عادة ما يشارك منسقو المؤتمرات أو مخططي الاجتماعات في كل جانب من جوانب المؤتمر ، من الحصول على العقود الأولية الموقعة لتنظيف في اليوم الأخير من الحدث. فيما بين هناك مجموعة واسعة من الواجبات التي يمكنك توقع مواجهتها. منذ عام 2014 ، كانت هناك فرص كبيرة في هذا المجال من المتوقع أن تستمر حتى عام 2024 على الأقل ، حيث يتوقع مكتب إحصاءات العمل زيادة في التوظيف لمنسقي المؤتمرات بنحو 10 بالمائة.
$config[code] not foundمرحلة ما قبل التخطيط
بصفتك المنسق ، تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من أن جميع التفاصيل التي يحتاجها عملاؤك مكتوبة في العقد قبل البدء في التحضير للمؤتمر. سوف تلتقي مع قيادة المنظمة للمؤتمر لمعرفة التفاصيل مثل عدد الأشخاص المتوقع حضورهم ، وما هي وجبات الطعام والوجبات الخفيفة التي يحتاجونها ، ومن يتألف الجمهور المستهدف ، وما هو الغرض من المؤتمر ونوع الميزانية قيود العميل تحت. بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج إلى التفاوض مع الموردين والمرافق ومقدمي الخدمات الآخرين وتدوين التكاليف الإجمالية للحدث. ستكون لديك عادةً ميزانية يجب عليك العمل بها.
تنظيم الحدث
بعد الانتهاء من جميع تفاصيل مكان الحدث ومن سيقدم الخدمات ، ستكون مسؤولاً عن تنظيم تلك التفاصيل في عملية تدفق سلسة. ستحتاج إلى معرفة أي الغرف التي ستستخدمها مكبرات الصوت المختلفة اعتمادًا على مدى الشعبية التي يتوقع أن تكون الورشة وعدد الضيوف الذين يتوقع منهم شراء تذاكر الحفلات. مع عميلك ، ستكون مسؤولاً عن اختيار القائمة وترتيبات الطاولة والترفيه وإعداد ترتيبات للميكروفونات والاحتياجات السمعية البصرية للمتحدثين. إذا كان الحاضرون يقيمون في فنادق أخرى بخلاف المكان الذي تعقد فيه المؤتمر ، فقد يتعين عليك ترتيب النقل لهم. بحلول موعد الحدث ، يجب عليك إنشاء جدول زمني مفصل وقائمة جهات الاتصال لكل خدمة.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةمراقبة الحدث
خلال المؤتمر ، سيُتوقع منك أن تكون على أهبة الاستعداد لرعاية طلبات اللحظة الأخيرة والتأكد من أن البائعين في المكان الذي من المفترض أن يكونوا فيه. في وقت مبكر من اليوم الأول ، ستقوم بجولة في المنشأة للتأكد من إعداد أكشاك العرض بشكل مناسب ، بحيث يكون الفندق جاهزًا لوصول الضيوف وتلك الإشارات كافية. يمكنك حمل جهاز اتصال لاسلكي (walkie-talkie) أو كن مستعدًا على هاتفك الخلوي للاستجابة الفورية لطلبات العميل. بالإضافة إلى مشاهدة تقدم المؤتمر أثناء عمله ، ستكون مسؤوليتك في المقام الأول هي استكشاف المشكلات وحلها عند حدوثها.
متابعة
يوفر منسق المؤتمرات الفعال المتابعة مع العملاء لمعرفة ما إذا كان الحدث يعتبر ناجحًا. ستحتاج أيضًا إلى تحصيل الدفعة فورًا بعد الحدث ودفع مكافأتك. أنشئ استبيانًا للمشاركين لملئه قبل مغادرة الحدث وشارك النتائج مع عميلك. يجتمع مع المنظمين الرئيسيين من الشركة التي عقدت المؤتمر للوقوف على آرائهم. نظرًا لأن العديد من منسقي المؤتمرات يشاركون أيضًا في بيع خدماتهم ، فقد يتطلب الأمر منك أن تطلب مهمة تنسيق الاجتماع أو المؤتمر التالي عند إجراء هذه المتابعة.
