بغض النظر عن مدى جودة حصولك على تحديد أولويات قوائم أحداث المهام والتعبير عنها ، لا تزال هناك أوقات ترغب فيها في اختفاء مهام العمل الأكثر مملة. أنت تعرف الواحد منها: جمع البيانات ، إدخال البيانات ، جدولة المواعيد ، إدارة صندوق الوارد الخاص بك وما إلى ذلك. تستنزف هذه المهام طاقتك ولكنها تحتاج إلى إنجازها وحسن تنفيذها لضمان نجاح نشاطك التجاري الصغير.
إذا كانت هذه المشاكل مألوفة ، فأنت محظوظ. هناك هي الأدوات التي يمكن أن تؤدي إلى اختفاء مهام العمل الأكثر مملة ، أو على الأقل أن تأخذ وقتًا أقل بكثير من وقتك. هناك ثلاثة مبادئ أساسية تلعب هنا ، يساعد كل منها على تقليل الوقت الذي تقضيه في المهام الأكثر مملة: التشغيل الآلي ، نقطة الدخول الفردية والخدمة الذاتية للعملاء / الموظفين. يتم تناول جميع من خلال الأدوات المذكورة أدناه.
$config[code] not foundأدوات لوحة أدوات الأعمال الصغيرة
قد يكون الحصول على نظرة تفصيلية على العلامات الحيوية لنشاطك التجاري أحد المهام الأكثر تعقيدًا. أولاً ، سيتعين عليك جمع البيانات التي تحتاجها عن طريق زيارة الكثير من المصادر سواء على الإنترنت أو خارجها. بعد ذلك ، ستحتاج إلى جمع كل هذه البيانات معًا بشكل صحيح قبل أن تتمكن من إنتاج تقارير مفيدة وعرضها.
الأدوات الموجودة في هذا القسم توفر لك من هاتين الخطوتين. يقومون بجمع بيانات أعمالك تلقائيًا ، قم بدمج البيانات من جميع مصادرك في كل واحدة صلبة ثم قم بتقديم تقارير مفيدة وسهلة الفهم على لوحة القيادة. ما الوقت المدخر!
Klipfolio
واحدة من لوحات المعلومات الأكثر تنوعا للسعر ، يمكن Klipfolio جمع البيانات تلقائيا من أكثر من 900 مصدر. يمكنك حتى تحميل البيانات يدويا. ثم تقوم Klipfolio بتجميع البيانات معًا بالطريقة التي تريدها ، حتى إذا كانت تأتي من مصادر متعددة. ثم يعرض البيانات ، كما ترى أدناه ، في لوحة معلومات مفيدة على سطح المكتب أو الجهاز المحمول الخاص بك.
ضع في الاعتبار القدرة على تعيين عتبات ورسومات مؤشر (على سبيل المثال علامة تعجب حمراء عند تمرير عتبات سيئة) ويمكنك رؤية الفوائد المحتملة.
DashThis
أداة قوية أخرى لوحة القيادة ، يمكن أن DashThis سحب البيانات من العديد من المصادر. ولكن ما يبرز حقًا هو أن الأداة تقدم خدمة إضافية. يقوم بإنشاء اتصال بأي مصدر لم يتم تضمينه بعد. لذلك قد يساعدك هذا في العثور على بيانات إضافية قد تكون فاتتك.
Numerics
Numerics هو تطبيق يعمل بنظام iOS فقط ويمكنه سحب البيانات تلقائيًا من العديد من الحلول الأكثر شيوعًا عبر الإنترنت بما في ذلك Google Analytics و PayPal و Zendesk و WordPress. والنتيجة هي لوحة عدادات سريعة وسهلة السحب ، حيث يمكن لمس كل لوحة لحفر أعمق في أي منطقة واحدة. انظر الصورة أدناه.
ميزة واحدة لطيفة: يمكنك الاتصال عبر Airplay أو HDMI لعرض لوحة المعلومات على شاشة كبيرة.
أدوات أتمتة الأعمال الصغيرة
يحكم التشغيل الآلي المجثم عندما يتعلق الأمر بخفض الوقت الذي يقضيه في مهام العمل الشاقة. تأخذ هذه الأدوات جميع المهام اليومية الصغيرة (في كثير من الأحيان عدة مرات يوميًا) من اللوحة الخاصة بك. وبالتالي ، فإنهم يحررونك للعمل على المزيد من المهام المربحة.
Zapier
تمكنك Zapier من تحريك إجراء في تطبيق واحد عندما يحدث شيء في آخر. في ما يلي مثال لأمر يمكنك إدخاله: "عندما يشترك شخص ما في نشرتي الإخبارية ، أنشئ إدخالًا له في نظام إدارة علاقات العملاء." كم من الوقت سيوفر عليك في يوم واحد؟ وإليك آخر: "أضف مستخدمي Twitter إلى جدول بيانات Google Drive عندما يفضلون إحدى التغريدات الخاصة بي"؟ انت وجدت الفكرة. هذا هو وسيلة سهلة لجمع الخيوط الدافئة.
مع وجود خطافات لأكثر من 200 تطبيق ويب ، فإن الاحتمالات كبيرة.
