إن أحد أكثر الأوقات إرهاقاً لمعظم أصحاب الأعمال الصغيرة هو عندما يصبح التدفق النقدي مشدوداً لأن المدفوعات لا تأتي من العملاء. ليس بالضرورة أن نشاطك التجاري لم يكن يسير بسلاسة ، ولكن لأن عملاءك لا يدفعون في الوقت المناسب.
في هذا الدليل لإعداد الفواتير والحصول على الأرباح ، نود أن نطلعك على بعض أفضل الممارسات لفوترة عملائك. بالإضافة إلى ذلك ، نريد مشاركة طرق لضمان الحصول على دفعتك في الوقت المحدد (أو أقرب ما يمكن) حتى لا تقلق بشأن التدفق النقدي.
$config[code] not foundاستخدام برنامج الفواتير
استخدام برنامج الفوترة مثل Hiveage له فوائد عديدة لعملك. بالنسبة للمبتدئين ، فإنه يوضح لعملائك أن عملية المحاسبة الخاصة بك هي المهنية والمنظمة. وسيعرفون أيضًا أنهم لن يتمكنوا من التسلل عبر الشقوق وتفويت الدفع.
من جانبك ، ستتمكن بسهولة من تتبع العروض الترويجية الخاصة المقدمة لعملاء محددين ، ومدى سرعة أو تباطؤ العملاء في الدفع ، والفواتير المستحقة ، وأكثر من ذلك بكثير.
ستتمكن أيضًا من تشغيل تقارير مفصلة تساعدك عندما يهتم العملاء بسجل الفواتير مقابل تاريخ الدفع. يمكنك أيضًا تشغيل هذه التقارير عندما يحتج العملاء على كمية المنتجات أو الخدمات التي حصلوا عليها فيما يتعلق بالمبالغ التي تم تحرير فواتير بها.
مناقشة تفاصيل الفواتير في البداية
عند بدء العمل مع عميل جديد ، من الجيد أن يتم تأكيد تفاصيل الفواتير في أقرب وقت ممكن. سيتوقف بعض العملاء عن دفع فاتورة لمجرد أن هناك شيء واحد ، مثل رقم طلب الشراء ، مفقود. إليك ما تحتاج إلى إثباته منذ البداية لضمان مستقبل ناجح للفواتير.
هل يحتاج عميلك إلى W-9 في بداية العمل معًا؟ هل يريد عميلك اسم مشروع معين أو رقم أمر شراء في كل فاتورة؟ هل لدى عميلك عناوين تجارية متعددة ويحتاج إلى عنوان محدد في نظام الفوترة للتوجيه الصحيح؟ ابحث عن هذه الأشياء بحيث لا يكون لها عذر مشروع لتأخير الدفعات.
معظم العملاء على ما يرام مع يجري فواتير عبر الإنترنت عبر البريد الإلكتروني. لكن البعض ما زالوا يريدون الحصول على تلك النسخة المطبوعة في البريد. تأكد من إرسال الفاتورة وفقًا لذلك.
لدى العملاء المختلفين قواعد مختلفة عندما يتعلق الأمر بنظام الفواتير. يجب أن تذهب بعض الفواتير إلى صاحب الشركة للموافقة عليها ، ومن ثم ستنتقل إلى المحاسبة. يجب على الآخرين الذهاب إلى المحاسبة مع CC إلى مدير المشروع الذي تعمل معه حتى يتمكنوا من إرسال موافق إلى المحاسبة.
من حين لآخر ، سيكون لديك عميل حيث يجب إرسال الفاتورة بتنسيق PDF إلى شخص واحد للموافقة عليها. ثم يجب إرسالها إلى شخص آخر للموافقة عليها. أخيراً ، يجب إرسالها إلى قسم محاسبة خارجي إلكترونيًا.
معرفة ما هي العملية لعميلك ومتابعتها وفقًا لذلك.
بوضوح تعريف الشروط الخاصة بك
من المدهش أن بعض الأشخاص لا يحددون شروط الدفع. انهم فقط ترك الافتراضي عند الاستلام على الفاتورة. إذا لم تكن شروط الدفع مستحقة عند الاستلام ، فيجب عليك تغييرها في فاتورتك وفقًا لذلك. بخلاف ذلك ، سيفترض الأشخاص أنك لم تغير شروط الدفع من الإعداد الافتراضي وأنشئوا بنود الدفع الخاصة بهم.
