غالبًا ما يكون سكرتير المكتب هو الصمغ الذي يحتوي على مكتب أو نشاط تجاري معًا حيث يقدم الدعم لمجموعة متنوعة من الموظفين والإدارات. لا يحتاج سكرتارية المكتب إلى أي تعليم رسمي ، لكن معظم الشركات سوف تنظر في إكمال الدورات الدراسية في مهارات الكمبيوتر وغيرها من المهارات المتعلقة بالأعمال كأصل. وفقا ل Payscale.com ، اعتبارًا من عام 2010 ، فإن متوسط عدد موظفي المكاتب يتراوح بين 20،893 و 30،990 دولارًا سنويًا.
$config[code] not foundتحية & تسجيل الدخول
يقوم سكرتير المكتب بالترحيب بالزبائن ومقدمي طلبات العمل والزائرين الآخرين عند وصولهم إلى المكتب. إذا كان لدى الزائر موعد مع شخص يعمل في الشركة ، يقوم سكرتير المكتب بفحص الزائر ويعلن وصوله إلى الموظف المختص.
نظرًا لأن سكرتير المكتب غالبًا ما يكون الانطباع الأول لدى الشركة ، يجب عليها الحفاظ على مظهرها وسلوكها المهني في جميع الأوقات. يعد استخدام آداب السلوك المناسبة والموقف الودي جزءًا مهمًا من مهمة سكرتير المكتب. يتيح الاتصال والمصافحة بالعين عند الوصول للزائر معرفة أن وجوده معترف به ومقدر. عندما يغادر الزائر أو الزبون المبنى ، فسوف يشكره سكرتير المكتب على قدومه وفحصها ، إذا لزم الأمر.
التواصل والمراسلات
يعد الاتصال الهاتفي والمكتوب أمرًا حيويًا لمساعدة الشركة على المضي قدمًا وبناء الأعمال. يلعب سكرتير المكتب دورًا كبيرًا في عملية الاتصال داخل المكتب والشركة. وهو يتلقى مكالمات هاتفية ويعيد توجيه المتصل إلى الشخص المناسب أو يأخذ رسالة ويضع مكالمات هاتفية للعملاء ويقدم معلومات أو توجيهات لأولئك الذين يطلبون المساعدة.
بالإضافة إلى الاتصال الهاتفي ، يشارك سكرتير المكتب أيضًا في المراسلات الكتابية والبريد الإلكتروني. قد يطلب المديرون التنفيذيون أو المديرون من سكرتير المكتب كتابة رسائل أو الرد على استفسارات العملاء. سواء كان الاتصال أو المراسلات تتم على الهاتف ، من خلال خطاب أو بريد إلكتروني ، يجب على سكرتير المكتب التواصل دائمًا بطريقة احترافية ، والحفاظ على السمعة التي عملت الشركة على بنائها.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةحفظ السجلات
يتطلب المكتب المزدحم تحديثًا مستمرًا للسجلات والبيانات. إذا كانت الشركة متورطة في مبيعات المنتجات أو الخدمات ، فسوف يتعين تحديث سجلات المبيعات وجرد طلبات العملاء كل يوم. يقوم أمين المكتب بإدخال المدفوعات التي تتم من قبل العملاء والزبائن ، ويمكن أيضًا أن يساعد قسم المحاسبة على تحديث سجلات المدفوعات المرسلة إلى البائعين.
بالإضافة إلى السجلات المتعلقة بالمبيعات ، يحتفظ أمين المكتب أيضًا بسجلات الاجتماعات من خلال محاضر الاجتماعات. يوفر حفظ السجلات للشركة تاريخًا لما حدث وقد يكون حيويًا لتقدم الشركة. تنفق العديد من الساعات ، من قبل سكرتير المكتب ، وتحديث والحفاظ على السجلات والسجلات المكتوبة على جهاز الكمبيوتر.
