الوقت هو واحد من أثمن الأصول لأصحاب الأعمال. ولكن مع الكثير من الوقت في إضاعة المهام في قائمة المهام الخاصة بك ، تحتاج إلى السيطرة على عملك أو سيسيطر عليك. لحسن الحظ ، يمكن أن تساعد التكنولوجيا.
$config[code] not foundفيما يلي 10 إضاعة شائعة لمهام وقت التشغيل التلقائي لتحرير الوقت:
فرز رسائل البريد الإلكتروني
قبل الالتفاف على رسائل البريد الإلكتروني ، فإنه يساعد على تنظيمها. واحدة من أفضل التحركات الكفاءة التي يمكنك القيام بها هي استخدام الملصقات وعلامات و / أو وظائف المجلد في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك. بهذه الطريقة ، يمكنك معالجة رسائل البريد الإلكتروني المهمة أولاً ، وأهم الرسائل الأقل أهمية لاحقًا (أو ربما أبداً). كما أنه يساعدك على "دفع" رسائل البريد الإلكتروني لتحقيق الكفاءة.
على سبيل المثال ، قد تتطلب بعض الرسائل استجابة فورية بينما يمكن للآخرين الانتظار. أو قد ترغب في التركيز على رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بمشروع واحد محدد في كل مرة. هذه الحالات هي مثالية للمجلدات المسمى.
يمكن لمنصات البريد الإلكتروني مثل Gmail ترتيب الرسائل الإلكترونية في المجلدات تلقائيًا ، وفقًا للقواعد التي تحددها. على سبيل المثال ، يمكن أن تصل الرسائل الإخبارية الأسبوعية إلى مجلد واحد. يمكن إرسال رسائل البريد الإلكتروني من العملاء إلى مجلد أولوية أو تسمية "مهمة".
الرد على رسائل البريد الإلكتروني
عندما يحين وقت الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، من المحتمل أن تكون بعض الردود هي نفسها أو على الأقل مماثلة. على سبيل المثال ، قد ترسل ردودًا مشابهة إلى استفسارات العملاء المحتملين أو عامة الناس.
في هذه الحالات ، يمكنك توفير الكثير من الوقت باستخدام الردود الجاهزة في Gmail أو قوالب البريد الإلكتروني في Outlook.
النشر على وسائل التواصل الاجتماعي
يعد التعامل بشكل شخصي في الشبكات الاجتماعية أمرًا مهمًا ، ولا يجب عليك تخطي ذلك. هذا لا يعني أنك بحاجة إلى القيام بكل شيء يدويًا.
عند نشر تحديثات عامة أو روابط أو محتوى مشابه ، يمكن أن تساعدك جدولة التطبيقات مثل Buffer و Hootsuite على توفير الوقت عن طريق جدولة النشرات على مدار الأسبوع. بدلاً من الانتقال بين المواقع والتطبيقات ، يمكنك إدارة كل شيء من لوحة تحكم واحدة.
كما توفر منصات التدوين مثل WordPress ومواقع التجارة الإلكترونية مثل Etsy خيارات لنشر روابط أو منتجات جديدة تلقائيًا إلى مواقع التواصل الاجتماعي.
أخيرًا ، إذا كنت تفضل تنظيم محتوى تابع لجهة خارجية لمتابعيك ، فإن هناك خدمة مثل 99 دولارًا من مصادر اجتماعية ومحتوى مشاركات إلى حساباتك الاجتماعية ، وفقًا لتعليماتك. سيؤدي ذلك إلى تحريرك للعمل على استراتيجية اجتماعية ، بدلاً من تفاصيل التنفيذ.
جدولة المواعيد
هل سبق لك أن ذهبت ذهابا وإيابا لجدولة المواعيد مع العديد من الناس مشغولين - تكافح من أجل العثور على التاريخ والوقت الذي يعمل على الجميع التقويمات؟ يمكن أن يكون محبطًا.
