القول ، "الوقت هو المال" ينطبق على معظم أماكن العمل. ولكن بالنسبة لأماكن العمل غير المنظمة حيث تعقد اجتماعات الموظفين دون سبب أو هدف حقيقي ، يمكن أن يضيع الكثير من الوقت والمال. إن اجتماعات الموظفين الفعالة تضم موظفين يأتون مع شعور بما سيتم مناقشته وترك المعلومات التي تساعدهم على التقدم والمضي قدما في مهامهم.
لديك جدول الأعمال
يجب أن يكون لدى كل شخص يسير في اجتماع فريقك فكرة أو جدول أعمال مقدما حتى يكون هناك فهم لما سيتم مناقشته.وهذا لا يساعد موظفيك على التحضير عقليًا للاجتماع فحسب ، بل يساعد أيضًا على توفير وقت الجميع. يمكنك الانتقال مباشرة إلى اجتماع فريق العمل في النقاط المهمة بدلاً من أخذ وقت إضافي لوضع هدف الاجتماع في المرجع. للحصول على جدول أعمال أكثر فاعلية ، حدد عناصر المعلومات وبنود الإجراءات الواردة في جدول الأعمال ، ويقدم المشورة إلى الولايات المتحدة في عام 2009. نيوز آند وورلد ريبورت "مقال حول عقد اجتماعات فعالة.
$config[code] not foundتوقيت
إن بدء اجتماعات فريق العمل الخاصة بك في الوقت المحدد لا يقل أهمية عن التأكد من أنها لا تعمل لفترة أطول مما هو مخطط له. ويساعد هذا أيضًا على تعيين المعيار لموظفيك على أن يكون وقتًا قيّمًا وأن تتوقع من الجميع الوصول على الفور. هناك أوقات قد ينتهي فيها الموضوع أو يصاب أحدهم بالهبوط ، ولكن هذا هو المكان الذي يتعين عليك فيه السيطرة على الاجتماع إما بتذكير الجميع بأن هذا الاجتماع هو مناقشة XYZ ومسائل أخرى يمكن تناولها بشكل خاص أو في اجتماع آخر لقاء. وبوصفك قائدًا للاجتماع ، يمكنك أيضًا مساعدة أولئك الذين ينطلقون من فترة طويلة من خلال تلخيص نقاطهم والتحرك في الاجتماع.
إشراك موظفيك
لا أحد يريد الجلوس من خلال اجتماع ممل. المعلومات التي تقدمها في اجتماع الموظفين يجب أن يكون لها معنى وهدف لموظفيك. يجب أن يساعد الاجتماع في اتخاذ القرارات ، وفقًا لمقال "فوربس" 2012 حول الاجتماعات الرائدة. توفير الفرصة للموظفين للتعبير عن أفكارهم وكذلك طرح الأسئلة في نهاية الاجتماع لمساعدتهم في إنجاز المهام والمشاريع. كل ما تحتاجه هو خمس دقائق للذهاب حول الغرفة.
محضر الاجتماع
تجنب المعلومات في الأذن الواحدة والأذن الأخرى من خلال إعداد تقرير الدقائق بعد كل اجتماع للموظفين. تلخيص النقاط الرئيسية التي نوقشت خلال الاجتماع وأي إجراءات محددة واجتماع المشاركين لاتخاذها والمواعيد النهائية في شكل نقطة رصاصة بحيث المعلومات سهلة القراءة والهضم.
