مع جميع وسائل الاتصال المتاحة ، قد تعتقد أن موظفيك لا يحتاجون إلى التدريب على المراسلة عبر الإنترنت. والحقيقة هي أن تنوع الخيارات غالباً ما يجعل من الصعب اختيار المسار الصحيح. إن وضع بعض القواعد وأفضل الممارسات يضمن أن يقوم الموظفون باتخاذ الخيارات الصحيحة عند مشاركة عدة مكاتب في الحوار. عندما يكون لديك بروتوكولات واضحة ، يحدث عدد أقل من النزاعات وسوء الفهم.
$config[code] not foundخلق السياسات والإجراءات
صياغة وصياغة ومراجعة ونشر السياسات والإجراءات تضفي الطابع الرسمي على التفاعلات الأساسية التي تحدث في شركتك. إذا كنت لا تأخذ الوقت الكافي للنظر في هذه المواقف ، فإن الانتهاكات الأمنية ومخاوف الخصوصية قد تعرقل عملياتك. تحتاج إلى وضع معايير لكيفية جمع ومعالجة ونقل واستخدام المعلومات بين المكاتب ، باستخدام البريد الإلكتروني ، والمظاريف الخاصة للبريد العادي وغيرها من الطرق السريعة الأخرى. احرص على حماية الموظفين وبيانات العملاء والتأكد من التزامك القانوني. على سبيل المثال ، تدريب الموظفين على اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني المشبوهة التي تمثل الاحتيال عبر الإنترنت أو أي أنشطة إنترنت احتيالية أخرى.
تطوير قوالب
يجب أن يتضمن تدريب الموظفين على الاتصال بين المكاتب كيفية استخدام القوالب للبريد الإلكتروني والنشرات الإخبارية والعروض التقديمية ومعلومات المكتب الأخرى. من خلال إنشاء تنسيق قياسي ، فإنك تفرض استخدام شعار الشركة وخطوطها وألوانها. نشرها على موقع إنترانت شركة يجعلها سهلة الوصول لجميع الموظفين. التدريب ينطوي على وصف الغرض من القالب ، وكيفية تخصيصه واستخدامه.
إجراء تمارين لعب الأدوار
يحدث الاتصال البيني غير الفعال عندما لا يعبر الناس عن أنفسهم بوضوح ، ويستمعون بعناية ويحترمون بعضهم البعض بشكل كامل. من خلال إجراء تمارين بناء الفريق ، فإنك توفر فرصًا لموظفيك لممارسة التواصل في بيئة ممارسة غير مهددة. على سبيل المثال ، قسّم مجموعة من الموظفين من مواقع مختلفة إلى أزواج. اطلب من المشاركين التفكير في محادثة صعبة ، مثل إنهاء موظف. يلعب شخص واحد دور المدير ، ويلعب الشخص الآخر دور الموظف. بعد خمس دقائق من تسليم الرسالة ، اطلب من المشاركين مناقشة المحادثة وما نجح أو لم يساعد العملية. لا يمكننا تجنب الخلافات أو المفاوضات في مكان العمل. ومع ذلك ، من خلال تعلم كيفية فك الأنماط التي لا تساهم في الحل ، يمكننا التحدث دون دفاع ، والاستماع إلى المعنى الحقيقي في ما يقال ، والهدوء على الرغم من الاتهامات والغضب ، والتركيز على حل المشاكل الإنتاجية.
مكافأة والتعرف على التواصل الجيد
بمجرد إنشاء أنماط التواصل الفعال ، إدعم الاتجاه من خلال مكافأة وإدراك أولئك الذين ينتشرون النزاع ويتعاونون. على سبيل المثال ، يمكنك مكافأة لاعبي الفريق الذين يستخدمون الوسائط الاجتماعية بشكل مسؤول للترويج لمنتجات الشركة من خلال توزيع رموز صغيرة تقديرك ، مثل بطاقات الهدايا وتذاكر الأفلام أو القسائم. كما يمكنك أيضًا أن تشكر الموظفين علنًا على قدرتهم على إبقاء الأشخاص على اطلاع في اجتماعات الشركة وأحداثها واحتفالاتها. على سبيل المثال ، قدم شهادة إنجاز لأفضل نشرة إخبارية موزعة في شركتك.
