هناك مسؤولية قد يرغب معظم أصحاب الأنشطة التجارية الصغيرة في نسيانها. لكن من الضروري لأي شخص يدير أي شيء أكبر من ملكية فردية. هذه هي مسؤوليتك للحفاظ على السجلات الخاصة بك الموظفين. في حين أن هذا قد لا يكون الجزء الأكثر إثارة في إدارة الأعمال ، فمن المهم.
متطلبات الاحتفاظ بسجلات الموظف
لدى الحكومات الفيدرالية والولائية والمحلية متطلبات مختلفة عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على وثائق دقيقة حول التوظيف ووظائف الموارد البشرية الأخرى لحماية كل من الموظفين والشركات. كعمل تجاري ، قد يؤدي عدم الاحتفاظ بهذه السجلات في متناول اليد إلى السماح لك بدعوى إنهاء الخدمة غير المشروعة أو تداعيات مماثلة دون الحاجة إلى أي مستندات للدفاع عن نفسك. في ما يلي بعض المتطلبات التي قد يحتاجها نشاطك التجاري للوفاء عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على سجلات الموظفين.
$config[code] not foundحافظ على توظيف سجلات لمدة عام
عندما تقوم بتعيين وظيفة جديدة ، فإن القوانين الفيدرالية مثل قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة والمادة السابعة تتطلب منك أن تكون غير تمييزي في عملية التوظيف الخاصة بك. لذلك يجب عليك الاحتفاظ بجميع الطلبات ، والسير الذاتية وغيرها من الوثائق من عملية التوظيف لمدة سنة على الأقل بعد شغل الوظيفة في حال قرر أي من الأطراف التي لم تحصل على الوظيفة رفع دعوى قضائية.
الحفاظ على سجلات الرواتب لمدة ثلاث سنوات
تعد سجلات الرواتب ضرورية لضمان الحصول على تعويضات عادلة للموظفين لساعات عملهم وللتأكد من أن أعمالك تتوافق مع أي متطلبات العمل الإضافي والحد الأدنى للأجور. يشترط القانون عليك الاحتفاظ بهذه السجلات في متناول اليد للموظفين غير المعفيين لمدة ثلاث سنوات. ومع ذلك ، يمكن للموظفين أيضًا اختيار رفع دعاوى قضائية إذا شعروا بأنهم مستحقون للدفع مقابل العمل الإضافي. لذلك قد يكون من المفيد لك الاحتفاظ بها في متناول اليد لمدة تصل إلى خمس سنوات بعد الإنهاء.
حافظ على نماذج I-9 لمدة سنة بعد الإنهاء
مطلوبة نماذج I-9 للشركات لإثبات أنها تحقق من موظف مؤهل للعمل في الولايات المتحدة. بموجب القانون ، يُطلب منك الاحتفاظ بهذه النماذج لمدة ثلاث سنوات بعد تعيين موظف أو بعد مرور عام على إنهاء الموظف ، أيًا كان تاريخه لاحقًا. يجب عليك أيضًا تخزين هذه النماذج بشكل منفصل عن سجلات الموظفين الآخرين.
الحفاظ على فصل الأعمال الورقية لمدة خمس سنوات بعد الإنهاء
يعد الحفاظ على المستندات المتعلقة بإنهاء الخدمة أو الانفصال ضروريًا أيضًا في حالة مواجهة أي مشكلات إنهاء خاطئة. إبقاء خطابات الاستقالة والخروج أوراق العمل المقابلة على يد لمدة ثلاث سنوات بعد ترك الموظف وأوراق فصل لمدة خمس سنوات.
إبقاء تقارير إذن FMLA لمدة ثلاث سنوات بعد الإنهاء
يوجد قانون الإجازة الطبية للعائلة لضمان حصول الموظفين المؤهلين على إجازة غير مدفوعة الأجر عندما تكون وظائفهم محمية في حالة حدوث مشكلة طبية أو عائلية. إذا قدم الموظف طلبًا للحصول على إجازة FMLA ، فيجب عليك الاحتفاظ بهذه المعلومات في سجلاتك لمدة ثلاث سنوات على الأقل بعد قطع هذا الموظف طرقًا مع نشاطك التجاري ، بصرف النظر عما إذا كانت الإجازة قد مُنحت أم لا.
الحفاظ على استمارات استحقاقات التقاعد لمدة ست سنوات
إذا كنت تقدم استحقاقات التقاعد للموظفين ، يجب عليك الاحتفاظ بهذه المعلومات في متناول يدك لمدة ست سنوات على الأقل بعد مغادرة الموظف أو إنهائه ، وفقًا لقانون تأمين دخل الموظف. بالإضافة إلى ذلك ، قررت المحاكم أن مسؤولية الشركة تثبت أنها وفّرت تغطية وفوائد كافية في حالة قيام الموظف بتقديم دعوى ، بدلاً من مسؤولية الموظف لإثبات أن التغطية لم تكن كافية.
الحفاظ على سجلات اختبار المخدرات لمدة خمس سنوات
في بعض الحالات ، يمكن أن تقع معلومات التحقق من الخلفية والمخدرات تحت معيار معلومات التوظيف الأخرى. ومع ذلك ، إذا كانت الوظيفة متعلقة بالنقل ، فيجب عليك الاحتفاظ بسجلات لأي اختبارات مخدرات يتم إجراؤها لمدة خمس سنوات كجزء من لوائح السلامة الخاصة بوزارة النقل.
الاحتفاظ بسجلات ضريبة الموظف لمدة أربع سنوات
عندما يتعلق الأمر بالضرائب المتعلقة بالموظفين ، توصي مصلحة الضرائب بالاحتفاظ بسجلات في متناول اليد لمدة أربع سنوات في حالة المراجعة. وينبغي أن يشمل ذلك جميع الأجور ، ومدفوعات المعاشات التقاعدية ، ومعلومات المعلومات ، ونماذج W-2 و W-4 ، وأي معلومات أخرى ذات صلة.
الاحتفاظ بسجلات الصحة والسلامة للموظف لمدة خمس سنوات
يتطلب منك قانون السلامة والصحة المهنية أن تأخذ وتحتفظ بسجلات عن أي إصابات أو إصابات في الموظفين تم الحصول عليها في مكان العمل ، مع وصف موجز وأي معلومات أخرى ذات صلة. وذلك لضمان تزويد الموظفين ببيئة عمل آمنة وأن أي مشكلات يتم التعامل معها وفقًا لذلك.
إبقاء معلومات تأمين البطالة لمدة تصل إلى سبع سنوات
متطلبات سجلات التأمين ضد البطالة تختلف حسب الدولة. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، قد يُطلب منك الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة تتراوح من أربع إلى سبع سنوات. على وجه التحديد ، تتطلب واشنطن العاصمة من الشركات الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة سبع سنوات.
إبقاء العقود لمدة تصل إلى خمس سنوات
إذا كنت تعمل مع مقاولين مستقلين أو أطراف ثالثة ، فقد تحتاج أيضًا إلى تلبية بعض متطلبات الاحتفاظ بسجلات الولاية. في ولاية فرجينيا ، يتعين على الشركات الاحتفاظ بالعقود في متناول اليد لمدة خمس سنوات بعد إبرام اتفاقية. كما أن بعض الدول الأخرى لديها متطلبات مماثلة من ثلاث إلى أربع سنوات.
صورة عبر Shutterstock
2 تعليقات ▼
