تشمل مهام السكرتير عادة إجراء ترتيبات السفر لمديرها و / أو الموظفين الآخرين. وبما أن الأمناء مسؤولون عادة عن الاحتفاظ بالجدول الزمني للمديرين التنفيذيين المشغولين ، فإنهم يعتنون أيضا بخطط سفرهم ويضمنون اتخاذ الترتيبات اللازمة ، بما في ذلك حجوزات الفنادق وتأجير السيارات.
التخطيط لجعل ترتيبات السفر
بمجرد أن يكتشف أمين أن رئيسها يجب أن يسافر للعمل ، يجب عليها معرفة التواريخ الدقيقة للرحلة المتوقعة. إذا كنت مسؤولاً عن إجراء ترتيبات السفر لكل شخص في إدارتكم أو مكتبك ، يجب عليك تحديد ما إذا كان الموظفون الآخرون يسافرون في نفس الوقت أيضًا. اعتمادًا على الشركة التي تعمل بها ، قد يتعين عليك تحديد ميزانية نفقات السفر أو الاتصال بقسم المحاسبة لمعرفة ما إذا كانت الأموال في الميزانية الخاصة بالرحلات. يجب أن تعرف ما هي الفنادق الموجودة في المنطقة التي سيسافر فيها رئيسك في العمل ، إذا كان لديها أي تفضيلات ، واحصل على التكاليف وتوافر الغرف.
$config[code] not foundجعل ترتيبات السفر
الآن بعد تأكيد الأيام وعدد الأشخاص المسافرين ، يجب عليك إجراء ترتيبات السفر الفعلية. قد تشمل مهام السكرتير الذهاب إلى الإنترنت وإجراء التحفظات بنفسها أو الاتصال بوكالة سفر مع جميع التفاصيل. قد يكون للشركات الأكبر حجماً إدارة سفريات حيث يتعين على السكرتارية فقط تقديم خط سير الرحلة المقترح ويتحمل طاقم السفر مسؤولية اتخاذ جميع الترتيبات بالفعل. تشمل مسؤوليتك أيضًا مراجعة تأكيد الترتيبات وضمان أنها صحيحة. يجب أن تعرف ما إذا كان رئيسك في العمل لديه أي تفضيلات للجلوس على الطائرة ، وكم عدد الحقائب التي سيتم أخذها ، وإذا كان يجب التحقق منها. قد يتطلب الاجتماع أو المؤتمر الذي يحضره رئيسك حجز مقعدها ، ومن المحتمل أنك ستكون مسؤولاً عن إرسال الرد على RSVP نيابة عنها.
استكمال الترتيبات
جزء آخر من القيام بترتيبات السفر يتضمن الاهتمام بحاجات السفر لرئيسك أثناء غيابها. يجب أن تعرف ما إذا كان رئيسك في العمل يحتاج إلى النقل إلى المطار أو إذا كان سيتم تعويضها عن تكلفة وقوف سيارته في المطار. يجب عليك تقديم نسخة مطبوعة من خط سير الرحلة ليستخدمها رئيسك عند وصولها إلى وجهتها حتى تعرف جدولها اليومي وتتضمن عناوين الفندق وموقع الاجتماع أو المؤتمر. يمكنك حجز سيارة مستأجرة مسبقاً والتي ستكون متوفرة عند وصولها أو ترتيب خدمة النقل المكوكية الخاصة بالفندق لتنقلها إلى الفندق. وتشمل واجبات السكرتير عند اتخاذ ترتيبات السفر ضمان تغطية كل جانب من جوانب الرحلة.