إذا قمت بجدولة الكثير من المواعيد ، فيمكن أن تقضي ساعات كل عام في هذا الوقت في إضاعة المهمة. بدلا من ذلك ، لماذا لا تنفذ تطبيق جدولة على الإنترنت مثل ScheduleOnce؟
يمكنك ببساطة ربط تقويمك الحالي بالتطبيق. سيتم دمج تطبيق جدولة جيد مع التقاويم الشائعة مثل Outlook وتقويمات Google. ثم دعوة أطراف ثالثة للاتصال بالإنترنت لمعرفة ما هو متاح في جدولك الزمني ، واختيار التواريخ والأوقات المناسبة لهم.
حتى أن بعض الأشخاص الأذكياء يضيفون رابطًا إلى تقويمهم عبر الإنترنت مباشرة في توقيعاتهم بالبريد الإلكتروني - مما يقطع خطوة أخرى عن العملية.
ستتجنب إضاعة الوقت في العمل ومقارنة رسائل البريد الإلكتروني. كانت اجتماعات الجدولة سهلة للغاية كما هو الحال مع تطبيق الجدولة.
إرسال الفواتير المتكررة
إذا قمت بسداد فواتير للعملاء أو العملاء لنفس المبلغ كل شهر ، فمن السهل أتمتة ذلك. يمكن إعداد بعض برامج المحاسبة مثل Xero لإنشاء وإرسال الفواتير المتكررة بانتظام عبر البريد الإلكتروني. ترسل بعض الأنظمة أيضًا رسائل تذكير بالمتابعة إذا لم يتم دفع الفاتورة في الوقت المناسب.
أو ربما يكون لديك عملاء على ترتيبات فوترة بطاقة الائتمان المتكررة ، مثل الاشتراكات. في هذه الحالة ، استخدم شيئًا مثل Freshbooks أو PayPal لشحن بطاقة العميل كل شهر.
كثير من الشركات الصغيرة هي المؤسف للأسف في إرسال ومتابعة الفواتير. يوفر أتمتة الوقت ، بالطبع. كما أنه يجعل من غير المرجح أن تقع هذه المهمة الهامة من خلال الشقوق.
أتمتة تقارير حركة المرور الموقع
تتمثل إحدى أفضل الطرق لمعرفة كيفية جذب المزيد من الزيارات إلى موقع الويب في فهم حركة المرور الحالية بشكل أفضل. تحتاج إلى معرفة ما يعمل اليوم - وما هو غير ذلك. بعبارة أخرى ، يجب أن يكون لديك مؤشر جيد على ما يبحث عنه الزوار ، وكيف يصلون إلى موقعك ، وماذا يفعلون عندما يصلون إلى هناك. من المهم مراجعة ذلك دوريًا لقياس ما إذا كنت تحقق تقدمًا أم لا.
ولكن البحث في كميات هائلة من بيانات Google Analytics يستغرق وقتًا. وربما تباطؤ.
بدلاً من ذلك ، خذ الوقت - مرة - لإعداد تقارير حول الإحصاءات الأساسية. ثم أرسل تلك التقارير (التقارير) المرسلة إليك عبر البريد الإلكتروني و / أو الآخرين على فريقك مرة واحدة في الأسبوع. يمكنك إرسالها كملف PDF أو كجدول CSV.
ستوفر تقارير حركة الزيارات المتكررة من Google Analytics وقتًا هائلاً على المدى الطويل. بدلاً من زيارة لوحة تحكم Google Analytics والتنقيب عبر البيانات يدويًا (عندما تتذكر ذلك!) ، سيكون لديك تقرير يتم تقديمه كل أسبوع يمكنك إلقاء نظرة سريعة عليه أو تغطية اجتماعات الفريق.
التعامل مع اتصالات دعم العملاء
تميل الشركات الصغيرة إلى الوصول إلى نقطة يصبح فيها التعامل مع مشكلات العملاء عبر البريد الإلكتروني العادي أمرًا غير عملي. ينتهي بك الأمر إلى نسخ ولصق المعلومات من رسائل البريد الإلكتروني إلى أنظمة برامج أخرى ، مثل نظام إدخال الطلبات أو قاعدة بيانات جهات الاتصال.
