توفر لك مهنة كمخطط مؤتمرات الفرصة للسفر إلى وجهات مثيرة للاهتمام أثناء العمل على مجموعة واسعة من الأنشطة التجارية. يمكنك العمل كموظف داخلي لمؤسسة أو منظمة غير ربحية أو شركة اجتماعات وفعاليات أو تداول صفقتك كمستشار مستقل. يأتي جزء كبير من عمل مخطط المؤتمرات بعد التخطيط للحدث ؛ التنظيم والاهتمام بالتفاصيل هي السمات الرئيسية لاختصاصيي الاجتماعات الناجحين.
$config[code] not foundتخطيط
يساعد منظمو المؤتمر على تطوير الاجتماعات ، حتى عندما يكون لدى العميل أفكار تفصيلية. في اجتماع التخطيط الأولي ، يناقش المخطط أهداف العميل ؛ قد تتضمن هذه الأهداف تحقيق ربح ، وخلق استحقاقات توظيف واستبقاء الأعضاء ، أو مكافأة الأعضاء النشطين أو المتخصصين الرئيسيين في الصناعة من خلال فترات التحدث. يناقش فريق التخطيط المواقع التي قد تجذب أكبر عدد من الحضور ، وأفضل التواريخ ، وموضوع الاجتماع ، وتاريخ الحدث السابق ، وجدول الأعمال والاحتياجات اللوجستية.
وضع الميزانية
بعد الاجتماع الأولي ، يضع مخطط المؤتمر المسودة الأولى للميزانية ، بما في ذلك توقعات مفصلة عن الإيرادات والمصروفات. بمجرد موافقة العميل على الميزانية ، يتحرك المخطط مع التفاوض وحجز المكان وكذلك البائعين والموردين. تعتبر أسعار الغرف التفاوضية ورسوم خدمات المطاعم والأسعار السمعية والبصرية وغيرها من النفقات من المسؤوليات الرئيسية لمخطط المؤتمرات. تعد القدرة على العثور على أفضل الصفقات وتخفيض هذه التكاليف نقطة بيع رئيسية للعديد من المتخصصين في الاجتماعات. في بعض الحالات ، يُسمح للمخطط بتوقيع العقود نيابةً عن العميل ؛ في حالات أخرى ، يعدهم المخطط لمراجعة العميل وتوقيعه.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةالخدمات اللوجستية
وبمجرد إبرام العقود ، يدير المخطط العديد من التفاصيل المرتبطة بالمؤتمر. وهذا يشمل التسويق والتسجيل وصنع الشارات وحجز غرف المتحدث وبيع الإعلانات والمقصورات ورعاية الأطفال وترتيب الطعام والمشروبات وإنشاء أنشطة للأطفال والزوجين وتنظيم فعاليات خارجية مثل بطولات الغولف والتنس. يأخذ هذا العمل الكثير من المراقبة والتتبع ، مع العمل بالتفصيل من المسؤولية الأساسية لمخطط المؤتمرات. فالنسيان إلى شارات الطلب ، على سبيل المثال ، يمكن أن يؤدي إلى تلف الاجتماع بأكمله.
إعدام
خلال الحدث ، غالباً ما يكون مخطط المؤتمرات في الموقع ، ويظهر في وقت مبكر للقاء موظفي الموقع. يقوم المخطط بمراقبة إعدادات غرف الندوات ومنطقة المعارض التجارية ومكتب التسجيل ومناطق تناول الطعام والسجلات في جميع الشحنات إلى المكان. يجب أن يكون مخطط المؤتمر متاحًا في جميع الأوقات للتعامل مع أي مشكلات تنشأ. المخططون المتمرسون لديهم دائمًا خطط احتياطية جاهزة في حالة حدوث مشكلة. إذا كان العميل يدفع ثمن الطعام والشراب حسب عدد الحاضرين ، يؤكد المخطط أرقام الحضور مع مدير التموين في كل حدث.
متابعة
بعد الحدث ، يقوم المخطط بمراجعة كل ما حدث خلال المؤتمر وإعداد تقرير ما بعد المؤتمر. يقوم المراجع بمراجعة واعتماد جميع العقود وحاضرين الاستطلاعات وجمع النتائج ، ويرسل الفواتير لأي أكشاك أو إعلانات أو رعايات أو تسجيل لم يتم جمعها بالفعل. الأهم من ذلك ، يلتقي المخطط مع العملاء لمناقشة تقييمهم للحدث.
