موظف استقبال افتراضي. قد تكون سمعت المصطلح من قبل ، ولم يتضح على الفور ما هي بالضبط أو الغرض من الخدمة. هل هم روبوتات؟ هل يجلسون في زاوية مكتبك ، صفيرًا مثل خادمة الروبوت في Jetsons؟ (لا) إذا كنت لا تعرف ما هو موظف الاستقبال الافتراضي ، فلماذا تقوم بتوظيف خدماتها لعملك؟ في أبسط العبارات ، يقوم موظفو الاستقبال الافتراضيون بالرد على هواتفكم عن بعد. لكن هناك ما هو أكثر من ذلك بكثير. نحن هنا لنوضح لك كل ذلك: سنشرح ما هو موظف الاستقبال الافتراضي ، وماذا يمكنهم فعله لنشاطك التجاري (الكثير!) ، ولماذا من المهم أن كل مكالمة هاتفية تأتي إلى عملك يحصل على الاجابه.
$config[code] not foundما هم؟
يتم تدبير موظفي الاستقبال الافتراضيين بدقة ، وهم خبراء خدمة عملاء دائمًا! يفعلون كل شيء يفعله موظف استقبال تقليدي في المنزل ، ولكن هناك العشرات منهم ، وغالبا ما تكون متاحة على مدار الساعة. بشكل أساسي ، لديك قدرات موظف استقبال قديم منتظم تضاعف بضع عشرات من المرات مع عدم وجود أي من حالات الصداع أو التوظيف.
إذا كنت لا تستطيع أن تستأجر موظف استقبال وتجد نفسك تستخدم وقتًا قيّمًا في التعامل مع المكالمات الهاتفية ، فإن موظفي الاستقبال الافتراضيين هم الحل الأمثل. موظف استقبال ظاهري هو أي شيء تريده أن يكون.
ماذا يعملون؟
في ما يلي عدد قليل من المهام التي يتعامل بها موظفو الاستقبال الافتراضيون مع العملاء ، وكل ذلك يبدو وكأنه جزء من نشاطهم التجاري:
الإجابة على الأسئلة الشائعة: تستفيد الشركات التي تتراوح بين مكاتب الأطباء ومدربي الفنون القتالية إلى المنشورات من موظفي الاستقبال الافتراضيين للرد على المكالمات التي تطالب بساعات العمل والعناوين وجميع أنواع الأسئلة البسيطة الأخرى ، مما يوفر لهم الوقت للتركيز على عملهم.
أخذ الرسائل: حفل استقبال افتراضي وزبدة.سيجيبون على المكالمة كيفما شئت ، وأزل معلومات المتصل ورسالة ، ثم أعد توجيه المعلومات إليك حتى لا يفوتك أي تفاصيل مهمة.
جمع العملاء المحتملين: عندما تتلقى مكالمة من أحد الأطراف المعنية ، سيجمع موظف الاستقبال الافتراضي جميع معلومات العملاء المحتملين حتى تتمكن من تتبع المتصلين ومتابعتها على النحو الذي تراه مناسبًا. إذا كنت قد حصلت بالفعل على قاعدة بيانات CRM أو قاعدة بيانات أخرى خاصة بالعملاء ، يمكن لمستقبِل الاستقبال الافتراضي تحديث تلك المعلومات التي تحتوي على معلومات حول القيادة أيضًا.
جدولة المواعيد: يمكن أن يعمل موظفو الاستقبال الافتراضي عادةً مع أي برنامج جدولة متوفر لديك. يمكنهم إجراء مكالمات من العملاء وجدول مواعيد ، أو إعادة جدولة ، أو إلغاء المواعيد حسب الحاجة لأي نوع من الأعمال.
أوامر المعالجة: أي نوع من الأوامر! من أوامر الهاتف التجارية عبر الهاتف الإلكتروني إلى طلبات الصيانة لتقارير الانقطاع أثناء الكوارث الطبيعية ، فإن موظفي الاستقبال الافتراضيين على قدر المهمة.
