في أي مكتب ، هناك مهام يجب استكمالها من أجل الحفاظ على تقدم الأعمال. هذه المهام ، التي تندرج تحت مظلة العمل الكتابي ، هي بشكل عام بسيطة إلى حد ما ويسهل إتقانها ، وعادة ما يتم تعيينها للعمال من المستوى الابتدائي. على الرغم من حقيقة أن المهام الكتابية مثل الكتابة والإيداع بسيطة نسبياً ، فإنها تستغرق وقتاً - وفي كثير من الحالات ، يركز المسؤولون التنفيذيون والموظفون ذوو المستويات المتوسطة على أولويات أخرى وغير قادرين على مواكبة كل ما يجب القيام به. ولهذا السبب ، تقوم العديد من الشركات بتوظيف موظفي الدعم الكتابيين المكلفين على وجه التحديد بالتعامل مع هذه المهام.
$config[code] not foundالأنشطة الكتابية الشائعة
يشير عنوان عامل الدعم الكتابي إلى الأفراد الذين يدعمون أو يساعدون زملاء العمل في نطاق واسع من المهام. وتشمل بعض الوظائف الأكثر شيوعًا التي تقع ضمن هذه الفئة كتابة المستندات ، والإيداع ، والرد على الهواتف ، وإدارة المراسلات ، وإدخال البيانات ، والتصوير ، والفاكس ، والفرز ، وتسليم البريد الوارد. قد يكون أخصائيو الدعم الكتابي مسؤولين أيضًا عن صيانة وترتيب الإمدادات ، والتعامل مع المهام الأخرى التي تم تعيينها ، مثل طلب الطعام للاجتماعات. من خلال تحمل هذه المسؤوليات وإخراجها من لوحات الآخرين ، فإنها تساعد في الحفاظ على سير العمل في المكتب بسلاسة وضمان بقاء كل شيء منظمًا.
على الرغم من أن الدعم الكتابي العام يركز على هذه المهام العامة ، إلا أنه في بعض الشركات أو الأقسام قد يتم تركيز الدعم الكتابي على أنشطة محددة أو يتطلب معرفة أكثر تخصصًا. على سبيل المثال ، قد تشمل الأنشطة الكتابية في قسم الشؤون المالية مهام مسك الدفاتر ، وإدارة الحسابات المستحقة الدفع والحسابات المستحقة القبض ، والمساعدة في كشوف المرتبات ، أو الفرز والتحقق من تقارير النفقات. إذا كنت تعمل في مكتب حكومي ، فقد تكون مسؤولاً عن تقديم التصاريح أو إدارة البريد. وبغض النظر عن الإعداد ، فإن معظم الدعم الكتابي يتضمن مهام متكررة ومحددة ، وليس عملًا استراتيجيًا أو تشغيليًا.
المهارات والتعليم
معظم أدوار الدعم الكتابية هي مستوى الدخول ، وبالتالي تتطلب عادة شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها. يكمل بعض الأفراد تدريبًا إضافيًا في إدارة المكاتب من خلال برنامج تعليم الكبار أو كلية المجتمع ، في حين ينتقل آخرون إلى هذه الأدوار بدرجة البكالوريوس كوسيلة للحصول على قدمهم في الباب للحصول على منصب يتحمل مسؤوليات أكبر وأجور أعلى.
الإلمام بالمهام المكتبية الأساسية هو أهم المؤهلات لأدوار الدعم الكتابي. وفي الوقت الذي توفر فيه الشركات التدريب أثناء العمل في عمليات وإجراءات محددة ، فإنها تتوقع أن يأتي عمال الدعم الكتابيين إلى العمل بمجموعة من المهارات العامة.وتشمل هذه المهارات معرفة كيفية استخدام الآلات المكتبية الأساسية (الفاكس ، آلة النسخ ، وما إلى ذلك) ؛ مهارات الكمبيوتر العامة ، بما في ذلك القدرة على كتابة 60 كلمة في الدقيقة أو أسرع وكذلك برامج معالجة النصوص وجداول البيانات الأساسية ؛ قدرات الايداع مهارات إدخال البيانات والقدرة على استخدام الهاتف وتعلم نظام هاتف الشركة.
