أهداف لمساعدة الموظفين يكون أكثر كفاءة من حيث الوقت

عندما يفشل الموظفون في إدارة وقتهم بشكل صحيح ، يمكن أن ينعكس ذلك عليك بشكل سيء. يمكنك أن تضع نفسك في مأزق إذا كان من المفترض أن يقدم لك الموظف تقريراً مهماً في وقت معين ، ولم تتمكن من متابعة ذلك. قد تنجم المهارات الضعيفة لإدارة الوقت عن غياب الانضباط ، أو لأن الموظفين لديهم الكثير من العمل للقيام به أو لا يعرفون كيفية التعامل مع الوقت. كمدير ، يمكنك تطوير أهداف لمساعدة الموظفين على تحسين مهاراتهم في إدارة الوقت.

$config[code] not found

ترتيب لقاء

حدد موعدًا لجلسة لمناقشة قضايا إدارة الوقت. لتوضيح وجهة الاجتماع ، حدد إطارًا زمنيًا لكل موضوع للمناقشة. ثم في بداية الاجتماع ، حدد المدة التي ستستغرقها الجلسة ومقدار الوقت الذي تنوي إنفاقه على كل موضوع. مع تقدم الاجتماع ، أظهر كيف تلتزم بالأطر الزمنية المخصصة لك. قد تتعلق الموضوعات بسياسات الشركة ذات الصلة مثل أهمية وصول الموظفين للعمل في الوقت المحدد ، وأدوات إدارة الوقت التي توصي بها ، والحصول على تعليقات الموظفين.يمكنك أيضًا أن تطلب من موظفيك التفكير في منطقة في العمل بأنهم يضيعون الوقت ، مثل زيارة مواقع التواصل الاجتماعي أو أخذ الكثير من فترات الراحة ، واقتراح أنها تقضي على هذه الممارسة.

الأدوات والموظف الاختبار الذاتي

شجع موظفيك على استخدام حلول فعالة لإدارة الوقت ، مثل إنشاء جدول بيانات مع واجباتهم العادية ، والمشاريع الخاصة ، وتواريخ الاستحقاق ، والانقطاع ، وتواريخ الانتهاء. امنحهم تقاويم لتسجيل مهام كل يوم وتذكيرات مهمة. اسمح لهم من 20 إلى 30 دقيقة كل صباح بتنظيم أيامهم. امنحهم اختبارًا ذاتيًا ، حتى يتمكنوا من قياس مهاراتهم في إدارة الوقت. قد تشمل أسئلة الاختبار ما إذا كانوا يعملون على مهامهم حسب الأولوية وإذا كان عليهم أن يطلبوا المزيد من الوقت لإنهاء عملهم. قد تتضمن خيارات الإجابة "ليس على الإطلاق" و "نادرًا" و "أحيانًا" و "كثيرًا" و "كثيرًا جدًا".

فيديو اليوم

يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلة

أولويات التواصل

يحتاج الموظفون إلى معرفة جوانب عملهم الأكثر أهمية لتحقيق أهداف الشركة لتحديد أولوياتها بفعالية. اسألهم عما إذا كانوا يفهمون أهداف الشركة وأهداف وزارتك ويعيدون تأكيد هذه الأهداف إذا لزم الأمر. ثم شرح أولوية واجباتهم. على سبيل المثال ، تتمثل مهمة الموظف في إرسال فاتورة إلى العملاء ، والحفاظ على سجلات الفوترة ، وتنفيذ الحسابات المستحقة القبض ، وتوفير الدعم عبر الهاتف. دعها تعرف ترتيب الأولويات لجميع المهام الأربع وأي مهام إضافية تنشأ. قم بتوصيل أولويات العمل كتابة حتى يمكن للموظفين الرجوع إليها.

إدارة عبء العمل

أبلغ عن رسائل البريد الإلكتروني حتى يعرف موظفوك أيها الأكثر أهمية بالنسبة لك ، وعقد الاجتماعات الفعلية عند الضرورة فقط. على سبيل المثال ، لا تتصل باجتماع حول مشكلة يمكن التعامل معها بفعالية عبر البريد الإلكتروني. قم بتخصيص أعباء العمل استنادًا إلى ما يمكن لموظفيك إدارته بشكل واقعي. تأكد من توفر الوقت الكافي لكل شخص للقيام بالمهام المسندة إليه وتشجيع الموظفين على إخبارك عما إذا كانوا يواجهون مشاكل. عندما يكون ذلك ممكنًا ، قم بتعيين حد زمني لمهام محددة بحيث لا يقضي الموظف وقتًا كبيرًا أو قليلًا جدًا في مهمة واحدة.

الاعتبارات

يتوقع الموظفون منك أن تمارس ما توعظ به ، لذلك قم بالقدوة. على سبيل المثال ، قم بإجراء مراجعاتهم السنوية في الموعد المحدد وكن مواظباً على اجتماعات الموظفين. قم بتطبيق أهداف إدارة الوقت باستمرار ، وحمل أصحاب الأداء الضعيف على تحمل المسؤولية إذا فشلوا في التحسين بعد أن أعطتهم الموارد اللازمة للقيام بذلك.