يجب أن تكون مواصفات الوظائف المساعدة الإدارية مناسبة لاحتياجات الشخص والمؤسسة التي سيساعدونها. يجب أن يأخذوا بعض التفكير والتخطيط بعناية ، خاصة أنه يمكن اعتباره عقدًا قانونيًا. يعطي الوصف الجيد قائمة تفصيلية ومعيارًا مساعدًا إداريًا للعمل بها.
الخطوط العريضة للفئات الأساسية لهذا المنصب. وينبغي أن تشمل هذه العناوين (أي مساعد إداري لنائب الرئيس) ، والإدارة ، والمشرف المباشر ، والمجالات العامة للرقابة ، والمهام ، وشروط التوظيف والمؤهلات.
$config[code] not foundأوضح بالضبط من يساعد الموظف. هذا سيمنع أي نزاعات المكتب المحتملة في المستقبل. إذا كان هذا المساعد يخدم مجموعة من المواقف ، فعليك توضيح ذلك. كتابة ما إذا كان هذا المساعد مستخدمًا بالكامل وفقًا لتقدير مسؤول تنفيذي واحد. تشير أيضا إلى سلسلة القيادة وهيكل الإبلاغ السليم.
تحديد المهام الأساسية. كن حذرًا من استخدام عبارات كسول وجذابة لكل وصف وظيفي مثل "جميع المهام الضرورية". كن دقيقا. هل سيقوم المساعد الإداري بجدولة السفر أو حجز الإقامة أو الإملاء أو أخذ محاضر الاجتماعات أو إدارة جدول زمني للتقويم أو تنظيم أنظمة الملفات أو الإشراف على موظفين مساعدين آخرين؟ تضمين هذه في قائمة التعداد النقطي مع كل رصاصة تبدأ بفعل الفعل (الصيانة ، الفرز ، الإشراف ، الإنشاء ، التعريف ، التذكير ، إلخ).
تحديد الخصائص اللازمة للأداء الممتاز. هذه يجب أن تكون محددة بقدر الإمكان كذلك. على سبيل المثال ، اطلب الخبرة في Word و Excel و Photoshop بدلاً من معرفة الكمبيوتر.
إنشاء مستوى مناسب من التعليم والخبرة. يجب أن يستند هذا على الواجبات المحددة المطلوبة. بالنسبة لبعض المناصب الإدارية - الإدارية ، لا يتطلب الأمر أكثر من شهادة الدراسة الثانوية. ومع ذلك ، قد تكون هناك رغبة في الحصول على شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو تدريب أمين رسمي آخر. بالنسبة للمساعدين الإداريين رفيعي المستوى ، فإن الخبرة السابقة هي أمر لا بد منه.
تلميح
كن حذرًا في فحص وصف الوظيفة لأي عبارات يمكن اعتبارها مسيئة أو غير قانونية.
