في الماضي ، كان السكرتير يعتبر في الغالب من أدنى المستويات في القطب الطرفي للشركة. لقد تغير الزمن ، مع ذلك ، وأصبح دور السكرتير المساعد الإداري ، الشخص الذي غالبا ما يكون العمود الفقري لسير عمل المنظمة بأكملها. سواء كانوا يعملون لمدير تنفيذي واحد أو مديرين متعددين أو المنظمة بأكملها ، فإن تعامل المساعد مع المهام الإدارية يسمح لأي شخص آخر بإنفاق المزيد من الوقت على الأولويات الإستراتيجية وتنمية الأعمال ، مع ضمان معرفته بالتفاصيل.
$config[code] not foundواجبات إدارية نظرة عامة
بالمعنى الأكثر عمومية ، فإن الواجبات الإدارية هي المهام والأنشطة التي تشكل جزءًا من العمليات اليومية لنشاط تجاري. وهي تشمل الرد على المكالمات ، والرسائل ، وإدارة المراسلات ، وطلب الإمدادات ، والحفاظ على مناطق المكاتب المشتركة المنظمة والوظيفية. قد تشمل الواجبات أيضا إنشاء التقارير ، وإدخال وإدارة البيانات ، وإدارة الملفات ، ومسك الدفاتر الأساسية والمهام المالية الأخرى. تتم إدارة العديد من هذه الواجبات من قبل مساعدين إداريين ، الذين تتمثل مهمتهم في مساعدة فرد أو فريق من خلال تولي بعض أو كل مهامهم الكتابية ، ولكن العديد من وظائف الدخول والوظائف المتوسطة تتضمن أيضًا قدرًا معقولاً من العمل الإداري. على سبيل المثال ، قد يكون المساعدين الإداريين مسؤولين عن تحديث العمل الخاص بهم في نظام إدارة المشروع أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني. الجزء الأكبر من معظم الواجبات الإدارية هو العمل الكتابي وغالبا ما يتلخص في إدارة المعلومات وتوزيعها.
تقنية
معرفة كيفية التكنولوجيا هي واحدة من أهم جوانب الواجبات الإدارية. وهذا يشمل استخدام أدوات مثل أجهزة الكمبيوتر وأجهزة الفاكس وآلات النسخ والماسحات الضوئية والهواتف وغيرها من المعدات المكتبية. عادةً ما يكون استخدام برامج الكمبيوتر الشائعة بما في ذلك برامج معالجة النصوص وجداول البيانات وبرامج قواعد البيانات وبرامج النشر المكتبي مطلوبًا لمعظم العمل الإداري. القدرة على استكشاف مشاكل مع الأجهزة المشتركة أيضاً جزء من العديد من توصيف الوظائف الإدارية. ليس من المعتاد ، على سبيل المثال ، استدعاء المهنيين الإداريين لمسح انحشار الورق أو تغيير الحبر في الطابعات وآلات النسخ.
في بعض الشركات ، من المتوقع أيضًا أن يعرف المساعدون الإداريون كيفية استخدام برامج الجدولة وإدارة المشاريع. وعادة ما يُطلب من أولئك الذين يعملون مباشرة من أجل المديرين التنفيذيين إدارة التقويم الخاص برؤساءهم ، ويُطلب من المساعدين الإداريين للقسم وضع جدول زمني للاجتماعات ، وتتبع أيام الإجازات والمرضى ، ويعرفون بوجه عام الأماكن التي يتواجد فيها الناس وما يقومون به.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةالاتصالات
واجب إداري مهم آخر ينطوي على الاتصال. غالباً ما يُطلب من المساعدين الإداريين التواصل ، كتابةً وشفهيةً. قد يُطلب منهم كتابة المذكرات أو التواصل مع الزملاء أو العملاء باستخدام البريد الإلكتروني أو تحديث كتيبات الشركة أو مواقع الويب أو تعديل أعمال الآخرين وتصحيحها. وعادة ما يكون المساعدون مسؤولين عن الرد على الهاتف وإجراء المكالمات نيابة عن رئيسهم والتفاعل مع الزائرين. لذلك ، يجب أن يكون مساعد إداري ناجح مهارات تواصل ممتازة وأن يكون قادرًا على الكتابة والتحدث بوضوح ومهنية.إن الإدراك القوي للهجاء والنحو ومعايير الاتصال الكتابي المحترف أمر مهم لأن المساعد يمثل رئيسه أو رئيسها.
