يمثل موظف الاستقبال شركة من خلال كونها الوجه والصوت الذي يحيي العملاء عند زيارتهم الأولى أو مكالمة هاتفية. إن قدرة موظف الاستقبال على خلق انطباع أول جيد هو عنصر مهم للنجاح الشامل للنشاط التجاري. على الرغم من أن واجبات موظف الاستقبال يمكن أن تختلف إلى حد ما من قبل صاحب العمل والصناعة ، فهناك مهارات مشتركة وصفات موظف استقبال ضروري لأي وظيفة.
$config[code] not foundمهارات التواصل
التواصل هو في قلب واجبات موظف الاستقبال. يجب أن تكون قادرة على التحدث بوضوح إلى الأشخاص عبر الهاتف وبصورة شخصية. إنها تأخذ الرسائل وترحلها إلى الشخص المناسب. قد تعطي التوجيهات والإجابة عن الأسئلة وتوجيه الزائرين أو المتصلين لموظف أو قسم آخر. يمتلك موظف استقبال جيد كتابة بخط اليد بحيث يمكن قراءة الملاحظات والرسائل بسهولة.
من المهم أيضًا معرفة مصطلحات المجال. فمهارات الاستقبال الطبي ، على سبيل المثال ، غالبًا ما تتضمن المعرفة الأساسية للإجراءات الطبية والمصطلحات المستخدمة من قِبل شركات التأمين وممثلي الأدوية. موظف استقبال جيد يعرف ما يكفي عن العمل ومفرداته المتخصصة ليتمكن من الإجابة على الأسئلة الأساسية وتوجيه المتصلين والزوار إلى الإدارات المناسبة.
القدرة على أن يكون لاعب فريق
يعمل موظف الاستقبال كحلقة وصل بين العملاء والموظفين الذين يقدمون الخدمات المطلوبة. يساعد موظفو الاستقبال العملاء والعملاء على الحصول على ما يريدون. وهي تساعد زملاء العمل بطرق متنوعة ، من إجراء المكالمات الهاتفية واتخاذها إلى حفظ دفاتر المواعيد وأداء مهام المكتب الروتينية الأخرى. وكثيراً ما يسهل موظفو الاستقبال الاتصالات بين زملائهم في العمل ، مما يساعد على ضمان سير الأعمال بسلاسة قدر الإمكان.
معرفة الكمبيوتر
اعتمادًا على الوظيفة ، قد يفيد موظف الاستقبال أكثر من الرد على الهواتف وترحيب العملاء. قد تتضمن مهام الاستثناء إنشاء رسائل ومذكرات وفواتير وجداول زمنية وأنواع أخرى من المستندات والسجلات. تعتمد معظم الشركات اليوم على الوسائل الإلكترونية في إنشاء الوثائق وصيانتها. يجب أن يتقن موظفو الاستقبال مع برامج معالجة النصوص القياسية وجداول البيانات مثل Microsoft Word و Excel. يجب أن يكونوا قادرين على تعلم أي برنامج متخصص قد تستخدمه الشركة لأعمالها الإدارية.
يجب على موظفي الاستقبال أيضًا معرفة كيفية تشغيل المعدات المكتبية القياسية. ويشمل ذلك الهواتف متعددة الخطوط وآلات النسخ وآلات الفاكس وأجهزة قياس البريد.
الشخصية الصحيحة
لا يمكن تعلم بعض صفات موظف الاستقبال في المدرسة. كونه موظف استقبال يمكن أن يكون مرهقا ؛ موظف استقبال جيد يعالج مهام متعددة في وقت واحد مع الهدوء والكفاءة. قد يكون هناك العديد من العملاء في انتظار الحصول على الاهتمام. قد يحتاج سائق التوصيل إلى توقيع أثناء قيامك بإجراء اتصالات هاتفية على أسطر متعددة. قد يسأل أحد زملاء العمل عن رسائل في نفس الوقت يطلب منك شخص آخر التحقق من جدول المواعيد. موظف استقبال جيد قادر على تنظيم وتحديد أولويات المهام بحيث يتم إنجازها بشكل صحيح وفي الوقت المناسب.
بصفتك موظف استقبال ، ستتمكن على الأرجح من الوصول إلى معلومات سرية حول زملاء العمل والعملاء. كلاهما باستثناء ولاء موظف الاستقبال وتقديره في حماية المعلومات الخاصة.
شخصية المنتهية ولايته هو زائد واضح لموظف استقبال جيد. اعتمادًا على مكان عملك ، قد يكون يومك مشغولًا للغاية ، مع الكثير من التفاعل مع العملاء وزملاء العمل. من المهم أن تكوني ممتعة وشبيهة بالعمل في جميع الأوقات ، بغض النظر عما تشعر به في الداخل أو ما هو نوع يومك.
بيئة العمل
عادة ما يجلس موظفو الاستقبال على مكتب في منطقة الاستقبال أو غرفة الانتظار أو المكتب. وفقا لمسح أخير من قبل بوسطن غلوب أكثر من 90٪ من موظفي الاستقبال يعملون حالياً من الإناث. بسبب التنوع الكبير في الصناعات والإعدادات التي يحتاج إليها موظفو الاستقبال ، فإن هناك فرصًا للعمل بشكل كامل أو جزئي ، خلال ساعات العمل العادية وفي أوقات المساء والليل والعطلات وعطلات نهاية الأسبوع.
الراتب وتوقعات الوظيفة
متوسط الراتب لموظف الاستقبال هو $34,800 في السنة ، مع نطاق يقع عادة بين $31,247 و $39,012. يمكن أن يؤثر عدد من العوامل على الراتب ، بما في ذلك صاحب العمل ، والموقع الجغرافي ، والتعليم ، واجبات الاستقبال وسنوات الخبرة.
ووفقًا لمكتب الولايات المتحدة لإحصائيات العمل ، الذي يتتبع بيانات معظم المهن المدنية ، فإن معدل النمو المتوقع لمواقع الاستقبال يبلغ حوالي 9 بالمائة حتى عام 2026. وهذا سريع بالسرعة مقارنة بالمهن الأخرى.