عند التحدث عن شروط الدفع ، فإن إحدى الطرق للتأكد من الحصول على أموال قبل القيام بالعمل أو إرسال المنتج هي تقديم خصم على الدفعة المقدمة. سيحب عملاؤك فرصة التوفير قليلًا ، وستحبون حقيقة أنه لا داعي للقلق بشأن التقلبات.
بوضوح تحديد متى تتوقع الفواتير
أخبر عملاءك مقدمًا بأنك عادةً ما تصدر فاتورة في نهاية الشهر ، أو في أول الشهر ، أو منتصف الشهر ، أو أسبوعيًا ، أو كل أسبوعين ، أو عند انتهاء المشروع. وبهذه الطريقة ، فإنهم يعلمون متى يتوقعون استلام فاتورتك ، ونأمل أن يكونوا على اطلاع عليها.
تقدم أكثر من طريقة للدفع
لا يعني أن 90٪ من عملائك يستخدمون PayPal أو الدفع عبر الإنترنت لا يعني أن نسبة 10 في المائة الأخرى ستفعل. من خلال السماح لعملائك بالدفع بواسطة بطاقة الائتمان أو الشيك ، ستتمكن من إزالة معظم معوقات الدفع لمعظم عملائك.
للتأكد من أن العملاء يمكنهم الدفع بالطريقة التي يريدونها ، قم بتضمين العنوان البريدي الخاص بك في الفاتورة وتمكين خيارات دفع إضافية لهم للدفع عبر الإنترنت خارج PayPal.
تشمل البدائل الجيدة لمعالجة بطاقات الائتمان PayPal ، و Braintree ، و Authorize. كل ثلاثة لديهم أسعار مماثلة في 2.9 ٪ + 0.30 دولار لكل معاملة. الرسوم الإضافية تشمل ما يلي.
- لا تفرض Braintree رسوم المعاملات على أول 50 ألف معالجة من خلالها. انهم يفرضون 1 ٪ إضافية للمعاملات العملة الدولية.
- يتقاضى Braintree و Stripe رسومًا بقيمة 15 دولارًا.
- يتقاضى Strip رسومًا إضافية بنسبة 2٪ لمعاملات العملة الدولية.
- تخويل رسوم إعداد 49 دولارًا ، ورسوم بوابة شهرية 25 دولارًا ، ورسوم تقييم 1.5٪ للمعاملات الدولية ، ورسوم 25 دولارًا لرد المبالغ المدفوعة.
لذلك كيف تختار؟ إليك بعض الأسئلة التي يجب طرحها حول نشاطك التجاري.
- هل تريد قبول الدفعات عن طريق الهاتف أو على جهازك المحمول بشكل شخصي؟
- هل ترغب فقط في قبول الدفعات ببطاقة الائتمان القياسية (فيزا وماستركارد و Discover وأمريكان إكسبريس وما إلى ذلك) أو هل ترغب أيضًا في قبول طرق دفع جديدة مثل Apple Pay أو Bitcoin أو Venmo؟
- هل تحتاج إلى فوترة اشتراك؟ تقسيم خيارات الدفع؟
- هل لديك عملاء في جميع أنحاء العالم وفي البلدان التي لا تستطيع استخدام PayPal؟
بعد حصولك على إجابات لهذه الأسئلة ، يجب أن تكون قادرًا على مطابقة ميزات معالجات الدفع مع احتياجاتك لتحديد أي منها مناسب لنشاطك التجاري.
لاحظ أيضًا أنه إذا كان لديك عملاء لا يدفعون من خلال PayPal لأن لديهم شيئًا ما ضد PayPal ، فقد لا يحبون Braintree سواء منذ أن تم الحصول على Braintree بواسطة PayPal.
تأكد من أنك أرسلت الفاتورة
أنت تعرف أنه يمكنك الاعتماد على برنامج الفواتير الخاصة بك. لذا ، فأنت لا تفعل ذلك بالضرورة لأنك لا تؤمن بالبرنامج ، ولكن المزيد للحصول على هذا التذكير الأول بنعم ، لقد أرسلت فاتورتك.
بعد إرسال فاتورة إلى عميل لأول مرة ، أرسل رسالة بالبريد الإلكتروني إلى الشخص الذي من المفترض أن يتسلم الفاتورة وأي شخص يحتاج إلى نسخ منه والذي أرسلته للتو في فاتورتك. يمكن تضمينه كإشارة عادية تترافق مع تحديثات مشروعك.
عادة ما تحتاج فقط إلى القيام بذلك مع عملاء أو عملاء لأول مرة يتأخرون في الدفع بشكل روتيني. مع عملاء المرة الأولى ، يتيح لك التأكد من صحة تفاصيل الفواتير.
