إن المكتب الذي ينظم بشكل جيد يوفر الوقت ويجعلك أكثر سعادة لك ولسعادة زملائك في العمل.
قد لا يبدو الأمر كأنه صفقة كبيرة ، إذا كنت مضطراً للدخول في أكوام من الأوراق ، والأدراج المتلألئة ، والأسلاك المتشابكة ، وصناديق الأشياء المليئة بالجلوس ، لكنها عبء مادي حقيقي عندما تفكر في الوقت الذي يقضيه في البحث عن الأشياء التي يجب أن يكون من السهل العثور عليها ، لكن ليس كذلك. وتشكل الملفات الإلكترونية غير المنظمة والارتباك مشكلة كبيرة.
$config[code] not foundثم هناك العبء العقلي. وسواء أدركت ذلك بوعي أو لا ، فإن الفوضى قد تشدد على الجميع.
فيما يلي 21 طريقة لتنظيم مساحات العمل المادية والإلكترونية.
احصل عليه خارج الطابق
الذهاب العمودي مع خزائن الكتب ووحدات الرفوف. في كثير من الأحيان نفاد مساحة سطح المكتب أو مساحة الأرضية. التخزين العمودي يزيد من كفاءة استخدام المساحة ويزيد من مستوى العين.
إنشاء "مراكز النشاط"
ضع كل ما تحتاجه لإكمال نشاط في منطقة واحدة ، خاصة إذا كنت تقوم بنشاط بشكل منتظم. سوف تجنب إضاعة الوقت في البحث عن وتجميع ما تحتاجه. على سبيل المثال ، يجب أن تكون لوازم وأدوات التعبئة والتغليف والشحن في منطقة واحدة. أو قم بإنشاء رف للأشياء التي تأخذها معك عند السفر ، مثل حقيبة السفر وأكياس النيوبرين وأجهزة الشحن المحمولة.
File It، Scan It، Shred It
لا تستخدم سطح المكتب كصندوق بريد ، حيث يمكن فقد الورق الناقد (مثل الشيكات!). يجب تقديم العقود الموقعة والعناصر الأخرى التي ترغب في الاحتفاظ بها في شكل ورقي بعيدًا. مسح أي شيء آخر إلى شكل رقمي. أجاد وتجاهل أو إعادة تدوير الورق.
مجلد لكل شيء
لديك مجلد لجميع الوثائق الورقية. المجلدات Pendaflex المعلقة ، جنبا إلى جنب مع المجلدات الداخلية مانيلا ، هي حل غير مكلفة. تسمية على حد سواء. تعد مجلدات Pendaflex هي العنصر النائب في خزانة الملفات ، ويجب تركها هناك في جميع الأوقات. مجلد manila الداخلي هو الذي تقوم بسحبه حسب الحاجة. بعد ذلك ، من السهل إعادة تجليد مجلد مانيلا إلى pendaflex عند الانتهاء.
التفاف حبال الكمبيوتر
حصلت على كابلات الكمبيوتر والأسلاك الكهربائية في فوضى متشابكة؟ أنت لست الوحيد. لحسن الحظ ، يمكن للعلاقات الملتوية الخاصة وأغلفة السلك أن تبقي الأمور نظيفة. قم بتسمية الحبال الخاصة بك ، حتى تتمكن من العثور على الصحيح عندما يكون لديك لقطع أو نقل شيء ما.
استخدم Corkboards للحفاظ على العناصر "أعلى العقل" أمامك
إذا كنت بحاجة إلى الرجوع إلى قائمة مرجعية لمهمة أو نوع من التذكير ، فقم بتثبيتها على لوحة كورك بالقرب من مكتبك. هذا أمر جيد لأي عملية جديدة حتى تصبح عادة متأصلة. ببساطة قم بإلغاء تحديد العنصر عندما لم تعد بحاجة للإشارة إليه.
قم بتخزين جميع الكتيبات في مكان واحد
هل تحتاج إلى الرجوع إلى دليل التشغيل الخاص بالطابعة؟ أو العثور على نشرة التعليمات الصغيرة التي تأتي مع سماعة البلوتوث الخاصة بك؟ إذا وضعت جميع الأدلة في درج مخصص أو صندوق بلاستيك أو مجلد - فلن تضطر إلى البحث عنهم.
إنشاء أدراج مقسمة
إذا كانت الأدراج الخاصة بك لا تحتوي على فواصل مدمجة ، قم بشراء فواصل خشبية أو معدنية رخيصة الثمن - أو أفضل من البلاستيك المعاد تدويره. تنظيم أجهزة الشحن أقلام؛ مشابك الورق دفاتر الملاحظات والملاحظات اللاصقة مقص وغيرها من البنود. لا يوفر الدرج المنظم الوقت فحسب ، بل سيشعر بتوتر أقل إذا لم تكن بحاجة إلى الغوص في فوضى مختلطة عدة مرات في اليوم.
استخدم Labeler للحفاظ على الرفوف المنظمة
إنها ليست مجرد ملفات تحتاج إلى تصنيفات. يمكن للأرفف والأدراج الاستفادة من وضع العلامات عليها. بهذه الطريقة يعرف كل شخص في المكتب المكان المناسب لإعادة الأشياء.
احتفظ بقائمة "المهام الواجبة"
الفوضى العقلية هي قضية مثل الفوضى الجسدية. إحدى النقاط الرئيسية في نظام Getting Things Done هي إخراج العناصر من رأسك إلى الورق (أو قائمة إلكترونية). بهذه الطريقة ، يمكنك التركيز على المهمة في متناول اليد. فقط احتفظ بقائمة المهام قصيرة ومرتفعة.
