هناك مشروع كتاب أمامك … وقطعة فارغة. في العرق البارد ، تبدأ في التفكير أنه قد يكون من الأسهل استئجار مؤلف الإعلانات (على كل حال ، لم تذهب إلى عالم الأعمال لتكون كاتبة). فكر مرة اخرى. مع خمس خطوات بسيطة وممارسة معينة ، يمكنك أن تكون مؤلف الإعلانات الخاص بك وإعادة استثمار الأموال التي كنت ستنفقها على المساعدة الخارجية لعملك.
لماذا الكتابة التجارية مهمة
إن السبب في كتابة أو أي نوع من الاتصالات التجارية مهم هو نفس السبب الذي من أجله ننخرط في العمل: لإنشاء نتائج أعمال إيجابية. يمكن أن تؤدي كتابة الأعمال الفعالة إلى تعزيز نتائج الأعمال الإيجابية بطرق عديدة ، بما في ذلك:
- خلق قيمة لأصحاب المصلحة
- المساعدة في مواءمة أصحاب المصلحة مع استراتيجيات الشركة وأهدافها
- السماح للكاتب بالمشاركة في التعلم المستمر
ستعمل اقتراحات الكتابة أدناه على تحسين الطريقة التي تكتب بها بأي طول - من بريد إلكتروني غير رسمي إلى اقتراح عمل كامل. (الشيء الوحيد الذي سيختلف هو الوقت الذي يقضيه في كل مهمة كتابة).
الخطوة 1: تعرف على جمهورك.
هل تتواصل لأعلى أو لأسفل أو بشكل جانبي؟ هل جمهورك داخلي أو خارجي لمؤسستك؟ هذه هي الأسئلة الأساسية المتعلقة بجمهورك. إذا توقفت هنا في تحقيقك ، فربما لا تتوفر لديك معلومات كافية لمواصلة العمل في عملية الكتابة.
تعرف على القارئ الخاص بك بأي طريقة ممكنة. إذا كان شخصًا محددًا ، فهل لديهم مساعد يمكنه تقديم بعض الإحصاءات؟ ربما يمكن أن تقدم لك التقارير المباشرة للشخص بعض المؤشرات؟ هل هناك ملف شخصي للشخص الذي سيساعدك في تحديد اهتماماتهم وأسلوب التواصل؟ إذا كنت تبيع سلسلة القيادة أو تنقلها ، يمكن أن تكون الإجابات على هذه الأسئلة من العوامل الحاسمة لتحديد ما إذا كان جمهورك يقرأ ويكتب على كتاباتك.
خذ لحظة للنظر في أسلوب التواصل المفضل لقارئك. فكر كيف يتواصلون معك ومع الآخرين. هل يريدون منكم "الوصول إلى النقطة" ، أم أنهم يبدأون بالسؤال عن كيفية قيام عائلتك؟ الحكمة السائدة في التواصل الكتابي الأمريكي هي الوصول مباشرة إلى النقطة ؛ ومع ذلك؛ يفضل العديد من محترفي الأعمال بناء علاقة أولاً ، ولن يقرؤوا بريدك الإلكتروني إذا كانوا يشعرون بانخفاض قيمة الاتصالات التي تقفز إلى العمل. معرفة جمهورك يعني معرفة أين تضع نقطتك الرئيسية: في البداية أو النهاية.
أهم شيء يجب تذكره عند التفكير في جمهورك هو معرفة ما يهمهم. لا بأس في السؤال ، "ماذا في ذلك بالنسبة لي؟" إذا لم تكن تطلب ذلك نيابة عن القارئ ، فقد يتم تجاهل رسالتك.
الخطوة 2: حدد قناة الاتصال.