مسك الدفاتر والمشتريات
يعد تتبع النفقات أمرًا مهمًا في أي نشاط تجاري ، وغالبًا ما تقع هذه المهمة على عاتق مساعد إداري ، والذي قد يتم استدعاؤه لإدخال النفقات في جدول بيانات أو برنامج مسك الدفاتر ، وجمع تقارير النفقات من الموظفين والتحقق منها ، وإدارة عمليات السداد. في الأعمال التجارية الصغيرة ، قد يتعامل المساعد الإداري أيضًا مع الحسابات المستحقة القبض ، وإرسال الفواتير ومدفوعات المعالجة ، ومعالجة الودائع للشركة. كما يتولى المحترفون الإداريون في بعض الأحيان مسؤولية المصروفات النثرية وتتبع النفقات وإضافة الأموال عند الضرورة. واجبات أخرى في هذا المجال قد تشمل تحليل النفقات ، والمساعدة في وضع الميزانيات والتعامل مع نزاعات البائعين.
عندما يتعلق الأمر بالشراء ، فإن المساعدين الإداريين عادة ما يكونون مسؤولين عن الإمدادات ، وهذا يعني أنهم يقومون بتنظيم ومراقبة اللوازم المكتبية وترتيب عمليات تجديد الموارد حسب الضرورة. يقومون بإجراء أبحاث على البائعين وطلب أو إصدار أوامر الشراء عند الضرورة. في بعض الحالات ، قد يكون المساعدين الإداريين أيضًا مسؤولين عن تتبع وإدارة الترخيص للبرامج أو الاشتراكات ، مما يضمن دفعها على الفور واستخدامها بشكل صحيح.
البحوث والتخطيط
يتم استدعاء العديد من المهنيين الإداريين لإدارة مشاريع البحوث وتجميع المعلومات. قد يكون الأمر بسيطًا مثل البحث عن رقم هاتف أو عنوان ، أو قد يتضمن مشروعًا أكثر تعقيدًا البحث عن معلومات العملاء وتفاصيل الإحالة المرجعية وإنشاء جداول بيانات أو تقارير مفصلة. هذه المشاريع تتطلب عادة العمل ضمن مواعيد نهائية ضيقة وتقديم المعلومات.
في العديد من الحالات ، تتضمن الواجبات الإدارية أيضًا التخطيط. من الاجتماعات الأسبوعية للموظفين إلى الأحداث الكبرى ، يُطلب من المساعدين الإداريين الاهتمام بالتفاصيل. قد تكون مسؤولاً عن حجز غرفة مؤتمرات لحجوزات الاجتماعات أو الإدارة للمبنى بأكمله أو الطابق بأكمله ، وطلب المرطبات ، والتأكد من أن جميع معدات التكنولوجيا جاهزة وتعمل عند بدء الاجتماع. تخطيط السفر هو مسؤولية كبيرة أخرى. إذا لم يكن لدى الشركة قسم سفر ، فقد يكون المساعد الإداري هو الشخص الذي يقوم بالبحث عن رحلات الطيران والفنادق وحجزها ، ويجعل حجز الطعام ويعتني بتفاصيل أخرى ، مثل تسجيلات المؤتمرات.
المهام المتخصصة
في صناعات محددة ، يتم استدعاء المتخصصين الإداريين للتعامل مع المهام التي تتطلب المعرفة المتخصصة أو المهارات. على سبيل المثال ، غالباً ما يحتاج المساعدون الإداريون القانونيون والطبية إلى إكمال المهام التي تتطلب فهم مصطلحات الصناعة وإجراءاتها. وقد يُطلب من الأمناء القانونيين استكمال وتقديم الأوراق المتعلقة بالوثائق القانونية ، مثل أوامر الاستدعاء أو الطعون أو المطالبات ، التي تتطلب مستوى أساسي من المعرفة والفهم القانونيين. إن فهم نظام المحاكم وإجراءاتها أمر مهم أيضًا للمساعدين الإداريين ، مثل معرفة كيفية إجراء البحوث القانونية.
