يمثل محضر اجتماع جمعية أو منظمة السجل الرسمي للإجراءات التي اتخذها مجلس إدارة المجموعة ، ولكن ليس المقصود منها أن تكون نصًا شاملاً كليًا. يمكن أن يقدم الكثير من التفاصيل صورة مربكة لما أنجزه الاجتماع ودعا إلى سوء التفسير. إن مفتاح كتابة محاضر الاجتماعات المناسبة هو أن تكون موجزة ودقيقة ، وأن تتبع الممارسات القياسية.
$config[code] not foundابدأ المحضر باسم المؤسسة وسجل تاريخ الاجتماع وموقعه. يجب أن يلاحظ المحضر جميع أعضاء مجلس الإدارة الحاضرين ، ووجود النصاب القانوني والوقت الذي استدعي فيه الاجتماع. يجب على السكرتير أيضا تسجيل الوقت الذي يصل فيه أعضاء مجلس الإدارة متأخرين أو يغادرون مبكرا للحصول على سجل واضح لمن كان حاضرا عندما تم أخذ أي تصويت.
اتبع جدول الأعمال لفحص العناصر التي تأتي أولاً ، مثل التصحيحات والإضافات إلى محضر الاجتماع السابق ، أو قبول تقرير أمين الخزانة أو عرض تقارير اللجان التي لا تتطلب اتخاذ أي إجراء آخر. بالنسبة للتقارير المكتوبة مثل تحديث من أمين الصندوق ، ما عليك سوى إرفاق التقرير بالدقائق. للتقارير الشفوية ، تلخيص لفترة وجيزة.
سجل جوهر الإجراء الذي يتخذه مجلس الإدارة ، ولكن ليس حوارًا جارٍ للمناقشة بين أعضاء مجلس الإدارة. عندما يتم تقديم اقتراح ، سجل من الذي تقدم الاقتراح ومن أعاره ، ونتائج التصويت. لاحظ الإجراءات الأخرى التي تم اتخاذها في الاجتماع والتي لا تخضع للتصويت ، مثل رئيس مجلس الإدارة لتعيين المهام لحدث جمعية قادم ، وأعضاء مجلس الإدارة التطوع للحصول على عضوية اللجنة والمناقشات حول الأنشطة المستقبلية. يجب أن يتضمن المحضر تجميعًا موجزًا لأي نقاش آخر.
تلخيص القضايا المثارة في إطار بند جدول الأعمال الخاص بـ "الأعمال الجديدة". في حين أن العمل الجديد يمكن أن يكون أي شيء ، يجب أن يعكس المحضر بشكل أساسي الموضوع الذي تم طرحه ، ومن قام برفعه ، وأي توجيهات من الرئيس أو مجلس الإدارة لمعالجة القضية أو "نظرة بداخله."
قم بإنهاء الدقائق مع تاريخ ووقت ومكان الاجتماع التالي. قم بإيداع المحاضر حسب توجيهات رئيس مجلس الإدارة أو الرئيس ، مثل الإنترنت أو في خزانة الملفات المعينة.