بمجرد معرفة جمهورك ، يمكنك اتخاذ قرار مستنير حول القناة التي يجب استخدامها. يمكن تقسيم القنوات أو وسائل الاتصال إلى داخلية أو خارجية ، رسمية أو غير رسمية. مرة أخرى ، هذه هي الخطوة الأولى فقط. ضع في اعتبارك ما إذا كان القارئ سينتقل بمعلوماتك. إذا كان الأمر كذلك ، فإلى من سيمررها؟ ستساعدك هذه الأسئلة على تحديد ما إذا كنت تحتاج إلى كتيب أو رسالة أو مذكرة أو بريد إلكتروني أو أي شكل آخر من أشكال كتابة الأعمال.
مثال: سنكتب إلى مشرفنا لإقناعه بضرورة وضع سياسة جديدة حول طلب الإجازة المدفوعة. نظرًا لأن هذا طلب داخلي أكثر رسمية ، سنستخدم تنسيقًا للمذكرة. سيتم كتابة المذكرة بطريقة يمكن أن يأخذها المشرف إلى مدير الموارد البشرية للمناقشة.
الخطوة 3: Verbalize الإجراء المطلوب.
خلال ورش العمل في كتابة الأعمال ، غالباً ما يفهم المشاركون الجمهور وقناة الاتصال ، ولكن في الوقت الذي يتعين عليهم فيه تحديد هدفهم العام ، يعتقدون "أريدهم أن يقرأوه". هذا الهدف لا يفي بالغرض من العمل. الكتابة - لتغيير السلوك. يشجع التعبير الشفهي عما تريده من القارئ على اتخاذ إجراء محدد. هل تريد من القارئ اتباع سياسة جديدة؟ هل تريدهم أن يطلبوا عرضًا أو عرضًا تجريبيًا؟ هل تقترح إجراء تغيير أو تقديم طلب يحتاج إلى إجراء فوري؟
إذا لم تكن واضحًا بشأن الإجراء المثالي الناتج ، فسيكون القارئ غير واضح أيضًا ، وأقل احتمالًا للتصرف. على الجانب الآخر ، من خلال الحصول على فكرة واضحة عن الهدف من اتصالاتك ، فأنت على الأرجح تقنع القارئ بالتصرف. الوقت هو الجوهر في كتابة الأعمال. لديك فقط لحظة لإعلام الجمهور أن ما يجب عليك قوله هو قيمة ويحتاج إلى إجراء.
الخطوة 4: فكر كمراسل.
مثل أحد المراسلين ، أجب على "Five W’s" - من ، ماذا ، أين ، متى ، لماذا (وكيف). تذكر أن كتابة النشاط التجاري أكثر وضوحًا عندما يتعلق الأمر بالموضوع. لا تعطي التاريخ وتفاصيل خلفية "مثيرة للاهتمام" ما لم تكن مرتبطة بشكل مباشر بما تريد أن يفعله القارئ.
إذا كان لديك قارئ يحب تفاصيل كبيرة ، فكر في الإجابة عن الأسئلة التالية في كتاباتك:
- لماذا يهتم القارئ؟
- كيف يستفيد القارئ؟
- ماذا يفعل القارئ؟
- متى ينبغي للقارئ أن يفعل ذلك؟
- ماذا يحدث إذا اتخذ القارئ إجراءً؟
- ماذا يحدث إذا القارئ لا أبدي فعل؟
- من سيستفيد؟ لماذا ا؟
- أين يذهب القارئ لمزيد من المعلومات؟
الخطوة 5: إغلاق البيع.
اطلب بيع في نهاية الاتصال عملك. اطلب من القارئ الإجراء الذي تتوقعه ومتى تتوقعه. هذه هي تقنية "الإغلاق" الأكثر فاعلية مع جمهور الولايات المتحدة. إذا كنت تكتب لجمهور دولي ، فهناك خطوات مختلفة متضمنة ؛ ومع ذلك ، فإن توفير نهاية مقنعة سيعزز تواصلك.
دعنا نلقي نظرة على مثال يستخدم جميع الخطوات الخمس لعملية الكتابة.