وتركز المهام في قسم الموارد البشرية على قضايا التوظيف وقد تشمل إجراء المقابلات الشخصية ، ومعالجة فحوصات الخلفية وإجراء المراجعة الأولية للتطبيقات لضمان اكتمالها. على الأرجح سيكون مطلوباً من شخص بهذه الصفة أن يكون لديه فهم وخبرة في قانون الموارد البشرية والعمل. وبشكل أساسي ، سيكون المجال المحدد والقسم الذي يعمل فيه المساعد الإداري العامل المحدد في الواجبات المحددة ، حيث تتطلب بعض الحقول مزيدًا من الخبرة والمعرفة أكثر من غيرها.
مؤهلات مساعد إداري
بينما تشمل معظم الوظائف على الأقل بعض الواجبات الإدارية ، يتم التعامل مع معظمها من قبل المساعدين الإداريين. هناك فرص في كل صناعة تقريبًا ، ومعظم المناصب التمهيدية مفتوحة للأفراد ذوي شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها. يفضل بعض أصحاب العمل توظيف مساعدين إداريين أو أمناء بدرجة البكالوريوس أو خبرة في المجال. تتطلب حقول معينة ، مثل القانون والطب ، مساعدين للحصول على تعليم إضافي ذي صلة بالميدان.
بغض النظر عن مستوى التعليم ، فإن معظم أصحاب العمل يبحثون عن مساعدين إداريين لديهم خبرة ومهارات في العمل الكتابي ، بما في ذلك معالجة النصوص ، وجداول البيانات ، وإدارة قواعد البيانات. عادة ، يحتاج أرباب العمل إلى مساعدين للحصول على مهارات في منتجات Microsoft Office. تقدم بعض الكليات المجتمعية والوكالات المؤقتة وبرامج تعليم الكبار برامج شهادات في إدارة المكتب ، والتي يمكن أن تعطيك ميزة عندما تبحث عن وظيفة. كما يوفر معظم أرباب العمل تدريباً أثناء العمل لمساعدة المساعدين في الوصول إلى السرعة والتعرف على مهامهم المحددة.
وبخلاف المهارات الكتابية ، يرغب أرباب العمل في توظيف أفراد يتمتعون بمهارات تواصل ممتازة (مكتوبة وشفهية) ، ومهارات تنظيمية ، وصنع القرار ، وقدرات حل المشكلات ، ومهارات التعامل مع الآخرين. كما أن الاحتراف أمر لا بد منه ، وكذلك القدرة على القيام بعدة مهام وترتيب الأولويات. لأن الكثير من أرباب العمل يتعاملون مع معلومات حساسة وغالباً ما يكونون ملزمين بأنظمة اتحادية ، فإن حرية التصرف والقدرة على الحفاظ على السرية هي أيضا صفات مهمة.
دفع والتوظيف التوقعات
يختلف متوسط أجر مساعد إداري بشكل كبير ، مع وجود مساعدي مستوى الدخول في الطرف الأدنى من رواتب كسب الطيف في المستويات المنخفضة من متوسط إلى 20 دولار ، وأعلى المدراء التنفيذيين المدفوعين الذين يكسبون ما يقرب من ستة أرقام. أفادت PayScale.com أن المساعدين الإداريين يحصلون على راتب متوسط قدره 38736 دولار ، وهو رقم يعكسه مكتب الإحصاءات الإحصائية العمالية بشكل وثيق ، والذي يضع متوسط الراتب عند 37،870 دولار ، وهي النقطة التي يحصل فيها نصف المساعدين الإداريين على المزيد ، ويكسب نصفهم أقل. تفيد تقارير BLS بأن أعلى المساعدين مدفوع الأجر يكسبون أكثر من 62،000 دولار في السنة ، وأن هذا المبلغ يقفز إلى 85،000 دولار للأمناء التنفيذيين. دفع الزيادات مع سنوات من الخبرة ، مع أولئك الذين لديهم أكثر تجربة كسب أكثر من غيرها.
