حان وقت الاجتماع المهم: هل تعرف أين ملفاتك؟

إن عقلًا منظمًا يخلق مخرجات منظمة في أي مسعى يتورط فيه. إن العمل المنظم جيدًا يعني أن العقل المنظم يدير العرض ، وهذا هو نوع العمل الذي يصل إلى الأهداف.

من السهل الحفاظ على المساحة الفعلية الخاصة بك منظمة ، ولكن من حيث النجاح المالي ، ما هو موجود في الداخل هو المهم. بشكل خاص ، ملفات الكمبيوتر والمجلدات الخاصة بك. بدون جهاز كمبيوتر منظم ، لا يستحق المكتب الناصع تلة من الفول.

$config[code] not found

ما الملفات والمجلدات على جهاز كمبيوتر منظم تبدو وكأنها

يحتوي جهاز الكمبيوتر المنظم على ملفات ومجلدات تمت تسميتها وترتيبها بحيث يمكن للمستخدمين العثور بسهولة على ما يبحثون عنه. يحتفظ معظم الناس بهذه النية عند حفظ الملفات وإنشاء المجلدات ، ولكنها لا تدوم طويلاً.

وبسرعة كبيرة ، تصبح أجهزة الكمبيوتر المكتبية مزدحمة ، وتنزيل المجلدات ، وتستهلك ملفات التثبيت التي لم يتم حذفها جزءًا كبيرًا من محركات الأقراص الثابتة. يتم إنشاء مجلدات جديدة عند عدم العثور على المجلدات الحالية ، وتتم تسمية الملفات بكل ما يبدو مناسبًا في ذلك الوقت. لا ينجح ذلك عندما تضطر إلى جلب ملفات محددة إلى اجتماع أو عندما يكون لديك فريق من الموظفين الذين يحتاجون إلى الوصول إلى الملفات على خادمك. من خلال تسمية ملفاتك ، فإن أول ما يتبادر إلى ذهنك هو أنك تخلق حالة من الفوضى.

تنظيم ملفات الكمبيوتر يبدأ مع النظام

تنظيم ملف يبدأ مع اصطلاح التسمية. اصطلاح التسمية هو قالب محدد مسبقًا أو بنية لتسمية ملفاتك. على سبيل المثال ، إذا قمت بإنشاء مستندات Microsoft Word بانتظام ، فقد تقوم بحفظها باسم ملف يبدأ بتاريخ الإنشاء. إذا كانت مستنداتك تحتوي على معلومات تم تجميعها من أحداث مختلفة ، فقد تحفظ ملفاتك على أنها " date + event name + document description "هذا يسمح بتجميع ملفاتك حسب التاريخ أولاً والحدث الثاني داخل المجلد.

مع وضع اصطلاح التسمية ، عندما تنظر إلى قائمة بأسماء الملفات ، ستتعرف عليها على الفور وستتمكن من العثور على ما تحتاجه. استخدام اصطلاح التسمية يجعل جميع الفرق في العالم ، كما ترون في هذه الأمثلة المنشورة من قبل RevEngine Marketing.

يجب أن تستند أي اتفاقية تسمية تستخدمها إلى الطريقة التي من المرجح أن تبحث بها عن ملفاتك ومجلداتك لاحقًا. من بين أوصاف العديد من أدوات التنظيم المفيدة ، يقوم Setapp بعمل نقطة مهمة: يسمح لك اسم الملف الجيد بمعرفة ما يحتويه الملف بدون فتحه. إذا فات الأوان وحصل على مجموعة من الملفات تتكدس بأسماء متباينة ، فكل ما تحتاج إليه هو بضع دقائق للتوصل إلى اتفاقية تسمية وتطبيق إعادة تسمية مجمَّع لتنفيذ العمل.

قبل البدء في إعادة تسمية الملفات والمجلدات ، قم بوضع اصطلاح تسمية واضح. يجب أن تتضمن اصطلاح التسمية معلومات مهمة في اسم الملف مثل:

تاريخ إنشاء الملف. لملفات التسويق ، هذا يعمل بشكل جيد. على سبيل المثال ، لنفترض أنك قمت بإنشاء رسائل إخبارية بالبريد الإلكتروني في مستندات Word قبل أن يتم إرسالها وأن تقوم بإنشاء مراجعات متعددة. سترغب في حفظ كل مسودة جديدة بالتاريخ الذي تم إنشاؤه فيه. بهذه الطريقة ، إذا قررت أنك تريد العودة إلى المسودة التي أنشأتها بالأمس ، فيمكنك ذلك.
التاريخ الذي يمثله محتوى الملف. على سبيل المثال ، إذا كنت تجمع بيانات حول الأحداث التاريخية التي سيتم إدخالها في مخطط زمني ، فقد ترغب في استخدام تاريخ الحدث التاريخي في اسم الملف. عند عرض هذه الملفات في مجلد ، سيتم تنظيمها أبجديًا حسب التاريخ ، مما يسهل استخراج المحتوى بترتيب زمني.
الموقع مشتق من المحتوى الخاص بك. إذا قمت بجمع معلومات أثناء حضور أحداث التواصل ، سيساعدك إضافة الموقع في اسم الملف على الوصول إلى المعلومات الصحيحة في وقت لاحق. قد يكون لديك إدراك مفاجئ وتحتاج إلى الوصول إلى الملف الذي يحتوي على معلومات من Digital Hollywood في العام الماضي ، ولكن ما لم تضع "Digital Hollywood" أو "DH" في اسم الملف ، فسيتعين عليك فتح المستندات للعثور عليه.
بدائل محددة التاريخ. بدلاً من استخدام تاريخ كامل ، مثل "08 2015-12" ، قد ترغب في الإشارة إلى الأرباع في اسم الملف الخاص بك. على سبيل المثال ، سيمثل "2015-Q3" الربع الثالث من عام 2015. إذا كنت بحاجة إلى الرجوع إلى المعلومات من الربع الثالث من أي عام ، فيجب تنظيم أسماء الملفات حسب الربع. بخلاف ذلك ، سيتعين عليك إجراء الحسابات لترجمة تواريخ محددة إلى جهات قبل أن تعرف أنك حصلت على الملف المناسب.

أنت بحاجة لاتفاقيات تسمية بديهية

من الصعب العثور على الملفات المحفوظة بدون اصطلاحات التسمية. إذا واجهتك أنت أو أي شخص في شركتك صعوبة في العثور على الملفات ، فليس من المتأخر جدًا إنشاء اتفاقية تسمية وتنفيذها.

صورة عبر Shutterstock