والأسوأ من ذلك ، يتم دفن الاتصالات المهمة في صندوق البريد الخاص بموظف واحد. البعض الآخر في الشركة ليس لديهم رؤية ، إلا إذا كنت تتذكر إرسال بريد إلكتروني يدويًا لزملاء العمل لإبقائهم في حلقة.
برامج مكتب المساعدة مثل Groove يمكن أن يكون المنقذ. تحصل مكاتب المساعدة أو أنظمة إصدار التذاكر على اتصالات العملاء في مكان مركزي واحد ، ويقوم تلقائيًا بإشعار جميع أعضاء الفريق المناسبين.
ثم اذهب إلى أفضل - استخدم أداة مثل Zapier لدمج اتصالات دعم العملاء مع الأنظمة الأخرى التي تستخدمها. استخدم Zapier لإرسال اتصال إلى برنامج المحاسبة الخاص بك (مثل تحديث معلومات الاتصال بالعميل). أو إرسالها إلى نظام إدارة مشروعك (مثل ما إذا كانت هناك حاجة إلى صيانة خاصة للحساب).
من خلال الدمج مع الأنظمة الأخرى ، ستتجنب إدخال بيانات مكررة ، أو ما هو أسوأ من ذلك ، الوقت الذي يهدر آثار الارتباك والأخطاء.
أتمتة متابعة التسويق رسائل البريد الإلكتروني
يمكن أن تساعد برامج التشغيل الآلي للتسويق مثل Infusionsoft الفرق الصغيرة في كسب النفوذ. يمكنك إعداد حملات التسويق بسلسلة من الاتصالات لكل خطوة.
على سبيل المثال ، لنفترض أن أحد العملاء المحتملين يأتي إلى موقعك على الويب ويملأ نموذجًا لتنزيل مستندك المجاني. يمكنك إرسال سلسلة من اتصالات المتابعة لرعاية هذا العميل المحتمل - دون الحاجة إلى بدء رسائل البريد الإلكتروني يدويًا في كل مرة. هذا هو النفوذ!
ملء الاستمارات على الانترنت
عندما تحاول الاشتراك في نظام أساسي جديد عبر الإنترنت أو خدمة أو رسالة إخبارية أو أي شيء يتطلب التسجيل ، فمن المحتمل أن تقوم بملء نموذج.ملء نموذج واحد هنا أو ليس هناك مشكلة كبيرة. لكنهم يضيفون معاً وقتًا واحدًا لإضاعة المهام في حياتك.
يمكن أن تقوم برامج مثل Roboform بملء هذه النماذج تلقائيًا. لن تضطر إلى إدخال نفس المعلومات مرارًا وتكرارًا.
النسخ الاحتياطي للبيانات الخاصة بك
بياناتك هي واحدة من أهم الأصول التي تمتلكها شركتك. هذا هو السبب في النسخ الاحتياطية العادية مهمة جدا. ولكن ينسى الأشخاص أو ببساطة لا يأخذون الوقت الكافي لإكمال هذه المهمة بانتظام.
تقدم الخدمات القائمة على السحابة مثل Carbonite و Dropbox حلولًا ستقوم تلقائيًا بنسخ ملفاتك إلى السحابة.
باستخدام Google Drive و Microsoft OneDrive ، يمكنك تعيين أن جميع المستندات الافتراضية للحفظ تلقائيًا إلى السحابة. ويمكنك أيضًا إعداد نسخ احتياطية تلقائية محليًا من خلال Windows أو Apple Time Machine.
أتمتة هذه المهام 10 إضاعة الوقت ، ومن ثم العثور على 10 أكثر لأتمتة. بضع دقائق حرر هنا وهناك في النهاية تضيف ما يصل إلى ساعات. هذه ساعات يمكنك استخدامها للتراجع والاستمتاع بالحياة.
تعبت في العمل صورة عبر Shutterstock
5 تعليقات ▼
