واجبات المسؤول

واجبات المسؤول تختلف بين الصناعات ؛ ومع ذلك ، بعض المهام متشابهة في جميع المجالات. يساهم أحد الأدوار الرئيسية لمدير المكتب في التنظيم العام للمكتب. المدراء يدعمون مديريهم في دور مساعد ويغطون المهام اليومية ، مما يسمح لهم بالتركيز على واجبات الشركة الأكثر أهمية.

اللوازم

يتأكد المسؤول من تشغيل المكتب بسلاسة ، خاصة بالنسبة للمدير التنفيذي الذي يقدم تقاريره مباشرة. كمسؤول ، ستكون مسؤولاً عن بعض مهام التدبير المنزلي مثل التأكد من تخزين اللوازم المكتبية بشكل كامل. قد تكون أشياء مثل طلب الورق وخرطوشة الحبر والأقلام جزءًا من مسؤوليتك. بالإضافة إلى الإمدادات ، يمكنك أيضًا أن تكون بمثابة "go-fer" وتكون مسؤولاً عن المهمات التي لا تتعلق بعملك. في بعض الصناعات ، قد يُطلب منك القيام بمهام شخصية غير متعلقة بالعمل لمديرك.

$config[code] not found

جدولة

وكثيرا ما غمرت المديرين التنفيذيين اجتماعات لحضورها. كمسؤول ، ستكون إحدى مهامك هي تنظيم الجدول الزمني لرئيسك. ستقوم بتنسيق الاجتماعات مع رئيسك والتأكد من عدم وجود أي اجتماعات مزدوجة محجوزة.بمجرد تحديد موعد الاجتماع ، ستكون مسؤولاً أيضًا عن الاتصال بالطرف الآخر والتأكيد على أنه قادر على الاجتماع. إذا اضطر رئيسك إلى السفر للعمل ، فقد تكون مسؤولاً أيضًا عن حجز ترتيبات سفره.

فيديو اليوم

يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلة

مجال الاتصالات

بما أن التنفيذيين هم أعضاء رئيسيون في الشركة ، فسيتم توجيه الكثير من المكالمات الواردة إليهم. سيكون المسؤولون مسؤولين عن فحص المكالمات الهاتفية والتأكد من السماح للأشخاص الذين يحتاجون بالفعل للتحدث إلى مسؤول تنفيذي بإجراء ذلك. بالإضافة إلى واجبات الهاتف ، قد يطلب من المسؤولين قراءة والرد على بعض رسائل البريد الإلكتروني العامة التي يتلقاها المسؤول التنفيذي. مهام الاتصال التي يتعامل معها المسؤول تجعل الحياة أسهل على السلطة التنفيذية.

الإنتاجية والنظام

يجب أن يفكر المسؤول دائمًا في طرق لجعل المكتب أكثر كفاءة. قد يعني ذلك تطوير طريقة جديدة للرد على رسائل البريد الإلكتروني ، والبحث عن بدائل أرخص تحافظ على انخفاض تكاليف المكتب أو حتى الخروج بمخطط جلوس يحد من انحرافات الموظفين. إذا كانت هناك أية مشكلات قد تحد من إنتاجية المكتب ، يجب على المسؤول اتخاذ الخطوات اللازمة لتصحيح المشكلة. على سبيل المثال ، إذا واجهت الطابعة أو الكمبيوتر مشاكل ، فسيتصل المدير الفني بفني لحل المشكلة.