كيفية اختيار الوقت المناسب تتبع التطبيق لعملك

يعد تتبع الساعات القابلة للفوترة أمرًا مثيرًا مثل جدولة قناة الجذر.

يعد تتبع الوقت شرًا ضروريًا لتوثيق العمل وتبرير الدفع ، ولكنه أيضًا يستغرق وقتًا طويلاً ، وعندما يتم إجراؤه يدويًا ، فإنه عرضة للأخطاء.

سواء كنت مستقلاً ، أو صاحب عمل صغير ، أو مدير تنفيذي للشركة ، يمكن لبرنامج تتبع الوقت تبسيط تعقب الساعات ، وتحسين الدقة وخلع الصداع عن إدارة الساعات القابلة للفوترة.

$config[code] not found

فوائد التطبيق تعقب الوقت المناسب هي ضخمة.

يمكن استيراد البيانات من تطبيق يستند إلى مجموعة النظراء إلى برنامج جدول زمني ، مما يزيد من كفاءة إعداد الفواتير ويقلل من خطر الخطأ البشري المرتبط بالورق اليدوي للوقت. يمكن لتطبيقات تعقب الوقت خفض تكاليف معالجة الرواتب وسداد الفواتير والحسابات المستحقة وأتعاب نفقات السفر تلقائيًا.

باختصار ، يمكن أن يساعدك تطبيق تعقب الوقت المناسب في تحديد مدى ربحية مشاريعك التجارية تمامًا مثل شركتك.

ولكن مع العديد من خيارات تطبيقات تعقب الوقت المختلفة ، كيف يمكنك تحديد ما هو مناسب لشركتك؟ ضع في اعتبارك الضرورات الأربعة التالية:

1. سهولة الاستخدام

كن حذرًا "خداعًا تجريبيًا". أبسط واجهة لا تعني دائمًا أن هذا التطبيق هو الأسهل في الاستخدام أو أنه مناسب تمامًا لاحتياجات نشاطك التجاري. كل تطبيق تعقب الوقت سيأتي بمنحنى تعلم أولي.

كلما كانت مؤسستك أكبر وأكثر تعقيدا للفرق والمشروعات الخاصة بك ، كلما بذلنا المزيد من الجهد المبدئي الذي ستحتاجه للاستثمار في إطلاق على مستوى الشركة. يعد التوافق مع برنامج إعداد الفواتير الحالي لشركتك ، مثل QuickBooks أو Oracle ، أمرًا ضروريًا.

ستستغرق برامج تعقب الوقت بعض الوقت للتداول عبر الأقسام المختلفة. لذلك لا تنخدع بأبسط واجهة. ابحث عن التطبيقات التي تتسم بالبديهية ولديها جميع الوظائف التي تحتاجها.

2. المرونة

سيكون تطبيق تعقب الوقت المناسب مرنًا بما يكفي لتلبية احتياجاتك الخاصة. على سبيل المثال ، قد يرغب المصمم في معرفة المهام المكلف بها زملائه في العمل. إن الإشارات المرئية ، مثل الشريط الذي يتحول إلى اللون الأحمر من اللون الأخضر ، بالإضافة إلى التواريخ المستحقة لمختلف المهام التي تشكل مشروعًا كاملاً ، يمكن أن تسرع بشكل كبير من العاملين لديك.

يقوم معظم الأشخاص بمعالجة المعلومات البصرية بشكل أسرع. خذ بعين الاعتبار جدول زمني يوضح تقدم كل مهمة. سيتيح لك ذلك تتبع كل شيء والتحكم فيه من جهاز سطح مكتب واحد أو جهاز جوال ، دون الحاجة إلى التنقل.

على سبيل المثال ، للمساعدة على المرونة ، يتضمن WorkflowMax ستة خيارات تتبع الوقت:

1. القدرة على دخول البداية والانتهاء من الوقت يدويا.
2. القدرة على إدخال العدد الدقيق لساعات العمل.
3. جهاز توقيت بسيط للتشغيل والإيقاف يسجل ساعات العمل الفعلية.
4. عنصر واجهة مصمم خصيصًا من Adobe يسمح للاعتباريين بتتبع الوقت داخل منتجات Adobe مثل Indesign و Illustrator و Photoshop و After Effects و InCopy و Premiere Pro و Prelude.
5. الموقت المحمول ودية يتيح لك إدخال الوقت على الذهاب.
6. العديد من عناصر واجهة سطح المكتب الخاصة بجهة خارجية والتي تتكامل مع WorkflowMax وتوفر وظائف ومرونة محسنة بما في ذلك تذكير مرئي لكل من المهام الحالية والقادمة.

