يعتبر آداب التحدث عبر الهاتف أمرًا ضروريًا لتقديم صورة احترافية والحفاظ على عمل المكتب بسلاسة. يعتبر الحصول على الفروق الدقيقة أمرًا مهمًا ، لأن الاتصال الهاتفي عادة ما يمثل أول لقاء مع العميل. وتنطبق هذه القواعد غير المكتوبة نفسها على علاقات زملاء العمل ، حيث يمكن لشخص فظ بسهولة تعطيل بيئة متناغمة. إن تعلم القواعد الأساسية لأساسيات هاتف المكتب الآن سيوفر عليك من الحرج لاحقًا.
$config[code] not foundالإعلان عن نفسك على وجه السرعة
لا تترك المتصلين يخمنون هويتك في الإجابة عليها. استجب مع اسمك الكامل وتحية الشركة الرسمية ، إذا كان صاحب العمل يتطلب واحدة. على سبيل المثال ، قد يقول أحد موظفي الاستقبال في المكتب الأمامي شيئًا مثل: "صباح الخير ، هذا هو جين دو يتحدث ، كيف يمكنني مساعدتك؟" لا تأكل أو تمضغ العلكة أثناء وجودك على الهاتف. إذا ترك المتصل رسالة ، فكرر التفاصيل بصوت عالٍ ، حتى يعرف أنك تفهمها. لاحظ وقت وتاريخ كل مكالمة قبل تسليم الرسالة.
كبح مكبر الصوت الخاص بك
قم بتقييد مكبرات الصوت إلى الإعدادات الخاصة مثل المكالمات الجماعية ، حيث يكون من السهل احتواء مستويات الصوت خلف الأبواب المغلقة. ابقائها خارج المقصورات أو المساحات المفتوحة لتجنب إزعاج زملاء العمل. في ممارسة الأعمال التجارية ، تأكد من أن جميع الأطراف تعرف أنك تستخدم مكبر الصوت وتحصل على موافقتك قبل البدء. بمجرد انتهاء الاجتماع ، تأكد من أنك قمت بالفعل بفصل سماعة الهاتف عن غير المرغوب فيها لمنعك من سماع أي تعليقات غير رسمية تقوم أنت أو الآخرين بصياغتها.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةالتخلص من سماعات الرأس
احتفظ بسماعات رأس أو سماعات رأس بلوتوث على مكتبك عندما تتركها لأي فترة من الوقت ، مثل استخدام دورة المياه أو أخذ استراحة شخصية في منطقة مشتركة. بخلاف ذلك ، سيكافح زملاؤك في العمل لجذب انتباهك ، حيث لن يكون لديهم أي فكرة عما إذا كنت تجري مكالمة.كما أن ارتداء سماعات الأذن أو سماعات الرأس عندما لا تستخدمها أمر فظ أيضًا ، حيث إنه يشير إلى أنك لا ترغب في التفاعل مع أشخاص آخرين.
خفض حجم
لا تفقد أبدًا محيطك أثناء تواجدك على الهاتف. تحدث بهدوء ونغمات حوارية في جميع الأوقات - ولكن قلل من صوتك إذا كان زملاء العمل يبدون متضايقين ، ينصح باربرا باتشر ، وهو مدرب مهني تمت مقابلته في مقالة Business Insider في أكتوبر 2013 "ثمانية قواعد آداب الهاتف يجب أن يعرفها كل محترف". اتبع قواعد مماثلة للأجهزة مثل الهواتف المحمولة. اتركهم يهتزون لتجنب تعطيل وظائف العمل ، واختيار نغمات عادية. قد لا يشارك زملاء العمل حبك لهيب هوب أو سرعة المعدن ، على سبيل المثال.
مانع البريد الصوتي الخاص بك
اذكر اسمك وعنوانك وتعليمات المتصلين في تحيات البريد الصوتي. اتبع إرشادات المستخدم صاحب العمل الخاص بك. على سبيل المثال ، تطلب جامعة المحيط الهادي من الموظفين تحديث تحياتهم بانتظام - لذلك لا يتساءل المتصلون عما إذا كان العامل مازال في إجازة. كن مقتضباً في الرسائل الصوتية ، حيث قد لا يتوفر للمتلقين الوقت لسماع أكثر من التفاصيل الأساسية. قل رقم هاتفك ببطء ، لذلك لا ينتهي المتصل بإعادة قراءة رسالتك مرارًا وتكرارًا.