إرسال تذكير لطيف
لن يدفع الجميع 100٪ في الوقت المحدد. سيصبح بعض الأشخاص مشغولين جدًا لدرجة أنهم ينسون عن غير قصد فاتورتك. في البداية ، يجب أن تفترض أن فاتورتك تم نسيانها عن طريق الخطأ ووضع إطار لتذكيراتك وفقًا لذلك.
عند إعادة إرسال فاتورة ، تتضمن بعض الطرق الرائعة للتعرّف على تذكير بالفواتير ما يلي ، بما في ذلك بعض العبارات للمواقف الخاصة.
- لقد لاحظت أنك لم تشاهد فاتورتي حتى الآن. فقط في حال لم يتم ذلك بشكل صحيح ، فأنا أعد إرساله. سأرفق أيضًا نسخة عبر PDF في بريد إلكتروني منفصل. أنت لا تعرف أبدًا باستخدام فلاتر البريد العشوائي عبر البريد الإلكتروني هذه الأيام.
- أعلم أنك كنت مشغولًا في إطلاق المشروع الجديد مؤخرًا. في حال تم دفنها في بريدك الوارد ، إليك فاتورتي لعمل الشهر الماضي.
- اتمنى انك حظيت برحلة جيدة! أعلم أنه من المحتمل أن يكون لديك الكثير من المهام ، لذا أردت أن أتأكد من أن هذا كان في أعلى القائمة منذ أن كان 30 يومًا.
- هذه مجرد تذكير ودية حول فاتورتي من الشهر الماضي. الوقت يطير ، ولكن منذ 30 يومًا ، ظننت أنني سأعلمك.
بالنسبة للجزء الأكبر ، يجب أن يحل هذا المشكلة ويجب أن تحصل على الرد - والدفع. إذا لم تكن تحصل على رد من شخص واحد ، فيمكنك دائمًا إرسال تذكير لطيف إلى شخص آخر. أخبر هذا الشخص أنك لم ترد ردًا على فاتورتك وأنك تريد التأكد من أنها قد وصلت إليهم.
إذا لم يكن لديك تذكيرات مخصصة ، فلا بأس بذلك أيضًا. يمكنك اختيار إرسال التذكيرات التلقائية بدلاً من ذلك!
ضع قدمك في الأسفل
إذا كانت التذكيرات المذكورة أعلاه تمر دون أن يلاحظها أحد ، فقد تضطر إلى الحصول على قدر أكبر من العدوانية. هذا مهم بشكل خاص إذا كانت الفاتورة قد فات موعد استحقاقها. هناك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها قبل أن تأخذ هذا الطريق.
- هل تريد أن تبقى هذه الشركة كعميل؟ إذا كنت تفعل ذلك ، فقد يجعلك متعاطفا مع دفع بطيء لك ولاءك في المستقبل.
- هل يمكنك إيقاف التسليم أو الخدمات بسبب عدم الدفع؟ مرة أخرى ، قد يعود هذا الاختيار إلى ما إذا كنت ترغب في أن تظل هذه الشركة عميلاً.
مع هذه الإجابات في الاعتبار ، والعمل وفقا لذلك. ابدأ بإعادة إرسال الفاتورة ، رقميًا وبريدًا. اتصل بعميلك واجعله يعرف أنك تفهم أن الأمور قد تكون صعبة ، لكنك أكملت الخدمات المتفق عليها أو أرسلت نتائج المنتج. وبالتالي ، فإن الدفعة الحالية مستحقة على الفور.
نعم ، هذا يمكن أن يكون غير مريح. لكنه أيضا عمل. من المحتمل ألا تكون المورد الوحيد الذي يتأخر العميل في سداد الدفعات ، لذا لن تكون أنت الوحيد الذي يفرض المشكلة. ولكن إذا كنت الشخص الوحيد الذي يمارس ضغوطًا عليهم ، فمن المرجح أن تتقاضى أجراً أولاً. أو على الأقل أولاً بعد دفع تكاليف المرافق الأساسية ، والإيجار ، وغيرها من الفواتير.
قد يكون الاستمرار في حل المشكلة أمرًا محبطًا لك ولعميلك ، ولكن يمكن أن يكون مفتاحًا في الحصول على أموال. أبلغ بعض أصحاب الشركات الصغيرة عن سداد مستحقاتهم في وقت متأخر بعد عامين من تاريخ استحقاق الفاتورة. في حين أن التأخير ليس جيداً أبداً ، فهو أفضل من عدمه أبداً.
صورة الفاتورة عبر Shutterstock
أكثر في: مقالات شعبية 9 تعليقات ▼
