لا أحد يرغب في معرفة وفاة الموظف ، ولكن عندما تفعل ذلك ، ضع خطة لكيفية معاملتك أنت وشركتك. يجب أن تتضمن هذه الخطة قائمة بالنماذج التي تحتاجها لإرسال المستفيد أو العائلة أو المنفذ ، والخطوات التي يجب أن تتخذها قبل وبعد إصدار شيكات الموظف النهائي. تميل قوانين الولاية إلى اتباع التوجيهات الفدرالية ، ولكن تحقق من الولاية للتأكد من ذلك.
$config[code] not foundفي وقت الاستئجار
تضمين تسمية نموذج المستفيد في الأوراق لجميع الموظفين المعينين حديثا. باستكمال هذا النموذج ، يُعرّف الموظف من الذي يجب عليه استلام شيك راتبه النهائي في حال وفاته أثناء عمله هناك. تذكير الموظفين كل عام بمراجعة النموذج للتأكد من أن معلوماته حديثة وتظل متماشية مع رغبات الموظف. إذا لم يقم موظفك بتعيين أحد المستفيدين ، فيمكنك إصدار شيك راتب نهائي إلى منفذ أو أقرب الأقرباء ، بشرط أن يكون لديهم الأوراق اللازمة مثل خطاب الشهادة الأصلي أو الإدارة ، ونسخة مصدقة من شهادة الوفاة ووثيقة التأمين نموذج -9.
بعد تعلم وفاة الموظف
بعد تعلم وفاة الموظف ، قم بإعداد وإرسال حزمة من المعلومات إلى عائلة الموظف و / أو تعيين المستفيد. يجب أن تتضمن هذه الحزمة معلومات حول أي مزايا ، والنماذج التي يجب أن تكتمل ، ومغلفات الإرجاع المدفوعة بالبريد إذا لزم الأمر ، ومعلومات الاتصال ومعلومات حول أي أجور لا تزال مستحقة ، ومتى سيتم دفعها. إخطار قسم الرواتب على الفور من وفاة الموظف. سيحتاج هذا القسم إلى تجميد أجور الموظف ووقف أي إيداع مباشر في مكانه حتى يتلقى الأوراق اللازمة ، والتي تتضمن شهادة وفاة ونموذج W-9 للمستفيد أو العقار. يجب على قسم المرتبات أيضا أن يحسب مبلغ الراتب النهائي ، والذي يجب أن يتضمن الأجور وأنواع أخرى من الأجور مثل وقت الإجازة أو الوقت المستحق ، إن وجد. إذا كنت تستخدم خدمة معالجة كشوف المرتبات ، فقد تحتاج إلى إعطائها نسخة مصدقة من شهادة وفاة الموظف قبل معالجة راتب الموظف النهائي. هذه الخطوات مهمة لأن البنك قد يقوم بتجميد الحساب المصرفي للمتوفى ، مما قد يؤثر على استلام آخر شيك أجر.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةمعالجة الدفعة النهائية
إذا كان الموظف قد تسلم شيكًا ، ولكنك لم تقم بتحويله بعد ، يجب عليك إيقاف الدفع على الشيك وإصدار شيك جديد لهذا المبلغ لمستفيد الموظف أو العقار. إذا كان الموظف مدينًا بفاتورة أجر للأرباح المستحقة ، فقم بإصدارها إلى المستفيد أو العقار الخاص بالموظف. تحقق من قوانين الولاية التي تحكم أي شروط خاصة يجب الوفاء بها قبل إصدار شيك الرواتب النهائي.
الإبلاغ عن الدخل إلى مصلحة الضرائب
بالنسبة للأجور المستحقة والمدفوعة خلال نفس السنة التقويمية التي يتوفى فيها الموظف ، يجب عليك تضمين الأجور في نموذج الموظف W-2 ، وكذلك الإبلاغ عن مبلغ شيك الأجر النهائي في نموذج 1099-MISC باسم المستفيد أو المنفذ. إذا كانت الأجور مستحقة الدفع بعد السنة التي مات فيها الموظف ، فلا تقم بإصدار W-2 في اسم الموظف للسنة التي تقوم فيها بإصدار الراتب النهائي. بدلاً من ذلك ، قم بإصدار المستفيد أو المنفذ على نموذج 1099-MISC الذي يتضمن مبلغ الراتب النهائي. يمكنك الحصول على نسخ من هذه النماذج من مصلحة الضرائب الأمريكية ، والتي يمكن أن تقدم أيضًا إرشادات إضافية حول إكمال وإصدار هذه النماذج.
