في العديد من الشركات ، تتولى إدارة الموارد البشرية جميع سجلات الموظفين لكل موظف ، في الماضي والحاضر. كانت هذه السجلات محفوظة بشكل تقليدي على الورق ، مما يخلق مشاكل في التخزين ، والقدرة على تحديد مكان السجلات وطول العمر. يمكن أن يساعد التغيير إلى نظام الموظفين المحوسب في حل بعض هذه المشكلات.
الفراغ
يحتفظ الاحتفاظ بالسجلات الورقية بكثير من المساحة. كلما زاد عدد موظفي الشركة ، زادت المساحة التي تحتاجها لتخزين جميع السجلات ، خاصة إذا كانت الشركة تحتفظ بسجلات للموظفين السابقين. يسمح النظام المحوسب للشركة بنقل المستندات الورقية إلى شكل رقمي ، والتي لا تستحوذ إلا على مساحة للكمبيوتر. تحتوي معظم أجهزة الكمبيوتر على الكثير من مساحة القرص الثابت لتخزين كافة سجلات الموظفين المطلوبة. ثم تصبح الشركة حرة في استخدام مساحة التخزين السابقة للسجلات الورقية لمكتب آخر أو أي نوع آخر من التخزين.
$config[code] not foundإمكانية الوصول
يمكن أن تستغرق السجلات الورقية ، بغض النظر عن مدى جودة حفظها ، عدة دقائق للبحث فيها عن كل معلومة بعينها. يجب العثور على الملف الخاص بالموظف الصحيح ، والذي يكون عادةً سهلًا طالما يتم الاحتفاظ بالملفات بترتيب أبجدي جيد ، ولكن لا يزال بإمكانك أخذ الوقت بناءً على عدد خزائن الملفات التي يجب أن تسير عليها للوصول إليها. بعد ذلك ، يجب عليك تحديد موقع المستند المحدد الذي تحتاجه ، والذي قد يستغرق وقتًا ، خاصة إذا كان ملف الموظف سميكًا. ومع ذلك ، إذا تم تخزين نظام الموظفين على جهاز كمبيوتر ، فستستغرق بضع ثوانٍ للبحث عن المعلومات التي تبحث عنها من خلال ميزات بحث جهاز الكمبيوتر. يمكن لأصحاب العمل عرض الملفات من أجهزة كمبيوتر متعددة ، وحتى المكاتب الموجودة في مدن متعددة ، كذلك.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةزمن
بالإضافة إلى توفير الوقت عند البحث عن مستندات محددة داخل الملفات الورقية ، يمكن لأصحاب العمل توفير الوقت بطرق أخرى. إذا احتاج صاحب العمل إلى ملف ورقي لأحد الأشخاص بسبب إجراء تأديبي أو لمراجعة الأداء ، فستضطر إلى انتظار شخص لتحديد موقع الملف وتسليمه لها. عندما يكون النظام محوسبًا ، يمكنها ببساطة البحث عن المعلومات على جهاز الكمبيوتر الخاص بها دون الحاجة إلى الانتظار. يتم أيضًا تقديم مستندات الإيداع بشكل أسرع ، مما يوفر وقتًا في التقديم.
الإحصاء
يعتمد أرباب العمل في بعض الأحيان على إحصاءات لتقييم موظفيهم واحتياجات الشركة. عندما يتم حوسبة سجلات الموظفين ، يمكن لصاحب العمل توجيه الكمبيوتر لجمع إحصائيات محددة ، مثل مستويات الإنتاج ، أو الغياب ، أو معدلات الدوران ، لإيجاد طرق لتحسين الشركة. هذه الإحصاءات يمكن أن تعطي صاحب العمل ثروة من المعلومات الهامة. إذا طلبت الإدارة العليا هذه الإحصائيات ، فإن الكمبيوتر يسهل عملية تجميع المعلومات ويمكنه إنشاء رسم بياني بسرعة لتوضيح الإحصائيات بشكل أفضل.
اتجاهات
يظهر بعض الموظفين اتجاهات في عادات عملهم التي يمكن أن تدل على صاحب العمل في القضايا المحتملة. على سبيل المثال ، قد يكون لدى الموظف عادة الاتصال بالمرضى مرة واحدة كل أسبوعين في نفس اليوم بالضبط من الأسبوع. يختار بعض الموظفين الاثنين أو الجمعة لتمديد عطلة نهاية الأسبوع ، بينما يختار آخرون طريقًا أكثر سرية باستخدام يوم في منتصف الأسبوع. يمكن لنظام الموظفين المحوسب أن يساعد صاحب العمل على تحديد الاتجاهات مثل هذه بسهولة أكبر من الاعتماد على السجلات الورقية والذاكرة.