تتطلب وظائف الدعم الكتابي أيضًا عددًا من المهارات الشخصية. السلوك المهني أمر لازم ، بالإضافة إلى مهارات تنظيمية استثنائية. تعد مهارات خدمة العملاء مهمة ، خاصة إذا كنت ستتفاعل مع الجمهور ، ومن الأهمية بمكان أن تكون مفصلاً. في بعض الصناعات ، مثل الرعاية الصحية والتمويل ، من المتوقع أيضًا أن يكون عمال الدعم الكتابي على دراية بأنظمة الصناعة المتعلقة بأمن المعلومات والبيانات الشخصية ، وتسيير أعمالهم وفقًا لذلك.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةرواتب الدعم الكتابى
نظرًا لأن الدعم الكتابي يعتبر موضعًا للدخول ، تكون المرتبات منخفضة نسبيًا. وفقًا لموقع PayScale.com ، يبلغ متوسط معدل الساعات لكل من مواقف الدعم الكتابي 12.87 دولارًا ، مقابل راتب سنوي يبلغ 30 ألف دولار تقريبًا. يتناسب الدفع بشكل عام مع الخبرة ، ولكن حتى أكثر محترفي الدعم خبرةً نادراً ما يكسبون أكثر من 40،000 دولار في السنة. هناك مجال للنمو في هذا المجال ، على الرغم من أن العديد من الأشخاص يذهبون إلى أدوار مساعد إداري أو تنفيذي أعلى أجرا ، أو ينتقلون إلى وظائف مختلفة داخل المنظمة. وفقًا لموقع PayScale.com ، من الشائع أيضًا أن يقوم مزود الدعم الكتابي في المجال الطبي بالانتقال إلى مساعد طبي أو ممرضة مسجلة أو ممرضة ممرضة.
الصناعات ذات أعلى الأجور للدعم الكتابي هي الحكومة والخدمات المهنية والعلمية والتقنية. ومع ذلك ، فإن الرعاية الصحية هي أيضاً حقل مرتفع الأجر ، وصناعة واحدة حيث من المتوقع أن يكون هناك بعض النمو على الأقل في السنوات القادمة.
اتجاهات صناعة الدعم المكتبي
كما هو الحال مع العديد من الصناعات ، تعمل التكنولوجيا على تغيير الدعم الكتابي وطريقة التعامل مع العمل. يمكن الآن العديد من المهام التي تم إجراؤها يدويًا عبر الكمبيوتر ، وتوفير الوقت وزيادة الحاجة إلى تدريب إضافي. ضمن هذا المجال ، هناك اتجاهان رئيسيان يتبلوران وهما يغيران وجه الدعم الكتابي.
أولاً ، إن التحرك نحو المكاتب الخالية من الورق يغير وجه - وفي بعض الحالات ، يلغي الحاجة إلى - الدعم الكتابي. فالشركات تسير على الورق ، أو على الأقل تستخدم أوراقًا أقل ، لعدد من الأسباب ، بما في ذلك تحسين الاستدامة وتنظيم أفضل وتخفيض التكاليف. في الواقع ، وجدت دراسة أجرتها مؤسسة غارتنر عام 2014 أن التكلفة التي تتحملها الشركات الأمريكية المرتبطة بتخزين المستندات الورقية واستردادها تقع في مكان ما في حدود 25 مليار إلى 35 مليار دولار سنويًا. من خلال استخدام الخدمات الرقمية لإنشاء وتخزين وتنظيم المستندات ، يمكن للأنشطة التجارية أن توفر المال وأن تصبح أكثر كفاءة.
وفيما يتعلق بالدعم الكتابي ، فإن هذا يعني أيضًا أن الحاجة إلى قيام شخص ما بتقديم المستندات فعليًا - أو كتابة الرسائل وطباعتها ، وتتبع المستندات ، وما إلى ذلك - يتم تقليلها. في حين أن بعض الشركات تتخلص من الوظائف الكتابية (مكتب إحصاءات العمل لا يحدث إلا القليل من النمو في هذا المجال بحلول عام 2026 ، ويرجع ذلك إلى حد كبير إلى التكنولوجيا) بينما يغير آخرون المؤهلات لمثل هذه الوظائف ويحتاجون إلى مهارات حاسوبية متطورة وخبرة في إدارة الإلكترونيات. مستندات.
