أخبرنا إذا كان هذا يبدو مألوفًا. أنت في حاجة إلى حضور الجميع لحضور اجتماع كبير ، أو الحصول على مكالمة جماعية ، مما يعني أن الجميع سيكون بعيدًا عن مكاتبهم لبضع ساعات. الاجتماع مهم ، ولكن العمل الذي سيقاطعه الاجتماع.
هناك طرق يمكنك من خلالها تلبية كل من الاحتياجات في العمل. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية عقد الاجتماعات مع الاحتفاظ بالإنتاج على المسار الصحيح ، من خلال تحسين الكفاءة والأتمتة ومن خلال استخدام التكنولوجيا.
$config[code] not foundنجاعة
- مراجعة العمليات الداخلية الخاصة بك. قد يكون لديك بعض المهام التي تشكل جزءًا من روتينك اليومي الذي يمكنك الاستغناء عنه. بمجرد أن تعرف ما هي عليه ، يمكنك فصل المهام المهمة عن المهام التي لم تعد ضرورية.
- مندوب. تأكد من التواصل مع فريقك حول ما يمكنهم فعله للمساعدة في تبسيط المشاريع. اعرف ما يمكنك القيام به بنفسك ، وما الذي يتطلب تعزيزات.
- خذ فترات راحة. قد يبدو هذا متناقضاً ، لكن في بعض الأحيان تحتاج إلى التوقف عن العمل لمواصلة العمل. وكما يقول فوربس: "عندما يكون مستقلا ، فإن إنزيم الليباز البروتين الشحمي (LPL) ، المسؤول عن تحطيم الدهون في مجرى الدم وتحويله إلى طاقة ، ينخفض بشكل كبير ، مما يؤدي إلى تكوين الخلايا الدهنية. باختصار ، فإن نقص الحركة يساوي انخفاضًا في الطاقة. "
- خطة يومك حول الغداء. كثير منا أكثر حدة في الصباح ، لذلك استخدم ذلك الوقت للعمل الذي يتطلب تحليلاً وفكرًا عميقين. اكتب تقارير وأرقام أزمة بمجرد أن تجلس. بعد الغداء ، عندما تزود بالوقود ، ركز على الأشياء التي تتطلب منك التفاعل وتبادل الأفكار ، مثل الاجتماعات والمكالمات الجماعية.
- حضر قائمة. ضع كل ما تحتاج إلى القيام به حسب الأولوية والوقت الذي سيستغرقه. أثناء التحقق من كل مهمة ، يمكنك اكتشاف أوقات اليوم الأكثر إنتاجية.
التشغيل الآلي
- أتمتة مهام الوسائط الاجتماعية. ربما تكون Hootsuite هي الأكثر شهرة ، ولكن هناك العديد من تطبيقات وأدوات الشبكات الاجتماعية الأخرى أيضًا. على سبيل المثال ، يسمح لك Buffer بجدولة المشاركات وفقًا لنمط محدد. لذلك إذا أردت ، على سبيل المثال ، نشر أيام الأسبوع في الساعة العاشرة صباحًا ، يمكن أن يساعدك Buffer في القيام بذلك. منصة أخرى ، Dlvr.it ، تسمح لك بمزامنة موقعك مع Facebook و Twitter و LinkedIn.
- إنشاء قوالب للمستندات شائعة الاستخدام. لنفترض أنك ترسل نفس نوع الفاتورة أو الرسالة كل أسبوع. يمكنك توفير الوقت عن طريق إنشاء قالب لهذا ، وبعد ذلك فقط تحتاج إلى ملء الأسماء والتواريخ والأرقام المناسبة.
- استخدم التقويمات عبر الإنترنت في السحابة وشاركها. يمكن أن يستغرق الجلوس في الاجتماعات وقتًا ، ولكن يمكن أيضًا جدولة الاجتماعات. عن طريق السماح لزملائك وعملائك بمعرفة ما ستفعله ومتى ستفعل ذلك ، يمكنك حفظ الكثير من رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات.
- أتمتة متابعة العملاء والمهام المماثلة. بعد مراجعة العمليات الداخلية ، قد تجد أن هناك عددًا من الوقت المستغرق في إضاعة المهام التي يمكنك تنفيذها تلقائيًا خلال 30 دقيقة أو أقل.
- قم بإنشاء ردود البريد الإلكتروني "المعلبة" للرسائل الإلكترونية التي تتطلب نفس الاستجابة مرارًا وتكرارًا. وبهذه الطريقة ، لن تضطر إلى كتابة نفس الرسالة الإلكترونية في كل مرة تستجيب فيها. أو الأفضل من ذلك ، إذا طُلب منك نفس السؤال مرارًا وتكرارًا ، فأنشئ صفحة أو مستندًا للأسئلة الشائعة وأنشره على الإنترنت أو زوّده لزملائك ، بحيث تكون الإجابات في متناول اليد ويتم تقليل متطلبات الاتصال.
تقنية
- ضع قوائم التحقق في السحابة بحيث يمكنك اصطحابها معك ومشاركتها. Forgett يسمح لك لمشاركتها أو الاحتفاظ بها خاصة ، وحتى يتيح لك إضافة صور متحركة المتحركة. ويحتوي Checkli على العديد من الميزات نفسها ، ويسمح لك بإنشاء إصدارات PDF من قوائمك.
- تعرف على وحدات الماكرو (ويعرف أيضا اختصارات). تحتوي برامج مثل Microsoft Word على وحدات ماكرو كميزة مدمجة تتيح للمستخدمين إجراء المهام الروتينية تلقائيًا. من السهل إنشاءها وتخصيصها. بعضها سهل بما فيه الكفاية (control i for المائل). بعد حصولك على مقبض ، ستوفر الوقت أثناء الكتابة. لمعرفة المزيد حول إنشاء وحدات ماكرو لبرنامج Microsoft Word ، قم بزيارة صفحة دعم Microsoft Office. وبروح هذه القطعة ، احفظ هذه المعلومات كوثيقة وقم بمشاركتها مع زملائك والموظفين لمساعدتهم على تبسيط احتياجاتهم.
- إذا كنت تريد معرفة كيفية إنشاء قوالب في Word أو Excel أو Powerpoint ، فإن أفضل رهان هو معرفة ما يقوله Office. أيضا ، هذه المقالة مفيدة لأنها تركز على تعاون الفريق.
- استخدام برامج المحاسبة لتبسيط مهام الفوترة والفوترة. ليس من الضروري إنشاء فواتير للعملاء الذين تتم محاسبتهم بنفس المبلغ كل شهر لنفس الخدمة.
- استخدم التصنيفات والحافظات والعلامات في صندوق بريدك الإلكتروني. هذا يساعد على فرز العناصر وتنظيمها ، والأهم من ذلك ، أنه يساعد على استرجاع الرسائل بشكل سريع.
تحدث أشياء مهمة في اجتماعاتك ، وليس من الصواب أن تخوض في قلقهم بشأن ما ستفقده. من خلال اتباع بعض هذه النصائح حول كيفية عقد الاجتماعات ، ستتمكن من خفض بعض المهام الصغيرة حول المكتب من أجل التركيز على المهام الأكبر في غرفة الاجتماعات.
صورة الاجتماع عبر Shutterstock
المزيد في: برعاية 2 تعليقات ▼