إذا كان هذا ثم ذلك (IFTT)
إذا كان هذا ثم ذلك (IFTT) مشابه جدا ل Zapier ما عدا ذلك حر. صحيح أنك مقصر حاليًا على 145 "وصفات" ، وهي عبارة عن عبارة IFTT لاتصال "افعل هذا عند حدوث ذلك". ومع ذلك ، فإن الاحتمالات تبدو بلا نهاية هنا أيضًا. يوفر IFTT أيضًا إمكانية اتخاذ إجراء استنادًا إلى موقعك المحتمل على Android أو iPhone - فتخيل الحصول على رسالة SMS عندما تكون بالقرب من مكتب العميل الذي يذكرك بالتوقف عن العمل وقول "مرحبًا!"
والأفضل من ذلك ، يمكنك استخدام الوصفات التي تم إنشاؤها بالفعل من قبل مستخدمي IFTT الآخرين ، وهي بداية حقيقية لتحقيق الاستفادة القصوى من هذه الأداة.
واحة سير العمل
أداة الأتمتة النهائية المذكورة هنا هي Oasis Workflow ، وهو عبارة عن مكوِّن WordPress يمكنك من إنشاء عملية الموافقة على المحتوى من خلال الخطوات. وتتضمن العملية الشروط الشرطية (إذا تمت الموافقة عليها ، وإذا لم تتم الموافقة عليها ، فقم بذلك) والأدوار (الكتاب والموافقون) مع لاعبين محددين (على سبيل المثال ، الموظفين الفعليين).
يبدو أن Oasis Workflow عبارة عن مدخرات وقت لا يصدق لسببين. أولاً ، لا يجب عليك تذكر إرسال رسالة إلكترونية أو رسالة نصية لتنبيه الشخص التالي في العملية إلى أن الوقت قد حان لكي يتصرفوا. يعالج البرنامج المساعد هذا من أجلك. ثانيًا ، لست بحاجة إلى البحث في الرسائل لمعرفة أي مرحلة موجودة في كل جزء من المحتوى بالضبط. لذلك قد يكون هذا أداة مفيدة لمديري المحتوى.
أدوات البريد الإلكتروني للأعمال الصغيرة
بفضل تدفق رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها يوميًا ، أصبحت إدارة البريد الوارد مهمة لا هوادة فيها ، كل يوم ، طوال اليوم. يمكن أن تساعدك الأدوات الموجودة في هذا القسم في تقليل الوقت الذي تقضيه في هذه المهمة الشاقة مع التأكيد على عدم تفويت الرسائل المهمة.
ActiveInbox
يحول ActiveInbox صندوق بريد Gmail إلى قائمة مهام المنشطات. من خلال بضع نقرات زر واحدة ، يمكنك تصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مجموعات مثل "افعل اليوم" و "انتظر" و "الإجراءات الواجب اتخاذها" والمزيد. هذا يساعدك على العمل من خلال بريدك الإلكتروني بسرعة وبشكل مفيد حيث تطفو الرسائل المهمة إلى أعلى وتبقى على رادارك بينما الرسائل الأقل أهمية تنتهي في دلو لكي تتعامل معه عندما تستطيع الالتفاف عليها.
هناك نوعان من الميزات لطيفة أخرى هنا. واحد هو القدرة على جدولة رسائل البريد الإلكتروني ليتم إرسالها في تاريخ ووقت في المستقبل. آخر هو إضافة مجلدات "المشروع" التي تمكنك من تجميع رسائل البريد الإلكتروني والمهام حسب الأهداف المشتركة.
Mailstrom
يستخدم Mailstrom الذكاء الاصطناعي لمسح رؤوس البريد الإلكتروني (ولكن ليس المحتويات أبدًا). ثم يقوم بفرز كل رسالة في حزم يمكنك التعامل معها كمجموعة. على عكس ActiveInbox ، يمكن استخدام Mailstrom مع أي نظام بريد إلكتروني بما في ذلك Gmail و AOL و Outlook و Apple.
هناك أيضًا ميزة إلغاء الاشتراك التي تزيل بريدك الإلكتروني من القوائم البريدية التي تريد مغادرتها.
أدوات حجز موعد الأعمال الصغيرة
كم عدد المرات التي استغرقتها وقتك في تحديد موعد ، فعندها سيستمر الحدث الفعلي؟ تزيل هذه الأدوات هذا الإحباط من خلال تقديم "الخدمة الذاتية" ، وهي طريقة يستخدمها العملاء لجدولة المواعيد أثناء الفتحات التي وضعتها على أنها متاحة. تقضي العملية على الانقطاعات المستمرة حتى يمكنك التركيز على توفير خدمة استثنائية.
العقل الجسد
MINDBODY هي أداة حجز المواعيد التي تقدم بعض الميزات المفيدة حقًا. لا يمكن للعملاء استخدام موقعك على الويب لجدولة المواعيد فحسب ، بل يمكنهم أيضًا استخدام أداة Facebook الموضحة أدناه. ويمكنهم أيضًا جدولة استخدام أجهزتهم الجوّالة. يوجد حتى تطبيق مجاني لكي يستخدمه عملاؤك.