الاتجاه الآخر الذي يؤثر على مجال الدعم الكتابي هو صعود المساعد الافتراضي. المساعدين الافتراضيين ، والمعروفين أيضًا باسم VA ، هم مساعدين أو موظفين دعم يعملون عن بعد ويقدمون العديد من الخدمات نفسها كمساعد في المكتب. يعمل العديد من مشرفي VA لأصحاب المشاريع أو أصحاب الأعمال الصغيرة الذين يحتاجون إلى الدعم ، لكنهم لا يستطيعون توفير أو لا تتوفر لديهم مساحة أو معدات لاستئجار شخص ما للعمل بدوام كامل في المكتب. مرة أخرى ، التكنولوجيا هي المفتاح في هذه الصناعة ، حيث يعمل المساعدون الافتراضيون عبر الإنترنت ، باستخدام البريد الإلكتروني ومشاركة المستندات وغيرها من التقنيات للتعامل مع المهام لأصحاب العمل. في حين أن بعض أعضاء فريق VA متخصصون ويعالجون مهامًا مثل الشبكات الاجتماعية وإدارة مواقع الويب ، فإن بعض رواد الأعمال يحتاجون ببساطة إلى شخص ما لإدارة بريدهم الإلكتروني والرد على استفسارات العملاء.
نظرًا لأن المساعدين الافتراضيين يعملون عادةً لحسابهم الخاص أو يعملون على أساس مستقل ، فيمكنهم غالبًا الحصول على معدل أجور أعلى من أولئك الذين يعملون في المكاتب. تعمل بعض أجهزة VA أيضًا مع العديد من العملاء في آنٍ واحد ، مما يزيد من إمكانية تحقيق الأرباح. في المتوسط ، يكسب ضريبة القيمة المضافة ما بين 10 دولارات و 25 دولارًا في الساعة.
الهبوط لوظيفة دعم كتابي
في حين أن وظائف الدعم الكتابي قد لا تكون كثيرة كما كانت ، إلا أنها لا تزال متاحة. يتم إنشاء معظم الفتحات من خلال دوران ومساعدين مغادرين لفرص أخرى.
ستركز السيرة الذاتية الجيدة للدعم الكتابي على مهاراتك الإدارية والفنية. أظهر لأصحاب العمل أنك منظم ، وموجهة بالتفصيل ، وحال جيد للمشاكل ولديهم مهارات اتصال ممتازة. تأكد من إبراز مهاراتك الفنية بطريقة قابلة للقياس الكمي ؛ حدد السرعة التي يمكنك بها الكتابة بالكلمات في الدقيقة وتحديد البرنامج الذي تعرف كيفية استخدامه. عندما تقوم بتفصيل تجربتك ، قم بتمييز المهام والإنجازات التي تكشف عن مهاراتك الكتابية ، خصوصًا تلك التي يمكن أن تميزك عن غيرك من المرشحين الآخرين. قبل كل شيء ، كن دقيقا مع قواعد اللغة والهجاء. كما هو الحال مع أي سيرتك الذاتية ، فإن الأخطاء الإملائية وقواعد اللغة ضعيفة تعكس بشكل سيئ مهاراتك ، ولكن في مجال مثل التفاصيل التي يتم تقديمها كدعم كتابي ، يجب أن تكون مثاليًا. لن يقوم أحد بتوظيف كاتب لا يمكنه الحصول على سيرته الذاتية بشكل صحيح.
