من المهم وجود نظام حفظ ملفات في أي مكتب. أفضل طريقة للحفاظ على المستندات المكتبية منظمة هي أن يكون لديك نظام ملفات سهل الفهم. في المرة التالية التي تحتاج فيها إلى ملف ، لن تضطر إلى المرور بأكوام من الأوراق ، على أمل العثور على الملف الصحيح. عليك أن تعرف بالضبط أين هو.
خلق الوقت لإعادة تنظيم نظام الملفات أو بدء نظام جديد ؛ فمن الأسهل الانتهاء منه دفعة واحدة.
$config[code] not foundالتماس مدخلات من الأشخاص الذين يستخدمون الملفات.
أبجدي ملفاتك أو فرزها عدديًا حسب الفئة أو أسماء العملاء أو التواريخ.
رمز اللون ملفاتك.
ضع علامة على كل ملف باسم يجعله سهل المنال ويسهل العثور عليه. يجب ألا تكون هناك ملفات "متنوعة" في نظامك.
اذهب من خلال الملفات والمستندات الخاصة بك قبل وضعها في النظام الجديد وتجاهل أي وثائق غير ضرورية.
تلميح
إذا كنت غير متأكد من فئة للمستند ، فضعه تحت الفئة الأولى التي تفكر فيها عند النظر في المستند أو الحصول على نصيحة من شخص آخر.
إذا كان هناك العديد من أنظمة حفظ الملفات في المكتب ، فهل يتعين على الجميع إنشاء نفس النوع من نظام حفظ الملفات.
عندما يكون لديك عنصر جديد ليتم حفظه ، قم بإنشاء الملف على الفور.
لديك مجلدات وملفات الكتابة المتاحة بالقرب من نظام الايداع الخاص بك.
قم بتدوير الصفحات معاً بدلاً من استخدام قصاصات الورق.
تحذير
لا تكرر الملفات المكررة.