بعد ساعات الدعم: يمنحك استخدام موظفي الاستقبال الافتراضيين الثقة في أن أي شخص يتصل بك يصل إلى شخص حقيقي في كل مرة ، وليس صندوق بريد صوتي مطلقًا. دع موظفي الاستقبال الافتراضيين يأخذون عددًا قليلاً أو عددًا كبيرًا من المكالمات كما تحب: طوال اليوم ، أو بعد ساعات العمل ، أو عطلات نهاية الأسبوع ، أو العطلات ، أو أي مجموعة من تلك المكالمات.
التحويلات الحية: ربما تريد فرصة لمعرفة من يتصل بك ، ثم تقرر ما إذا كنت تريد الإجابة شخصيًا أو السماح لمسؤول استقبال ظاهري بالتعامل معه. نقل المكالمات المباشرة يجعل ذلك ممكنًا. تتصل المكالمات بك أولاً ، ثم إلى موظف استقبال ظاهري بعد عدة خواتم إذا كنت لا تجيب. والعكس ممكن أيضًا: يستطيع موظفو الاستقبال الافتراضيون الإجابة على كل مكالمة ، ثم وضع المتصل في تعليق مختصر أثناء اتصالهم بك ، وسؤالهم عما إذا كنت ترغب في إجراء المكالمة ، ثم أعد توجيه المتصل إليك. في كلتا الحالتين ، يمكنك التحكم.
لماذا يهم؟
قد يبدو هذا كثيرًا من الجهد لضمان الحصول على إجابة عن كل مكالمة هاتفية. مع وجود الإنترنت في جيب الجميع ، الذي يتصل حتى بالأعمال التجارية ، أليس كذلك؟ ما هي مكالمة فائتة بين الحين والآخر ، أليس كذلك؟ خطأ. خطأ!! لا تنس: لا تعرف أبدًا من هو في نهاية هذه المكالمة الهاتفية. قد يكون مجرد عميل جديد أكبر ، وكل مكالمة فائتة هي فرصة ضائعة. ربما سمعت ذلك من قبل ، لكننا لن نكرره إذا لم يكن صحيحًا.
أدى تزايد إمكانية الوصول إلى الإنترنت إلى زيادة حركة مرور الهاتف إلى الشركات ، لأنه من السهل اليوم على المستهلك المهتم به إجراء بحث باستخدام بضع نقرات على لوحة المفاتيح والعثور عليها. يجعل هذا الأمر من السهل العثور عليك وعلى منافسيك ، لذا إذا لم تجيب في المرة الأولى ، فربما يتصلون بشخص آخر قبل إعطائك فرصة أخرى. لا يمكنك تحمل هذا ، لأن العملاء الذين يتصلون بهم لديهم نية أكبر لاتخاذ إجراء ، وفقًا لتقرير صدر عام 2017 من قِبل Forrester. في الواقع ، العملاء الذين يصلون عبر الهاتف هم عملاء أكثر قيمة بشكل عام: "تميل الأطراف المهتمة التي تبدأ المكالمات الواردة إلى التحويل بنسبة 30٪ بشكل أسرع ، وتنفق ما معدله 28٪ أكثر ، وتحافظ على معدل الاحتفاظ بنسبة 28٪ أعلى من أولئك الذين يشاركون بشكل صارم عبر القنوات الأخرى".
الهدف من ذلك هو أن الإجابة على كل مكالمة مهمة الآن أكثر من أي وقت مضى ، وغالبًا لا تكون هناك ساعات في اليوم للتأكد من ذلك في وسط كل شيء آخر يشارك في إدارة نشاطك التجاري. استقبال الموظفين في المنزل غالية الثمن. يتوفر موظفو الاستقبال الافتراضيون بأسعار معقولة ومتوفرون دائمًا ، ويتم تدريبهم على تسليم رسالة نشاطك التجاري بدقة كما تريد.
صورة عبر Shutterstock
المزيد في: برعاية تعليق ▼