إحدى الميزات المثيرة للاهتمام هي "قائمة الانتظار" التي تسمح للعملاء بالتسجيل للحصول على فترة زمنية تم التقاطها بالفعل. ثم تقوم الميزة بنقلها إلى مكانها وإعلامها إذا ألغى العميل السابق. هناك أيضًا مجموعة متنوعة من ميزات إعداد التقارير وتسويق العميل وتسويقه والتي تأتي مع هذه الأداة التي قد ترغب في إلقاء نظرة عليها.
ScheduleOnce
إذا كنت تبحث عن أداة لإنشاء جدول زمني للعملاء وزملاء العمل ومساحات الاجتماع ، فقد ترغب في التفكير في ScheduleOnce. يمكن للعملاء استخدام هذه الأداة لجدولة المواعيد ويمكن لزملاء العمل استخدامها للعثور على وقت مناسب للاجتماع (وهي مهمة عمل مضجرة للغاية ، كما يعرف كل صاحب عمل صغير!) ولكن يمكنك أيضًا حجز غرف الاجتماعات وحتى تحديد موعد لشخص آخر إذا تم منحه الإذن. لذا يبدو أن هذه أداة متعددة الاستخدامات ، على أقل تقدير.
أدوات جدولة موظف الأعمال الصغيرة
Findmyshift
إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا صغيرًا حيث يعمل الموظفون في نوبات العمل (على سبيل المثال ، شركات البيع بالتجزئة والمطاعم وغيرها من شركات الخدمات) ، فقد ترغب في إلقاء نظرة على Findmyshift. أولاً ، يمكنك إعداد جدول زمني للموظفين الذين يمكن الوصول إليهم في أي وقت وفي أي مكان على أي جهاز. ثانيًا ، يمكنك تمكين الموظفين من المطالبة بمنافذ زمنية خاصة بهم وإدارة التغييرات والمبادلات من تلقاء أنفسهم استنادًا إلى أذوناتهم.
كما تتميز الأداة أيضًا بجدولة السحب والإفلات ، والأدوار والأذونات المختلفة ، وإشعارات التذكير بالتغيير التلقائي ، وصحائف الوقت ، لذلك قد يرغب أصحاب الأنشطة التجارية الذين يديرون الموظفين ببرامج زمنية صارمة في إلقاء نظرة.
جمع البيانات التجارية الصغيرة وأدوات التنظيم
إذا كان نشاطك التجاري يستخدم الكثير من النماذج وقوائم المراجعة وطرق جمع البيانات الأخرى ، فهذا هو القسم المناسب لك. هذه الأدوات تقضي على مهمة إدخال البيانات المزدوجة اللعين. هذا عندما تعيد إدخال ما كتب على قطعة من الورق في أنظمتك الرقمية. إنها مهمة شاقة تضيع الوقت وتعرض للخطأ. إذن هناك بعض الأدوات التي يمكن القضاء عليها.
اللوحة القماشية
تأخذ Canvas النماذج الخاصة بك وتحولها إلى تطبيقات المحمول التي يمكن استخدامها في أي مكان لالتقاط النصوص والصور وحتى التوقيعات. بمجرد ملء النموذج ، يمكن مزامنة البيانات مع أنظمة الأعمال الخاصة بك ، مما يلغي الدخول المزدوج.
ولكن ما قد يثير إعجاب أصحاب الشركات أكثر من ذلك هو متجر تطبيق Canvas حيث تتوفر الآلاف من التطبيقات التي تضيف كل من النماذج والوظائف إلى هذه الأداة. إذا لم تتمكن من العثور على ما تحتاجه ، فإن Canvas تسمح لك أيضًا بإنشاء تطبيقاتك الخاصة.
FileThis
FileThis يعمل كمساعد شخصي فائق الكفاءة ، ويحقق بأمان جميع بياناتك على الإنترنت وفواتيرك ومستندات أخرى من شركات مثل أمريكان إكسبريس وتشيس وباي بال وأمازون دون الحاجة إلى تسجيل الدخول إلى مواقعهم بشكل فردي.
بمجرد إيداعك في موقع إلكتروني من اختيارك مثل Dropbox أو Evernote أو Google Drive ، يتم فرز بياناتك ، ويتم تسميتها بشكل واضح وتحويلها إلى ملف PDF. باستخدام FileThis عبر الإنترنت أو على جهازك المحمول ، يمكنك البحث عبر بياناتك حسب الاسم والتاريخ والكلمة الرئيسية والعلامة.
ربما كان هناك وقت كانت فيه المهام الشاقة في عملك أمرًا لا مفر منه. ولكن قبل قبول أن هذا ما زال صحيحًا ، تأكد من التحقق من بعض الأدوات الموجودة في هذه القائمة. يمكن للتكنولوجيا القضاء على مهام إهدار الوقت من عملك ، مما يمنحك المزيد من الوقت لإنشاء منتج أو خدمة أفضل وخدمة عملائك بشكل أفضل.
تمتد الصورة عن طريق Shutterstock
15 تعليقات ▼
