يؤثر آداب العمل على الطريقة التي ينظر بها الآخرون إليك في مكان العمل - بما في ذلك زملاء العمل والمشرفين والعملاء. إذا طُلب منك أخذ محاضر الاجتماع ، فإن أهم نقطة هي الاحتفاظ بها واضح وموجز ودقيق.
الإعداد والأساسيات
عندما تحضر اجتماع عمل ، اذهب مبكراً وكن مستعداً لأي مهمة قد يتوقع منك القيام بها في الاجتماع. إذا كنت تحافظ على الدقائق يجب أن يكون لديك مفكرة أو جهاز كمبيوتر جاهز، إلى جانب العناصر الضرورية الأخرى مثل الأقلام أو أجهزة التسجيل. يتم تسجيل الحضور في الدقائق ، لذلك تحضير ورقة تسجيل الدخول سابق وقته. يجب أن تحتوي ورقة تسجيل الدخول على اسم كل مشارك ومساحة لتحديد أوقات الوصول.
$config[code] not foundعلى الرغم من أنه ضد آداب الأعمال التجارية لعرقلة المتكلمين الآخرين في اجتماع عمل ، فمن المتوقع أن يحتفظ الدارس بملاحظات دقيقة عما قيل وفعل في الاجتماع. يجب تسجيل أي حركات رسمية بشكل حرفي. تحدث وأطرح أسئلة توضيحية إذا لم تسمع أو تفهم شيئًا جيدًا لتسجيلها بدقة.
إنها مهمة الشخص الذي يدير الاجتماع لإنشاء جدول أعمال والحفاظ على الاجتماع على المسار الصحيح. إذا انحرف الاجتماع عن جدول الأعمال المقرر ، ينبغي أن يعكس المحضر ذلك. هناك دائما احتمال أن يطلب منك يوما ما توضيح ما حدث بالضبط في الاجتماع. بغض النظر عن ما ، يجب عليك التأكد من دقائقك تصف بدقة ما حدث بالفعل وبأي ترتيب.
آداب أخذ دقيقة
محاضر الاجتماعات ليست مجرد ملاحظات لملاءمة الأشخاص الذين حضروا الاجتماع. محاضر الاجتماع هي سجل قانوني ما تم في هذا الاجتماع وفقا لمقال من قبل البرلمانية المسجلة نانسي سيلفستر.
لست بحاجة لتسجيل كل تفاصيل ما قيل. باستثناء الطلبات الرسمية ، فقط قم بتلخيص المحتويات. لا تشمل سوى التفاصيل التي لا تزال مهمة في المستقبل لأي شخص ينظر عبر الدقائق. استخدم الكلمات الرئيسية لتلخيص جوهر كل مناقشة.
تجنب أي تعليق, رأي شخصي أو لغة وصفية في الدقائق. هذه ليست ذاتية فقط ، ولكنها قد تسبب إحراجًا في موضوع تعليقاتك لاحقًا. على سبيل المثال ، يمكنك إضافة ملاحظة تقرأ "ترك السيد سميث الاجتماع في الساعة 2:45 بعد الظهر" ، ولكن لا يجب أن يكون عبارة "حيث أن السيد سميث غضب من السيدة جونز واقتحمت من الاجتماع".
لتجنب التعليق غير الضروري ، لا تحاول وصف النغمة العاطفية للاجتماع بأي شكل من الأشكال. على سبيل المثال ، "أصرت السيدة جونز على أن أرقام المبيعات ستتحسن في الربع التالي" هي ذاتية للغاية وسيتم صياغتها بشكل أفضل لأن "السيدة جونز قالت إن أرقام المبيعات يجب أن تتحسن في الربع التالي". دع الحقائق تتحدث.