يمكن عادةً العثور على وظائف كتابية مدرجة في لوحات العمل أو مواقع الشركة. تعتبر الوكالات المؤقتة أيضًا مكانًا جيدًا للعثور على هذا النوع من العمل. يمنحك العمل كمؤشر فرصة لبناء مهاراتك في مجموعة متنوعة من الشركات. بعض الوكالات ستقوم بعمل مواضع طويلة الأجل ، أو يمكن توظيفك بدوام كامل بعد العمل كدرجة حرارة. التدريب الداخلي هو طريقة أخرى لبناء مهاراتك في دعم المكتب. على الرغم من أن العديد من الشركات التي لديها برامج تدريب رسمية تسمح للمتدربين بالعمل في مشاريع محددة ، فإن المتدربين يُتوقعون في كثير من الأحيان "دفع مستحقاتهم" عن طريق الاضطلاع بمهام كتابية. توقع قضاء بعض الوقت في أي تدريب داخلي يقوم ببعض الإيداع أو إدخال البيانات أو إدارة البريد أو الرد على الهواتف - لكن انظر إلى ذلك كفرصة لتطوير المهارات التي يمكن أن تكون مفيدة في وقت لاحق.
مما يجعل نفسك لا غنى عنها
فقط لأن العمل الكتابي عادة ما يكون مستوى الدخول ، فهذا لا يعني أنه لا يمكنك أن تكون جزءًا مهمًا من الفريق. في الواقع ، يمكن أن تجعل نفسك لا غنى عنها لرئيسك وزملاؤك في العمل تزيد من فرصك في الحصول على ترقية ، وفي النهاية يكون لديك فريق دعم خاص بك. بالنسبة للمبتدئين ، خذ وظيفتك على محمل الجد وبذل قصارى جهدك مع كل مهمة - مهما كانت ضيقة أو مملة. كما هو الحال مع أي وظيفة ، سيكون هناك أجزاء من عملك تحب وأجزاء تكره ، ولكن تحتاج إلى التعامل مع كل من المهم والقيام بها بشكل جيد.
ثانيا ، تعلم لتحديد الأولويات. من المحتمل أن تكون لديك مشاريع ومهام متعددة على اللوحة الخاصة بك في أي لحظة معينة ، خاصة عندما تقدم الدعم لفريق أو مكتب بأكمله. تعلم كيفية تحديد الأولوية القصوى وما يمكن أن ينتظر ، وتطوير أنظمة لضمان حصول الجميع على ما يحتاجون إليه عندما يحتاجون إليه. تعدد المهام وإدارة الوقت هي مهارات حيوية لعامل دعم كتابي ، ومن خلال التعرف على أهداف وأهداف الشركة وأحد أعضاء الفريق ، يمكنك تقديم أعلى مستوى من الدعم.
ثالثًا ، كن على استعداد للذهاب إلى الميل الإضافي. مهمتك هي تقديم الدعم ، وهذا قد يعني اتخاذ بعض المهام الإضافية هنا وهناك. فالمساعدون الذين لا غنى عنهم مستعدون دائمًا للتعلم ، وسوف يفعلون ما يلزم ليس فقط لإنجاز المهمة ، ولكن أيضًا حل المشاكل ومنع حدوث الأزمات. على سبيل المثال ، إذا رأيت أن موظفًا مرتبطًا قد أرسل إليك مذكرة تحتوي على خطأ كبير ، فلا تقم فقط بطباعة المستند وتوزيعه. أكد مع الزميلة أن المعلومات صحيحة - وقم بإجراء التغييرات حسب الحاجة.
أخيرا ، كن محترفا ومهذبا في جميع الأوقات. قد يكون هناك أوقات يكون فيها الآخرون في المنظمة يعاملونك بفظاظة أو لا يعطونك الاحترام الذي تستحقه ، ولكن مع الحفاظ على احترافك الخاص مع ذلك. إن معاملة الجميع باللطف والاحترام ستزيد من رصيدك في الشركة ، خاصة إذا كنت قد اكتسبت سمعة تقدير وحرصًا على المساعدة. في مركز الدعم الكتابي ، من المحتمل أن يكون لديك إمكانية الوصول إلى قدر كبير من المعلومات ، ولكنك تقاوم إغراء القيل والقال أو مشاركة ما تعرفه. إن اكتساب ثقة رئيسك وزملاؤك في العمل يمكن أن يساعد في تقدم حياتك المهنية ، في حين أن العمل كقيل للنائب في المكتب سيشوه سمعتك ويحتمل أن يمنعك من التقدم.