إلى: إيفان داتا من: سوما يورجنسن ، x555 التاريخ: 29 ديسمبر 2010
إعادة: زيادة كفاءة طلبات الإجازات المدفوعة (PTO) في اجتماع حديث للموظفين ، تأثرت رغبتك في تحسين الكفاءة في عملياتنا من أجل تحديد أولويات وقتنا واكتشاف المزيد من التوازن بين العمل والحياة كمنظمة. ألهمت أفكاري في ذلك اليوم أن أقدم فكرة عن نفسي. يرجى النظر في هذه المذكرة كطلب للتغيير في عملية تكلف ساعات عمل الشركة التي لا تعد ولا تحصى من عدم الكفاءة وإعادة العمل. مسلحًا بطلب التغيير هذا ، يمكنك إضافة تكتيك آخر لدعم استراتيجيتك في التركيز على الأشخاص من خلال تبسيط العمليات. السياسة الحالية هي أن يقوم الموظفون بإرسال بريدهم الإلكتروني إلى PTO. يقوم المشرف بعد ذلك بالتحري عن عدد الأيام التي قام الموظف بتعبئة نموذج من الموظف لإكمالها وتوقيعها قبل الموافقة على الطلب. وبما أن شركتنا قد زادت عدد الموظفين الذين يبلغون عن كل مدير أثناء إعادة الهيكلة في العام الماضي ، فإن الطلب على وقت المديرين بالنسبة لطلبات PTO قد ازداد بشكل كبير. وبمساعدة واحدة فقط ، يتم إغراق مدير الموارد البشرية بطلبات الحصول على طلبات استحقاق فردية من موظف PTO. والنتيجة هي قضاء وقت طويل في البحث عن الطلبات وإرضائها ، الأمر الذي أدى إلى العديد من الأخطاء أيضًا. باستخدام شركة Intranet لتوزيع النماذج وتخصيص نظام HRIS مع تسجيلات دخول الموظفين ، يمكن إجراء الكثير من البحوث والنماذج من قبل الموظفين أنفسهم. سيعمل النظام الجديد على النحو التالي: سيؤدي اعتماد هذا التغيير الإجرائي إلى توفير الوقت للموظفين والمديرين والموارد البشرية. يمكن إنفاق الوقت المحفوظة في الاتصال الشخصي مع الموظفين الذين لديهم أكثر من الأسئلة الروتينية ، وتحسين خدمة العملاء التي يقدمها HR. الاستمرار في السياسة الحالية سيؤدي إلى ضياع الوقت والموارد. لمزيد من المعلومات عن الإحباطات المتعلقة بالسياسة الحالية ، فإن مساعد الموارد البشرية وأنا متاحين للالتقاء بعد أول عام. نحن جاهزون لتوفير تفاصيل محددة تدعم هذا التغيير في اجتماع مع مدير الموارد البشرية. يمكن تنفيذ هذه العملية الجديدة خلال ستة أشهر ، مما يسمح للشركة بالاستفادة من هذه السنة التقويمية (2011) وتسليط الضوء بسرعة على استراتيجيتك للتركيز على الناس من خلال تبسيط السياسة. سوف أتصل بك في غضون أسبوع من بداية السنة لمناقشة هذه الفرصة أكثر. إذا كانت لديك أسئلة في هذه الأثناء ، فيرجى الاتصال بي عند إضافتي في رأس المذكرة. بإخلاص، XXXX
ملاحظات ختامية تذكر هذا - حتى إن تخصيص بضع ثوان لتنظيم أفكارك باستخدام هذه العملية المكونة من خمس خطوات يمكن أن يحسن عملك ، بغض النظر عن المحتوى. إن اتباع كل خطوة شاملة للطرفين يمكن أن تسمح لك ، كاتب الأعمال ، بتسهيل التواصل القوي الذي له نتائج إيجابية لعملك.
