يلعب الموظفون الكتابيون دورًا حيويًا في أي شركة. الموظفون هم الذين يقومون بالواجبات اليومية لمكتب نموذجي ، وغالباً ما يُطلب منهم القيام بمجموعة من الوظائف الأخرى للشركة أيضاً. ومع ذلك ، لا تكون واجبات وتوقعات الموظفين الكتابيين واضحة دائمًا للمتقدمين ، ويجب أن تكون محددة بشكل جيد من قبل الشركة قبل التوظيف.
مكالمات هاتفية
الموظفون الكتابيون مسؤولون عن الرد والإخراج وإجراء المكالمات الهاتفية. يجب إجراء هذه المكالمات بطريقة مهنية وتكون قادرة على نقل المكالمات وتوجيه المتصلين إلى صندوق البريد الصوتي الصحيح إذا كان الشخص ليس هناك أو في مكالمة أخرى. كما يجب أن يكونوا على دراية بأدوار كل موظف حتى يمكن نقل المكالمات بشكل صحيح. كما يجب أن يكونوا على دراية بما يلزم من نداءات للتحويل ، وما هي المكالمات ، مثل التسويق عبر الهاتف ، التي تأخذ أولوية أقل.
$config[code] not foundبريد
الموظفون الكتابيون مسؤولون عن كل من البريد الوارد والصادر. يحتاج البريد الوارد إلى أن يتم فرزها وتسليمها إلى المستلمين المقصودين ، أو فتحها من قبل الموظفين الكتابيين لتحديد طبيعة البريد ، مثل شكوى العميل ، وإرسالها إلى المكان المناسب. يجب تنظيم البريد الصادر ومعالجته وختمه. بالإضافة إلى ذلك ، سيقوم الموظفون الكتابيون بالتنسيق مع خدمات الشحن مثل فيدرال إكسبريس لتسليم الطرود والشحن.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةمراقبة الوثائق
تقع مسؤولية إدارة الوثائق الداخلية أيضًا على عاتق الموظفين الكتابيين. يتحمل الموظفون الكتابيون مسؤولية كتابة جميع المستندات الداخلية أو نسخها أو توزيعها أو حفظها أو إتلافها. وهي تحافظ على نظام حفظ الملفات بالترتيب الأبجدي الصحيح ، وتتبع الوثائق الحساسة التي يجب تدميرها بعد فترة زمنية معينة. بالإضافة إلى ذلك ، سيتم تفويض أي كميات كبيرة من نسخ المستندات لأحد الموظفين.
تنسيق الحدث
غالباً ما يُتوقع من موظفي المكتبات أن ينسقوا أحداث الشركة. يرتبون للطعام ليتم تسليمها في الوقت الصحيح ، وأن أي نسخ سيتم نسخها والمتاحة. كما أنها ستساعد في تصميم أي عروض تقديمية لبرنامج PowerPoint أو عناصر الوسائط المتعددة الأخرى التي قد يتم تقديمها ، والتأكد من أن قاعة المؤتمرات نفسها في الترتيب الصحيح قبل بدء الحدث.
طلب التوريد والصناديق النثرية
وكثيراً ما يكون الموظفون الكتابيون مسؤولين عن طلب اللوازم المكتبية حسب الحاجة ، وتوزيع أموال نثرية على أعضاء المكتب الآخرين للضروريات مثل ركوب سيارة الأجرة أو الإمدادات المطلوبة بشكل عاجل. عادة ما يقوم الموظفون الكتابيون بأداء أمر توريد مرة واحدة في الأسبوع ، بينما تظهر الطلبات الأخرى عند الحاجة.
