يمكن أن يكون الاتصال السيئ في بيئة العمل مكلفًا جدًا. قد يؤدي ذلك إلى اتخاذ قرارات باستخدام افتراضات خاطئة وبيانات غير موثوقة. مثل هذه المشاكل يمكن أن تكلف المنظمات أكثر من 7000 دولار في اليوم في المتوسط.
هناك العديد من الأسباب التي تجعل المعلومات الخاطئة تتسلل إلى مؤسستك في الوقت الحالي: الإرشادات والتوقعات غير الواضحة ، ومهارات الاستماع السيئة ، والبيانات غير الموثوق بها ، ونقص التعاون بين أعضاء الفريق والقائمة مستمرة. واحدة من قضايا الاتصال الرائدة تشمل الفرق والإدارات العاملة في صوامع وليس تبادل المعلومات.
$config[code] not foundهذا النقص في التعاون يمكن أن يقتل أعمالًا متنامية.
لذلك يمكن حل هذا؟ إليك فكرة: الترويج لنسخة واحدة من الحقيقة في نشاطك التجاري.
وأعني بذلك أن نشاطك التجاري يجب أن يعتمد الشفافية والمشاركة الأفضل للبيانات والمعلومات عبر المؤسسة. ويمكن القيام بذلك بمساعدة الحلول القائمة على السحابة التي تعزز الشفافية والتعاون.
فوائد مشاركة المعلومات في مكان العمل
يمكنك تحقيق الفوائد التالية من خلال تشجيع هذا التعاون بين موظفيك.
واحد "الحقيقة" من شأنه تمكين القرارات الأفضل
قد تواجه هذا المصطلح في الحوسبة: نسخة واحدة من الحقيقة أو SVOT. إنه مبدأ يشجع على استخدام قاعدة بيانات مركزية ومتزامنة لإيواء جميع البيانات ذات الصلة في شكل قياسي.ويهدف هذا إلى ضمان سلامة البيانات المستخدمة في أي نقطة معينة.
وينطبق نفس الشيء على تدفق المعلومات داخل مؤسستك. يجب أن تتدفق المعلومات الدقيقة والموثوقة عبر جميع مستويات النشاط التجاري بغض النظر عما إذا كانت جيدة أو سيئة. على سبيل المثال ، قد تؤثر المراجعات السلبية على الأداء المدرك لموظفي دعم العملاء. وبالتالي ، لديهم مصلحة ثابتة في تشويه هذه التعليقات في محاولة للحد من اللوم.
تكمن المشكلة في أن عدم التناظر في المعلومات يمكن أن يؤدي إلى ضعف عملية اتخاذ القرار. تحتاج إلى ارتداؤها مشاكل مثل هذه في مهدها. ستضمن مشاركة البيانات والمعلومات بطريقة شفافة أن يكون الجميع في حلقة ، وأن يكون الجميع على علم بأي مشكلات محتملة مع النشاط التجاري أو المنتج أو الخدمة التي يمكن معالجتها بطريقة تعاونية.
الشفافية تعزز الثقة
هناك مبدأ آخر يمكنك تطبيقه للتأكد من أنك تعمل على معلومات دقيقة وهو الجودة من المصدر. والسؤال الرئيسي الذي ينبغي طرحه هنا هو: أين تأتي المعلومات ، وكيف تكون ذات صلة بي؟
المشكلة في الكلام الشفهي والمعلومات النوعية هي أنه يمكن أن يتأثر بالتحيز أو الأكاذيب الصريحة. بعض المديرين التنفيذيين هم بجنون العظمة إزاء تبادل المعلومات مع الجميع ، على سبيل المثال. في حين أن بعض الأمور قد تحتاج إلى أن تكون سرية ، فهناك أشياء يجب عليك مشاركتها مع جميع المعنيين. على سبيل المثال ، السماح للأشخاص بمعرفة كيفية أداء نشاطك التجاري من حيث المقاييس والمؤشرات يمكن أن يساعد في تأكيد مساهمة الجميع.
لكن كيف يمكنك فهم هذه الأرقام للجميع؟ هذا هو المكان الذي تأتي فيه أدوات التصور ولوحات المعلومات. خدمة Cyash واحدة من أجهزة المراقبة سهلة الاستخدام ، والتي تسمح لك بنشر لوحات معلومات الأعمال ببساطة عن طريق وضع الأدوات.ويمكنه أيضًا التكامل مع الأدوات التي قد تستخدمها مثل Google Analytics أو PayPal أو حتى Facebook. إذا كان لديك شاشات عرض كبيرة في مكتبك ، فيمكنك توصيلها حتى يتمكن كل شخص في نشاطك التجاري من الحصول على لقطة سريعة لحالة نشاطك التجاري في الوقت الفعلي. من خلال جعل المعلومات مرئية ، قد يكتشف البعض الاتجاهات والفرص التي قد تمر دون أن يلاحظها أحد. مع لوحة القيادة القوية ، كل شيء من السهل تتبع ومراقبة ، وفوق كل ذلك يمكنك توفير الكثير من الوقت.
