هل تريد حل سهل لالغاء الاحتيال في النفقات؟ اقرا هذا

يمكن أن يكون الاحتيال في سداد النفقات مكلفًا جدًا للشركات الصغيرة. تشير دراسة حديثة أجرتها شركة Chrome River Technologies إلى احتمال أن تكلف الشركات الأمريكية ما يصل إلى 1.9 مليار دولار أمريكي سنويًا.

هذا ما يقرب من 35000 دولار لكل عمل. تحدثت اتجاهات الأعمال التجارية الصغيرة مع آن بيكنيل ، وهي نائبة الرئيس الأولى لنجاح العملاء في شركة Chrome River Technologies بشأن ما تحتاج الشركات الصغيرة إلى معرفته.

$config[code] not found

وكما هو مذكور في الاسم ، فإن الاحتيال في سداد النفقات هو جريمة تحدث عندما يقدم الموظف مطالبة بالتعويض عن نفقات تجارية زائفة.

كيفية تجنب الاحتيال في استرداد النفقات

استخدام التكنولوجيا المحدثة

يحتاج إعداد تقارير إدارة الحسابات وتدقيقها إلى استخدام التكنولوجيا الحديثة لتكون فعالة. كان استخدام تقارير النفقات اليدوية هو القضية رقم واحد من المسح.

"إنه لأمر مدهش كيف أن العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ما زالت تستخدم أسلوب الشموع وقلم التلوين" ، يقول بيكنيل. "ما زالوا يفعلون ذلك عن طريق الورق أو مع جداول بيانات إكسل وإرساله بالبريد الإلكتروني حول الشركة".

المشكلة مع هذه الأنظمة العتيقة هو عدم القدرة على تتبع ورؤية الاتجاهات التي ينبغي أن تنطلق الإنذارات. تساعدك أدوات دمج التكنولوجيا مثل التحليلات التلقائية في تحديد النقاط الفعالة مثل الإيصال نفسه الذي تم إرساله عدة مرات.

يقول Becknell الأتمتة تخفيض غش استرداد النفقات في النصف.

فهم الرجال الغش أكثر

لا يعد الاحتيال في سداد النفقات مجالًا واحدًا حيث توجد المساواة بين الجنسين. في الواقع ، يشير التقرير إلى أن الرجال كانوا أكثر عرضة مرتين من ارتكاب الجريمة من نظرائهم من الإناث. ليس هذا فحسب ، بل زاد احتمال إضافة 1000 دولار على الأقل إلى نفقاتهم أكثر من أربع مرات.

معرفة الموظفين الأصغر سنا ارتكاب المزيد من هذه الجرائم

في الواقع ، ما يقرب من 83 ٪ من الاحتيال في سداد المصروفات ارتكبت من قبل الموظفين بين 25 و 44.

تنفيذ سياسة رسمية مكتوبة

ليس فقط أن تكون السياسة المكتوبة مهمة ، يجب أن يكون لدى الأعمال الصغيرة إجراء من خلال ذلك يخبر موظفي الإدارة بمعالجة ما يحتاجون إلى معرفته. تقترح Becknell جعل الموظفين يوقعون على الوثيقة يساعدهم في الحصول على ملكية السياسة.

"عندما تقوم بالتوقيع على شيء ما ، هناك ارتباط عاطفي" ، كما تقول.

دمج قواعد المستوى العالي

لا يلزم أن تكون السياسة مفصّلة بشكل مفرط ، ولكنها تحتاج إلى تعيين حدود نفقات النفقات. على سبيل المثال ، في حين أنها لا تحتاج إلى تحديد المبلغ الدقيق الذي يمكنك إنفاقه على ركوب سيارة الأجرة ، يجب أن تخبر موظفيك ما إذا كان العمل أو درجة المدرب مقبولة.

يجب أن تكون البساطة أحد المعايير التي تستخدمها هنا.

لا تضاعف العملية

غالبًا ما يرى المحاسبون الفرصة للتنقيب في نفقات الشركة عند إجراء العملية تلقائيًا. والنتيجة عبارة عن تقرير نفقات معقد ويميل إلى الحصول على المطاط دون فحص دقيق.

لذلك ، من المهم إلقاء نظرة على عدد المرات ولماذا تمر تقارير النفقات من شخص إلى آخر. يجب أن تتطلع الشركات الصغيرة إلى تبسيط ذلك الجزء من العملية.

إيلاء الاهتمام للمصروفات الشخصية

واحدة من أكبر مطالبات الاحتيال في التكاليف هي استبدال النفقات الشخصية للأعمال التجارية. إحدى الهدايا المجانية هنا هي مطالبات بوجبات نهاية الأسبوع عندما لا يكون من المقرر سفر الموظف.

احترس من النفقات باهظة

أفاد أكثر من ثلث أولئك الذين اعترفوا بالاحتيال في تكنولوجيا كروم ريفر أن إضافة مبالغ تتراوح من 100 دولار إلى 499 دولارًا. المبالغ التي تبدو غيرت هي علامات حمراء يجب أن تبحث عنها. على سبيل المثال ، عادةً ما يكون الإيصال الذي يشبه استخدام نوعين مختلفين من الحبر عادةً ميتة.

الموافقة على الموقر

يقول Becknell: "ستحتاج إلى الحصول على الموافقة على هذه الإيصالات ذات معنى وتدريب المُوافِقين". وتضيف أنه من المهم أن يفهموا ما الذي يجب البحث عنه وأنهم يخضعون للمساءلة عن أي مطالبات احتيالية.

استخدام بطاقات ائتمان الشركة كخطوة استباقية

حيثما كان ذلك ممكنًا ، فإن استخدام بطاقات ائتمان الشركة لا يشجع على المطالبات الاحتيالية. هذه طريقة ممتازة لقفل معلومات مهمة مثل تاريخ ومبلغ أي معاملة.

صورة عبر Shutterstock