيكون المساعد الافتراضي جادًا بشأن وظيفته أكثر استباقية في البحث عن التعليقات للعثور على مجالات للتحسين. إن الرغبة في تلقي التعليقات هي مؤشر واضح على مدى جدية المساعد في الوظيفة. يضيف أوستروف: "من المهم أيضًا تقديم تعليقات مستمرة ، سواء كانت جيدة أو سيئة ، حتى يتمكن المساعد من التعلم والنمو."
يبقيك تحديث
من الصعب مراقبة ما يمكن أن يصل إليه المساعد الافتراضي نظرًا لأنك لست قريبًا من بعضك. لكن المساعد الافتراضي الجيد يفهم ذلك ، ولهذا السبب يبقيك على اطلاع من وقت لآخر. ستشارك مشاركة افتراضية جيدة التحديثات لتبقى على اطلاع على التقدم وتساعد على القضاء على سوء الفهم.
تقديم تقرير مفصل عن المشروع
المساعدون المحترفون الإفتراضيون لديهم عيون للتفاصيل. وهم يدركون دور تقرير مفصل لتعقب حالة المشروع والتقدم ومجالات التحسين. يساعدك تقرير المشروع التفصيلي أيضًا في معرفة ما تخرج من المشاركة ، وهو أمر مفيد في مراقبة عائد الاستثمار.
توقع احتياجاتك
يأخذ المساعد الافتراضي المحترف الوقت الكافي لفهم عملك واحتياجاته. بمرور الوقت ، يبدأ المساعد الافتراضي في توقع متطلبات عملك ويمكنه اتخاذ قرارات مستنيرة. وكما يقول أوستروف ، "إن أفضل المساعدين الافتراضيين هم الذين يستطيعون ، بعد مرور بعض الوقت ، توقع احتياجاتك والوصول إليها قبل أن يفكروا بها".
صورة مساعد عبر Shutterstock
أكثر في: أشياء لم تكن تعرفها 8 تعليقات ▼