التعاون الفعال يعزز التآزر
غالباً ما ينشأ الاحتكاك بين الإدارات من كل قسم معتقداً أنه يساهم بشكل أكبر في الشركة ويعمل بشكل أكثر صعوبة من الآخرين. وكثيراً ما يتفاقم ذلك بالطريقة العشوائية التي يقيس بها بعض المديرين الأداء. حتى أعضاء الفريق الفردي قد يتخلفون إذا لم يتمكنوا من معرفة ما إذا كانوا يقومون بعمل ذي معنى ، أو مدى أدائهم ، أو إذا كانوا يساعدون بالفعل في تحقيق القيمة.
لذا من المهم تحديد المقاييس المهمة لنشاطك التجاري. سيحتاج المتخصصون في الصناعات المختلفة إلى مقاييس مختلفة. على سبيل المثال ، لا يحتاج الأشخاص في الصناعات الإبداعية بشكل أكبر حقًا لساعات عملهم ليعرفوا إذا كانوا يؤدونها. عادة ما يعتمدون على جودة إنتاجهم ومقبولية العميل كقياسات أفضل للنجاح. وهذا يختلف عن المزيد من الأفراد المعنيين بالمعاملات ، حيث قد توضح أعداد الطلبات التي تم الوفاء بها وسرعة التسليم بشكل أدق إنتاجيتها.
ومع ذلك ، لتتبع الأداء بشكل صحيح ، يجب أن يكون لديك طريقة ثابتة لتوثيق ما يتم إنجازه. لا يقدم حل مثل WorkflowMax طرقًا مدمجة لتتبع المهام من خلال سير العمل فقط. يمكن أيضًا إنشاء تقارير الأداء بسهولة. يمكن أن يساعدك وجود مثل هذا النظام على تتبع مقاييس على مستوى المؤسسة مثل الأرباح لكل موظف وحتى نسب الفعالية (أو إجمالي الربح الذي تحققه لكل نفقات القوى العاملة).
سير العمل المتكامل يجعل من السهل بناء القيمة
كقائد ، من المهم بالنسبة لك تمكين الأشخاص من خلال جعلهم مدركين لكيفية مساهمة الجميع في القيمة الأكبر.
مثال واحد واضح هنا هو تثبيط موقف تمرير باك. ستسمح الشفافية في سير العمل للأشخاص بأن يكونوا على دراية بأدوار ومسؤوليات بعضهم البعض وكيفية تكاملها مع أدوارهم الخاصة.
إن تدفق العمل المتكامل والتدفق الحر للمعلومات يعطيان الجميع تقديراً أفضل لكيفية تأثر الفرق والإدارات الأخرى بأفعالها.
يمكن القيام بذلك عن طريق إنشاء تدفقات عمل متكاملة يمكن لأي شخص معرفتها وفهمها. توضيح كيفية تحسين قيمة العميل وتسليمها من خلال مهام القسم المختلفة. استخدام الانسيابية. اجعلها مرئية.
إذا كنت مشتركًا في الاستثمار ، فيمكنك أيضًا الاستفادة من حلول إدارة تدفق العمل على مستوى المؤسسات ، والتي يمكن أن تكون مفيدة أيضًا للإعدادات صغيرة النطاق. على سبيل المثال ، يمكن أن يساعد برنامج إدارة المهام مثل Wrike أو حتى لوحة Kanban بسيطة مثل Trello في تتبع مهام. ما تمكّنك هذه الأدوات من القيام به هو المشاركة والتعاون على نفس المعلومات التي يحصل عليها العمل من شخص إلى آخر. من الصعب تعكير الحقائق التي يراها الجميع.
تلخيص لما سبق
إن تعزيز الشفافية والتعاون يتطلب الكثير من الجهد والإرادة. قد يتطلب الأمر بعض العمل لتشجيع الناس على الشراء في مثل هذه العقلية. يمكن تجنب سوء التواصل والسيولة إذا كان الجميع يعرف كيف يساهم الآخرون في أن أي شخص آخر يبحث في نفس نوعية المعلومات ويتصرف فيها.
تقديم طرق ملموسة لتتبع وقياس الأداء حتى يتمكن الناس من التحقق من جودة أدائهم. بهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من أن كل شخص يعمل دائمًا على المعلومات الصحيحة واتخاذ قرارات مستنيرة.
تبادل الصور عبر Shutterstock
2 تعليقات ▼
