الطريقة التي يبدأ بها خطاب يملي لهجتها. تختلف الأحرف الرسمية عن الأحرف الشخصية في أنها تستخدم بشكل أساسي في سياق احترافي. يمكن أن تختلف نية خطاب رسمي ، ولكن ما هو مرغوب دائمًا ، هو أنك ككاتب ، يبدو أنك تأخذ نفسك ومستلم الرسالة على محمل الجد. هناك مجموعة من الاتفاقيات المتعلقة باللغة والتنسيق اللذان يضعان هذه المعلومات.
$config[code] not foundفكر في ما تريد قوله. التعبير عن نفسك بوضوح وبطريقة مختصرة يبين الشخص الذي يتلقى الرسالة أنك متأكد من ما تقوله. كما يدل على أنك تراعى القيود الزمنية التي من المحتمل أن يكون تحتها. اكتب مسودة الرسالة ، وقم بإبراز ما تعتقد أنه أكثر المعلومات أهمية ونتطلع إلى التعبير عنه بأبسط الطرق وأكثرها مباشرة.
قم بتشغيل الكمبيوتر وافتح برنامج معالجة الكلمات الخاص بك. اكتب في Times New Roman حجم 12 خط واستخدم تباعد سطر مفرد. قم بتبرير النص الموجود إلى اليمين بحيث في أعلى الجانب الأيسر من الصفحة ، يمكنك كتابة معلومات الاتصال الخاصة بك: الاسم في سطر واحد والعنوان على ثلاثة أسطر. ثم أضف أي معلومات اتصال إضافية ، مثل رقم الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني ، مع التأكد من إعطاء كل جهة اتصال منفصلة سطرها الخاص في النص. اترك فجوة من سطر واحد ثم اكتب التاريخ.
اترك مسافة من سطرين إلى ثلاثة أسطر ، وفسر النص إلى اليسار. تبدأ الرسالة مع "عزيزي" ومن ثم عنوان الشخص: السيدة ، السيدة ، السيد أو الدكتور ومن ثم اسمهم السير تليها فاصلة. إذا كنت لا تعرف من سيتلقى الرسالة ، "يا سيدي أو سيدتي ،" يمكن استخدامها أو "لمن يهمه الأمر". اضغط على Enter على لوحة المفاتيح مرتين ، تاركًا سطرًا من المساحة أمام نص الرسالة ، مما يجعل الحرف يبدو أكثر قابلية للقراءة.
توجه مباشرة إلى الهدف. إذا كنت قد التقيت بالشخص الذي توجه الخطاب إليه ، فمن الشائع أن تبلغها بمكانه. "عزيزي السيدة X ، التقينا في مؤتمر فرشاة الرسم في توسكالوسا." وإلا فمن الأفضل الوصول مباشرة إلى المعلومات التي ترغب في ترحيلها أو الرد عليها. هنا حيث تشير إلى مسودتك الأولية: اطلب محتوى رسالتك حول أهمية المعلومات التي لديك ، أي ضع الشاغل الأكثر إلحاحًا أولاً ووضع المخاوف المتبقية حسب الأولوية. تسمح إتفاقيات الشكلية الموضحة أعلاه للقارئ بمعرفة نوع الرسالة التي يتلقاها ، لذلك لا توجد حاجة إلى ديباجة طويلة.
تلميح
تخيل نفسك تلقي الرسالة التي تكتبها. ما الأشياء التي ستجعلك تعرف أن الرسالة رسمية؟
إن استخدام ورقة ذات رأسية يعطي رسالة أكثر ثقلاً ويمكنه توفير الوقت في التحرير الفاحش.
تحذير
بعد اتباع الاتفاقيات لبدء رسالة رسمية ، لا تدع لغتك تصبح غير رسمية ، لأن هذا سيكون مربكًا للقارئ.