القيام الصيانة الأسبوعية وتنظيف
في نهاية كل أسبوع عمل ، ضع الأشياء المستخدمة خلال الأسبوع في أماكنهم. أجاد أو ملف المداخن ورقة. إذا كنت لا تدع الفوضى تتراكم لفترة طويلة جدًا ، فمن السهل أن تظل منظمًا.
استخدم موقع سحابة مركزي لمستندات الشركة
من الطرق الرائعة لتوفير الوقت وتجنب الحاجة إلى إعداد نظام "الإيداع الافتراضي" الخاص بهم هو استخدام موقع سحابي مركزي واحد لوثائق الشركة. تتيح لك خيارات مثل Google Drive أو OneDrive إعداد المجلدات المركزية حسب الموضوع أو العميل لمشاركة المستندات.
استخدم إدارة المشاريع أو برامج إدارة المهام
يبقي نظام إدارة المشاريع الموظفين على المسار الصحيح مع المشاريع. والأهم من ذلك ، أنها تقضي على قوائم المهام وتعليمات البريد الإلكتروني ، والارتباك الذي ينشأ عنها.
مسح الإيصالات وتخزينها في السحابة
ثم يمكنك تجاهل الإيصالات الورقية. باستخدام أحدث تطبيقات الجوال ، لا تحتاج إلى ماسح ضوئي - بل تلتقط صورة. باستخدام التطبيقات المتقدمة ، يمكنك مزامنة الإيصالات مع سجلات المحاسبة أو سجلات بطاقات الائتمان تلقائيًا (تجنب استخدام المفاتيح اليدوية).
استخدم إشارات المتصفح المرجعية السريعة
هل تقضي وقتًا في البحث عن روابط لمواقع مرجعية متكررة أو شاشات تسجيل الدخول؟ أو لا أتذكر أين يمكن العثور عليها؟ وضع إشارة مرجعية لهم وتنظيم الإشارات المرجعية في مجلدات ، بحيث يمكنك الوصول إليها في بضع نقرات.
حفظ القوائم المفضلة للأوامر المتكررة
آخر timesaver هو حفظ قوائم المفضلة في متاجر التجزئة على الانترنت التي تستخدمها بانتظام. بهذه الطريقة لن تحتاج إلى البحث عن نفس الإمدادات في كل مرة تشتري فيها. تتيح لك المواقع ، مثل Staples.com ، حفظ قوائم المفضلات ، وهي مناسبة للغاية.
الأرشيف الملفات القديمة
إذا لم تكن قد استخدمت ملفات الكمبيوتر (خاصة رسائل البريد الإلكتروني!) في العام الماضي أو نحو ذلك ، فقم بوضعها في الأرشيف. ستظل تملكها ، ولكن لن تضطر إلى خوضها للعثور على العناصر الحالية. فكر في تعيين سياسة لحذف الملفات المؤرشفة بعد وقت معين أيضًا.
لديك برامج مكافحة الفيروسات ومكافحة البرامج الضارة المناسبة
بعض الأشياء يمكن أن تسبب المزيد من الاضطراب والارتباك من فقدان الملفات ، أو ضياع الوقت ، بسبب فيروسات الكمبيوتر وهجمات البرمجيات الخبيثة. 'قال ناف!
استخدام مذكرة تنظيم التطبيق
ملاحظة يمكن أن تساعدك تطبيقات مثل Evernote و OneNote من Microsoft و SimpleNote في تنظيم أبحاث الويب والملاحظات الإلكترونية وتخزينها.
الهواتف "الذكية" حقا هي توفير الوقت
تستخدم الهواتف الذكية بحكمة في توفير الوقت ويمكن أن تجعلنا أكثر سعادة. قد نكون قادرين على الهروب من المكتب لحضور حدث عائلي بدون شعور بالذنب ، لأننا ما زلنا على اتصال في حالة ظهور أي شيء مهم. تمتع بالهواتف الذكية القوية المزودة بذاكرة داخلية كافية لتشغيل التطبيقات المطلوبة.
مزامنة تلقائية لجميع الأجهزة
الحديث عن الهواتف الذكية ومالكي الأعمال والموظفين على حد سواء يستخدمون أجهزة متعددة - ربما كمبيوتر سطح مكتب وجهاز لوحي وهاتف ذكي لكل شخص ، كل ذلك في نفس اليوم. يعد تخزين الملفات في السحاب أو على الأقل القدرة على مزامنة الملفات تلقائيًا أمرًا ضروريًا لتوفير الوقت وتجنب حدوث ارتباك بسبب عدم وجود أحدث ملف.
ترقية أجهزة الكمبيوتر للذاكرة والسرعة
قد لا تدرك حتى مقدار الوقت الضائع عندما يستغرق كل شيء يستغرقه وقتًا أطول ، أو أسوأ من ذلك ، تجمد أو تعطل بشكل منتظم. الذاكرة المناسبة وسرعة المعالج في العام الماضي ، قد لا تكون مهمة لهذه السنة. حتى الترقية!
هذه هي 21 مكتب تخزين وأفكار منظمة. ما هي أفضل نصائحك لتنظيم مكتبك وترويض الفوضى والوحشية الفوضوية؟
مكتب صورة عبر Shutterstock
10 تعليقات ▼