لسوء الحظ ، تتوقع BLS أيضا أن الطلب على المساعدين الإداريين من المرجح أن ينخفض بنسبة 5 في المئة بحلول عام 2026 ، لأن معظم المواقف لن تكون جديدة ولكن بدلا من استبدال الموظفين الذين يغادرون. ويشكل تطوير التكنولوجيا وتحويل العديد من الواجبات الإدارية إلى الموظفين الآخرين جزءًا كبيرًا من الانخفاض. أيضا ، حيث تقوم العديد من المنظمات بتبسيط العمليات ، يتم تعيين المساعدين إلى أكثر من مدير واحد أو إدارة ويتحملون المزيد من المسؤوليات.
كيف تنجح في واجباتك الإدارية
في كثير من الأحيان ، تكون المساعدين الإداريين المدهشين على رأس قائمة الترقيات ، خاصة عندما يكون لديهم شهادة جامعية وفهم متعمق للصناعة والأعمال التجارية. يمكن أن يؤدي اتخاذ عملك على محمل الجد إلى أشياء أكبر وأفضل ، لذا فمن مصلحتك الفضلى أن تجد طرقًا لا غنى عنها لرئيسك وزملاؤك في العمل.
تتمثل إحدى أفضل الطرق لتحقيق ذلك في معرفة أهداف وأولويات مديرك وتوقع احتياجاته. تطلع إلى الأمام ولديك البصيرة للتحضير للطلبات أو الاحتياجات قبل حتى يدرك رئيسك في العمل. على سبيل المثال ، إذا حضر مديرك اجتماعًا معينًا كل أسبوع أو شهر ، فقم بقراءة محضر الاجتماع مسبقًا وإعداد أي مستندات أو تقارير يتوقع من رئيسك أن يقدمها في الاجتماع في وقت مبكر. إذا كنت ترى أن مشرفك سيكون في اجتماعات طوال اليوم دون الكثير من الاستراحة ، فيجب تسليم غداء الطلب والحفاظ على وعاء القهوة طازجًا. تذكر أن مهمتك هي جعل المدير يبدو جيدًا ، لذلك افعل ما عليك فعله لتقديم أكثر الصور احترافية وكفاءة.
قد يساعدك مواكبة مجال عملك أيضًا في أن تكون مساعدًا لنجمة موسيقى الروك. تعلم المصطلحات ومواكبة الاتجاهات. بهذه الطريقة ، يمكنك المساهمة في المحادثات وتكون أكثر دقة في عملك. التفاصيل مهمة ، لذا فإن فهم ما يتحدث عنه الجميع سيساعدك على تجنب الأخطاء المكلفة. المساعدين كبيرة أيضا الحيلة ومعرفة متى لاتخاذ الإجراءات وماذا تفعل بالضبط. لا يمكنك الركض إلى رئيسك في العمل مع كل سؤال أو قضية ؛ يتوقع رئيسك أن تعتني بالأشياء التي تعود إلى التعلم. إذا كنت تعرف مؤسستك من الداخل والخارج ، ومكان العثور على المعلومات وسياسات وإجراءات الشركة ، يمكنك أن تكون أكثر خبرة وحل المشكلات.
وأخيرًا ، يتطلب كونك مساعداً عظيماً مهارات تنظيمية استثنائية. قد تتم دعوتك للإجابة على الأسئلة أو تقديم تحديثات الحالة أو حل المشكلات الأخرى في أي لحظة ، وإذا لم تكن منظمًا ، فلا يمكنك فعل ذلك. إن أهم واجب إداري هو الحفاظ على أن جميع اللوحات التي يتم تدويرها وتنظيمها هي أساس تلك المهارة.
