إذا كنت تفضل منصب إداري يسمح لك بالبقاء على اتصال بكافة عناصر الشركة ، ففكر في وظيفة كمدير للمكاتب. عند العمل كمدير للمكاتب ، قد يكون لواجباتك تأثير أقل على إنتاجية الشركة مقارنة بالموظفين المتخصصين ، ولكن ما تفعله لا يقل أهمية عن نجاح تشغيل الشركة. مدير المكتب الجيد هو علامة على بيئة مكتبية جيدة الإدارة.
$config[code] not foundالواجبات
مدير المكتب هو موظف يشرف على إدارة المكتب بشكل خاص. قد لا يركز هذا الشخص على المهام المرتبطة مباشرة بكيفية قيام الشركة بصناعة أمواله ، لكنه يعمل من وراء الكواليس للحفاظ على عمل المكتب وكأنه آلة جيدة التزيين. تشمل واجبات إدارة المكتب الشائعة طلب الإمدادات ، والتفاوض مع البائعين ، والتعامل مع المصروفات النثرية والتعامل مع النزاعات المكتبية. في بعض الشركات الصغيرة ، يقوم مدير المكتب بدفع العمال والموردين وتعيين الموظفين. هدفه العام هو التأكد من أن الموظفين والمديرين الآخرين لديهم ما يحتاجونه لإنجاز واجباتهم الخاصة بنجاح.
منظمة
كمدير مكتب ، المهارات التنظيمية هي المفتاح. على سبيل المثال ، يجب على مدير المكتب تنظيم وإدارة بعض الملفات بصفة مستمرة للمدراء والموظفين الآخرين للإشارة إليها. يجب عليها أيضا تنظيم ومعالجة القضايا التي تواجه المكتب في ملحة. إذا كان مدير المكتب مسؤولاً عن توظيف موظفين جدد ، فعليها جمع المعلومات حول المتقدمين وتنظيمها - وينطبق الأمر ذاته على التعامل مع الواجبات المحاسبية إذا كان ذلك جزءًا من وصف Herjob.
التفاهم والتواصل
يجب أن يكون لدى مدير المكتب الجيد أيضًا مستوى من الفهم لكي ينجح في هذا المنصب. يجب على المدير فهم احتياجات موظفي المكاتب وإدارة هذه الاحتياجات بفعالية. يجب أن يكون لديه القدرة على وضع نفسه في حذاء الموظفين الآخرين لحل النزاعات التي تنشأ. مدير المكتب الجيد لديه القدرة على التواصل الفعال مع الجميع ، من العمال إلى الإدارة العليا والمديرين التنفيذيين في الشركة.
ادارة التكاليف
هناك نوعية أخرى مهمة لمدير المكتب تتمثل في القدرة على الحفاظ على تكاليف الأعمال أو خفضها. عند العمل كمدير مكتب ، يجب على هذا الشخص مراقبة النفقات عن كثب ، مثل اللوازم المكتبية والتكاليف العامة (الإيجار والمرافق وصيانة المعدات وغيرها من الاحتياجات التشغيلية). مع مراقبة التكاليف عن كثب ، يجب عليها أيضًا ضمان وصول الموظفين إلى الموارد التي تفي بمتطلبات الجودة ومعايير التشغيل للشركة.