بصفتك رئيسًا ، يمكنك أيضًا تعديل الجداول الزمنية يوميًا أو أسبوعيًا اعتمادًا على مدة المشروع. هناك أدوات تتبع الوقت الأخرى مثل Due والتي تأتي مع ميزات مشابهة ، بما في ذلك توفير الفواتير والتكامل الفواتير.

3. التخصيص الكامل

في حين أن المرونة مهمة ، يمكن القول إن إمكانات التخصيص الكاملة أكثر أهمية. يجب أن يعمل التطبيق مع الأنظمة والعمليات والبرامج التي لديك بالفعل. على سبيل المثال ، إذا كانت هناك حاجة إلى تعديل الإعدادات ، فهل يمكن إجراء هذه التغييرات بسهولة من التطبيق نفسه؟

عند النظر في خيارات التخصيص ، من المهم بشكل خاص التحقق من عمليات دمج الجهات الخارجية. تأكد من أن أداة تتبع الوقت تدعم التطبيقات التي يستخدمها مؤسستك بالفعل ، مثل التوقعات ، و Trello ، و Google Apps ، و Basecamp ، و Stripe ، و PayPal ، على سبيل المثال لا الحصر.

وبهذه الطريقة ، يمكن تطبيق التطبيق الجديد بسهولة في نظامك الحالي للتطبيق. إذا تم اختيارها بشكل صحيح ، فستعمل جميع تطبيقاتك بسلاسة معًا ، مما يؤدي إلى دفع البيانات من واحد إلى آخر دون الحاجة إلى إدخال مزدوج.

خذ شركة تكنولوجيا المعلومات ، Conquest Solutions ، على سبيل المثال. تستخدم Conquest Solutions بالفعل Xero كمنصة محاسبية ، بالإضافة إلى FreshDesk لتقديم دعم تكنولوجيا المعلومات لعملائها. ولهذا السبب ، اختاروا تطبيقًا لتتبع الوقت يتكامل مع "النظام البيئي للتطبيق" الموجود لديهم.

تم دفع تذاكر الدعم تلقائيًا من طلبات FreshDesk إلى متتبع الوقت الخاص بهم ، مما سمح لهم بإنشاء فواتير وفواتير العملاء. مباشرة بعد التنفيذ ، بدأت Conquest Solutions في رؤية الفوائد ، مع تخفيض بنسبة 66 ٪ في وقت الاقتطاع ، وزيادة 24 في المئة في المعدل اليومي ، و (بفضل الشفافية التي يوفرها النظام الإيكولوجي للتطبيق) دون أي خلاف حول فاتورة.

4. تصميم بديهي

تشتمل أفضل التطبيقات على واجهة جذابة بصريًا ووظيفة خلفية قوية. لقد تحدثنا قليلاً عن سبب أهمية وظائف الواجهة الخلفية القوية (بما في ذلك القدرة على تخصيص التطبيق بالكامل لاحتياجات أعمالك المحددة).

لكن لماذا التصميم البصري بالغ الأهمية؟

التصميم يمكن أن يؤثر بشكل كبير على عواطفنا. وستحدد عواطفنا ، تحديدًا ما إذا كان موظفيك "يحبون" شعور تطبيق تتبع الوقت أم لا ، ما إذا كانوا يستخدمونه أم لا.

لقد استكشفت مجلة Smashing مؤخرًا هذا الاتصال العميق في "Think Your App is Beautiful؟ ليس من دون تصميم تجربة المستخدم. "لا يجب أن تكون الجماليات متوافقة مع قابليتها للاستخدام.

بالنظر إلى الخيار بين المنتج القبيح القابل للاستخدام والجاذبية السهلة الاستخدام ، فلماذا لا يكون الأخير؟ بعبارة أخرى ، التصميم الجميل لا يتعلق بالجمال نفسه.

يدور الأمر كله حول ما إذا كان الموظفون يجدون أداة تتبع الوقت سهلة للتنقل ومن الطبيعي أن يستخدموها لاحتياجاتهم اليومية.

أخذ وقتك تتبع التطبيق للحصول على اختبار القيادة

ضع في اعتبارك أنه إذا لم تكن مستقلاً منفردًا ، فإن اختيار تطبيق تتبع الوقت هو بقدر ما يتعلق بتجربتك الخاصة كتجربة موظفتك. عند تحديد التطبيق المناسب ، ضع في اعتبارك أن تختار مجموعة محددة من موظفيك آخر إختيارك أو إختيارك لمدة أسبوع.

ما مدى سهولة فترة الاعتماد؟

هل كانوا قادرين على التنقل في التطبيق ودمجه في سير العمل؟

أو هل أصبح استخدام التطبيق معضلة أكبر من ساعات التتبع يدويًا؟

الصورة: WorkflowMax

7 تعليقات ▼