يقدم موظفو إدارة المكاتب المساعدة إلى موظفي المكاتب. وهي تحتفظ بسجلات وأنظمة لحفظ الملفات وغالباً ما تكون مسؤولة عن إدخال البيانات.قد تحتفظ بقاعدة بيانات للعملاء أو الجرد وتنتج مراسلات للمراسلات ، ويقومون بقراءة وإرسال البريد إلى الإدارة الصحيحة. الهدف العام لأي مدير مكتب هو تسهيل مهمة المشرف.
إدارة قاعدة البيانات
لا يُتوقع عادة من موظفي إدارة المكاتب بناء قاعدة بيانات ولكن سيكون مطلوبًا إدخال التفاصيل والقدرة على استدعاء السجلات التي تفي بمعايير معينة في أي لحظة. يجب عليهم أيضا إنتاج تقارير تستند إلى معلومات قاعدة البيانات. عادة ما يتم تمرير هذه التقارير إلى كبار الموظفين أو تقديمها في مؤتمر.
التحضير المراسلات
المراسلات قد تكون رسالة فردية أو رسالة إخبارية مخصصة لجميع العملاء. يجب على موظفي إدارة المكتب إعداد المذكرات والإعلانات وإرسالها إلى جميع الموظفين. من المتوقع أن يتعامل موظفو إدارة المكاتب مع استفسارات البريد الإلكتروني وإما أن يجيبوا على البريد الإلكتروني إلى الإدارة المختصة.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةإدارة الجدول الزمني
حجز المواعيد ، والتخطيط للمؤتمرات وإعلام الموظفين بالجداول يعني تقليديا كتابة جميع المواعيد في يوميات مركزية وإرسال تحديثات أسبوعية أو يومية للموظفين. الآن ، اكتمال معظم جدولة إلكترونيا مع برامج إدارة البيانات مثل Outlook ، iCal أو يودورا. يتيح هذا لموظف إدارة مكتب تحديث ونشر العديد من التقويمات إلكترونيا. يسمح ذلك للموظفين الآخرين بالتحقق من التقاويم في وقت واحد ، وإجراء التعديلات حسب الضرورة.
أجب على الهواتف
يقوم موظفو إدارة المكتب بالإجابة على الهواتف والتعامل مع العملاء أو نقلهم إلى قسم أكثر ملاءمة للإجابة على استفساراتهم. كما أنه من واجب موظفي إدارة المكاتب تسجيل الرسائل التفصيلية مع أي معلومات اتصال للمتصل.
